Versions Compared

Old Version 17

changes.mady.by.user koen.dobbelaere

Saved on

compared with

New Version 18

changes.mady.by.user koen.dobbelaere

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#F4F5F7

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft de naam van de serie in

Best practice: Deze waarde moet duidelijk aangeven waarover de serie handelt en moet bijgevolg altijd betekenisvol ingevuld zijn. Aangezien de applicatie deze naam toont in de overzichtslijsten van series hebben alle gebruikers er baat bij dat op basis van de titel meteen ‘high-level’ de inhoud van de serie duidelijk is. Let wel op om de titel niet langer dan nodig te maken. Bondig, maar duidelijk is het doel. In de meeste gevallen wordt hier ook een redactionele vorm verwacht: ‘dossiers inzake…’, documentatie over…', ‘beeldmateriaal van…’.

Gebruik geen afkortingen in de naam maar schrijf deze voluit. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruikt de selectiecommissie https://woordenlijst.org/  aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Afkortingen als CBS voor College Burgemeester & Schepenen zijn niet toegelaten.

Als er een benaming bestaat die afkomstig is uit de wet- of regelgeving, moet deze hier ingevuld worden. Een serie 'vergunningen met betrekking tot de omgeving'  zal bijvoorbeeld afgekeurd worden aangezien het Decreet betreffende de omgevingsvergunning het duidelijkg over 'omgevingsvergunning heeft. De correct titel voor de serie is dus 'omgevingsvergunningen'. Via een zoekopdracht in de Vlaamse Codex (https://codex.vlaanderen.be/ ) of het Belgisch Staatsblad (https://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm ) kan je al veel te weten komen.

Voorbeelden:

  • ​​​​​​​Dossiers inzake milieuvergunningen

  • Inlichtingenfiches van de houders van een rijbewijs

  • Briefwisseling administratie Cultuur

...

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#F4F5F7

Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht indien gekozen voor ‘In principe openbaar’ bij veld Openbaarheid_dossiers_regime

Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en stukken van een serie niet publiek toegankelijk zijn.

Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar de dossiers uit de serie niet openbaar zullen blijven. Het systeem telt de termijnen niet op, maar selecteert de langste.

De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:

  • ​​​​​​​Art. II. 34 van het Bestuursdecreet

  • Art. II. 35 van het Bestuursdecreet

  • Art. II. 36 van het Bestuursdecreet

  • Art. 3 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister - Bevolkings- en vreemdelingenregister

  • Art 29. Burgerlijke Wetboek

Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar)

Note

Release 2024-1 (Maart 2024)

Vanaf de release van maart 2024 wordt het systeem van openbaarheid dossiers en openbaarheid stukken vereenvoudigd naar aanleiding van de wijziging openbaarheid van bestuur. De velden ‘openbaarheid dossiers’ en ‘openbaarheid stukken’ worden samengevoegd in één veld: ‘Wat is openbaar?’

Wat is openbaar? (vanaf maart 2024)

Note

Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn.

Best practice:

  • Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de inhoud + metadata van de stukken zal kunnen raadplegen.

  • Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de beschrijvende metadata van de stukken. De raadpleging van de inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

  • Wanneer je kiest voor Enkel metadata van de dossiers, betekent dit dat de burger enkel toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers. De raadpleging van de beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

  • Wanneer je kiest voor Niets, betekent dit dat de raadpleging van de beschrijvende metadata van de dossiers en beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

Motivering (vanaf maart 2024)

Note

Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht indien gekozen voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’

Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn.

Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste.

De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:

  • ​​​​​​​Art. II. 34 van het Bestuursdecreet

  • Art. II. 35 van het Bestuursdecreet

  • Art. II. 36 van het Bestuursdecreet

  • Art. 3 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister - Bevolkings- en vreemdelingenregister

  • Art 29. Burgerlijke Wetboek

Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar)

Openbaarheid stukken

Wijkt de openbaarheid van de stukken in de dossiers af van de openbaarheid van de metadata van de dossiers?

...

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#F4F5F7

Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier het classificatieniveau van de serie aan.

Best practice: De classificatieniveaus in de lijst zijn overgenomen van het informatieclassificatiemodel van de Vlaamse overheid, uitgezonderd klasse 5 aangezien het E-depot informatie van deze klasse niet beheert. Je hebt keuze tussen 4 niveaus, maar eigenlijk zijn er twee groepen.

  • De eerste groep bestaat uit informatie van niveau 1 (publiek) en 2 (intern). Dossiers van series met deze niveaus zijn raadpleegbaar door de informatiebeheerder en alle andere medewerkers van de organisatie die toegangsrechten hebben tot het E-depot.

    • ​​​​​​​in het Medewerkersportaal kunnen medewerkers van een organisatie alle dossiers en stukken van series met een van deze niveaus raadplegen.

  • De tweede groep bestaat uit informatie van niveau 3 (vertrouwelijk) en 4 (geheim). Dossiers van series met deze niveaus zijn raadpleegbaar door de informatiebeheerder en door medewerkers die deel uitmaken van een beveiligingsgroep gelinkt aan deze series.

    • ​​​​​​​In het Medewerkersportaal kunnen medewerkers van een organisatie de dossiers en stukken van series met een van deze niveaus raadplegen INDIEN ze deel uitmaken van een beveiligingsgroep gelinkt aan de serie.

    • Via IDM linkt de lokale beheerder van de organisatie mensen aan beveiligingsgroepen. In de applicatie kan de informatiebeheerder deze beveiligingsgroepen linken aan series met niveau 3 en 4. Een medewerker die deel uitmaakt van een beveiligingsgroep x heeft dan toegang tot alle series die gelinkt zijn aan zijn/haar beveiligingsgroep x.

  • De informatieclassificatie heeft dus intern betrekking op wie welke series mag raadplegen.

  • In de presentatie van de opleiding zit een beslissingsboom die kan helpen bij het vinden van het correct niveau.

Voorbeeld: ‘3 – Vertrouwelijk’

Meer info: https://overheid.vlaanderen.be/informatieclassificatiemodel

Type persoonsgegevens

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#F4F5F7

Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst

Aard: niet verplicht

Doel: Je geeft aan welke persoonsgegevens aanwezig zijn in dossiers van de serie.

Best practice: Geef hier alle types van persoonsgegevens die voorkomen in de dossiers. Dit is zeker nuttig met betrekking tot de GDPR om te weten welke series welke types van persoonsgegevens bevatten.

Voorbeeld: 'Identificatiegegevens'; 'Woningkenmerken'; 'Rijksregisternummer / identificatienummer van de sociale zekerheid'

...