...
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Verbetering | Foutief label in lijst ‘Te ontvangen transporten’. | Het label ‘Aantal transporteenheden’ wordt vervangen door het correcte label ‘Aantal verpakkingen’. |
Release 2022 - 1 (april)
Serieregister
Type | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Verwerkingslijst met alle bulkimports | Alle bulkimports worden verzameld in de nieuwe verwerkingslijst. Daar zullen ze de status geaccepteerd of geweigerd krijgen. In het eerste geval kan de gebruiker doorklikken naar de lijst ‘concepten’ om na een eventuele wijziging de series in te dienen. In het tweede geval krijgt de gebruiker een oplijsting van de fouten die hij/zij moet corrigeren alvorens een nieuwe bulkimport te doen. |
Nieuwe functionaliteit | Nieuw objecttype serie import | Met de komst van de verwerkingslijst verschijnt er ook een nieuw objecttype in het Serieregister: de serie import. Dit is een bulkimport van een of meerder series. |
Nieuwe functionaliteit | Algemene zoekbalk in lijst extensies | Wanneer je een extensie wilt toevoegen aan een serie kan je deze extensie nu ook opzoeken via een algemene zoekbalk. |
Verbetering | Uitgebreide foutenrapportering | Wanneer een bulkimport een of meerdere fouten bevat waardoor de applicatie de import weigert, staan deze fouten opgelijst met vermelding van rij, vermelding van type metadate en de fout. |
Verbetering | Beschikbare filters worden permanent weergegeven | In de lijsten ‘Alle objecten’, ‘Taken’, ‘Invoer’ en ‘Gepubliceerd’ worden de filters in een kolom links permanent weergegeven waardoor de gebruiker filters sneller en efficiënter kan activeren en deactiveren. |
Verbetering | In de ‘Alle objecten’ lijst staat de filter bewaargever standaard geactiveerd op de organisatie van de gebruiker | Wanneer je inlogt voor een bepaalde organisatie en je navigeert naar de ‘Alle objecten’ lijst zal jouw organisatie standaard geactiveerd worden binnen de filter bewaargever. Hierdoor zie je altijd de gepubliceerde series van jouw organisatie. |
Verbetering | Onmogelijk om afgekeurde serie meteen terug in te dienen. | Wanneer de selectiecommissie een ingediende serie afkeurt, moet je bij de correctietaak van de serie minstens één keer op ‘bewerken’ klikken vooraleer je deze opnieuw kan indienen. |
Verbetering | Als informatiebeheerder de beveiligingsgroepen kunnen wijzigen van een serie waarvoor een review is gestart. | Wanneer ik een review start voor een serie kan ik als informatiebeheerder nog altijd de beveiligingsgroepen wijzigen voor de gepubliceerde versie van deze serie. |
Verbetering | Extensies staan alfabetisch gesorteerd | Wanneer je een extensie wilt toevoegen aan een serie worden de beschikbare extensies alfabetisch weergegeven. |
Foutoplossing | Extensies niet meer zichtbaar in de uitgebreide zoekfunctionaliteit | Het doorzoeken van extensies heeft enkel nut in het E-depot en waren dus overbodig in het serieregister. Via het rapport Series gekoppeld aan een extensie kan je nog altijd nagaan welke series aan welke extensies zijn gekoppeld. |
E-depot
Type | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Op het dashboard staat een link naar de applicatie Archief overdragen. | Bij gebruikers die afnemer zijn van Depotbeheer is standaard een link naar de applicatie Archief overdragen te zien op het dashboard van het E-depot. |
Nieuwe functionaliteit | Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan geen digitale dossiers en bestanden invoeren in het E-depot. Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan alleen analoge dossiers aanmaken. | Een foutmelding wordt getoond bij:
|
Nieuwe functionaliteit | Een analoog dossier creëren of importeren. | Een gebruiker krijgt bij de manuele aanmaak van een dossier de optie om een analoog dossier aan te maken. Bij de semi-automatische invoer duidt een gebruiker in het importsjabloon (metadatabestand) aan dat het om een analoog dossier dan wel stuk gaat. Het importsjabloon (metadatabestand) is uitgebreid met extra kolommen, waaronder velden voor het migreren van reeds overgedragen analoog archief. Het systeem maakt bij creatie of import van een analoog dossier automatisch een analoog stuk (clusterstuk) met representatie aan. |
Nieuwe functionaliteit | Een extra analoog stuk toevoegen aan een (gepubliceerd) analoog dossier. | Naast het automatisch gegenereerde analoog stuk (clusterstuk), bij creatie of import van een analoog dossier, kan een gebruiker ook een (extra) analoog stuk aanmaken. |
Nieuwe functionaliteit | Modificaties aan de tab ‘Stukken’ en lijst van representaties, binnen de detailpagina van een dossier. | Modificaties:
|
Nieuwe functionaliteit | Na scannen op vraag wordt een digitale representatie aan een analoog stuk gehangen. Een gebruiker die de aanvraag indient, krijgt hiervan een melding te zien bij zijn notificaties. | / |
Nieuwe functionaliteit | Door scansoftware wordt een bestand opgeladen, wat mislukt. | Een gebruiker krijgt een betekenisvolle melding dat het opladen mislukt is. Het bestand wordt niet opgenomen in het E-depot (als digitale representatie onder een analoog stuk). |
Nieuwe functionaliteit | Overzicht van ‘Mijn aanvragen’ toegevoegd. | De lijst ‘Mijn aanvragen’ geeft de uitstaande en afgehandelde aanvragen van een gebruiker weer. In de linkermenubalk is onder ‘Profiel’ de knop ‘Mijn aanvragen’ toegevoegd. |
Nieuwe functionaliteit | Beschikbare filters, mogelijke filterwaarden en aantal objecten per waarde worden getoond. | Het systeem toont de mogelijke filters, ingedeeld in categorieën, de opties of filterwaarden per categorie en het aantal objecten dat aan een filterwaarde voldoet. |
Nieuwe functionaliteit | Aanpassen beveiligingsgroep op dossierniveau. | Een informatiebeheerder kan de beveiligingsgroep van een dossier aanpassen die is overgeërfd van de serie. |
Verbetering | Knopinfo bij uitgegrijsde of niet-beschikbare actieknoppen. | Een gebruiker krijgt knopinfo te zien met de reden waarom de actieknop niet beschikbaar is als hij/zij met de cursor over deze knop gaat. |
Publieksportaal
Type | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Beschrijvende metadata van een gepubliceerde serie raadplegen. | Een gebruiker kan de beschrijvende metadata van alle gepubliceerde series raadplegen in het Publieksportaal. Het is mogelijk om op de detailpagina van een dossier of een stuk de beschrijvende metadata van de bijhorende serie op te vragen. |
Nieuwe functionaliteit | Lijst met alle gepubliceerde series raadplegen | Een gebruiker kan een lijst raadplegen met alle gepubliceerde series uit het Serieregister. Daarbij zijn er sorteringen, filters, een algemene zoek en een uitgebreide zoek beschikbaar. |
Nieuwe functionaliteit | Aangevraagde dossiers/documenten in een aanvraaglijst opvolgen | Via de pagina 'Mijn aanvragen' kan ik als ingelogde gebruiker een historiek raadplegen van de aanvragen die werden verstuurd naar de depotbeheerstool.
|
Nieuwe functionaliteit | Aanvragen van analoge documenten voor raadpleging op locatie of scanning on demand | Documenten met een analoge representatie kunnen, indien de bewaargever dit toelaat, aangevraagd worden voor raadpleging in de leeszaal of scanning on demand. |
Nieuwe functionaliteit
| Dossiers filteren op serie | Dossiers van een bewaargeveer kunnen gefilterd worden per serie waartoe ze behoren. |
Nieuwe functionaliteit | Exporteren van een serie | Elke gepubliceerde serie kan geëxporteerd worden in CSV-formaat en vervolgens gevisualiseerd worden in Excel. |
Nieuwe functionaliteit
| Uitgebreid zoeken op serie | In de uitgebreide zoek kan je vanaf nu ook op series zoeken |
Archief overdragen en Depotbeheer
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat houdt het in? |
Archief overdragen | ||
Nieuwe functionaliteit | Automatisch aanmelden in de module ‘Archief overdragen’ vanuit het E-depot. | Wanneer je als archiefbeheerder (AB) of informatiebeheerder (IB) bent ingelogd in het E-depot via single-sign-on kan aanmelden in de module ‘Archief overdragen’. Vanuit de module start je acties om archief over te dragen naar een depot. [Businessregel: je organisatie krijgt toegang tot de module wanneer ze afnemer is van de toepassing Depotbeheer] |
Nieuwe functionaliteit | Analoge beschrijvingen – Lijst | Wanneer in het E-depot analoge beschrijvingen zijn aangemaakt, kunnen deze in de module ‘Archief overdragen’ worden geraadpleegd in een lijst. Het is mogelijk om binnen de lijst te zoeken, filteren of sorteren. [Businessregel: je organisatie krijgt toegang tot analoge beschrijvingen in het E-depot (en de module ‘Archief overdragen’) wanneer ze afnemer is van de toepassing Depotbeheer] |
Nieuwe functionaliteit | Analoge beschrijvingen – QR-code-labels afrukken | Van één of meerdere analoge dossiers, nog niet overgedragen aan het depot, de labels afdrukken en fysiek aanbrengen zodat de dossiers in een volgende stap aan een Verpakking (= bijv. een type archiefdoos) kunnen worden gekoppeld. Verder is het mogelijk om labels af te drukken voor een dossier dat uit meerdere delen bestaat (en mogelijk verpakt wordt in meerdere eenheden), zodat elk deel voorzien wordt van een apart barcode-label (deel 1, deel 2 etc.) |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Aanmaken en raadplegen in lijst | In het systeem kan je één of meerdere verpakkingen aanmaken waaraan één of meerder analoge beschrijvingen kunnen worden gekoppeld. In het systeem kan je één of meerdere verpakkingen aanmaken van een bepaald type. De lijst ‘Verpakkingen’ biedt een overzicht van alle aangemaakte verpakkingen, inclusief hun status. Het is mogelijk om binnen de lijst te zoeken, filteren of sorteren. Tevens is het mogelijk om de inhoud (= gekoppelde analoge beschrijvingen) te raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Eén of meerdere QR-code-labels afdrukken | Voor elke aangemaakte verpakking kan van een label worden afgedrukt dat fysiek aan de verpakking kan worden bevestigd. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheden – Aanmaken en raadplegen in lijst | Verpakkingen gevuld met analoge beschrijvingen worden toegevoegd aan een transporteenheid (bijv. een pallet), deze laatste zijn de eenheden die op transport gezet worden naar het depot. In het systeem kan je één of meerdere verpakkingen aanmaken van een bepaald type, waarvoor een label met QR-code kan worden afgedrukt dat fysiek aan de transporteenheid kan worden bevestigd. De lijst ‘Transporteenheden’ biedt een overzicht van alle aangemaakte verpakkingen, inclusief hun status. Het is mogelijk om binnen de lijst te zoeken, filteren of sorteren. Tevens is het mogelijk om de inhoud (= gekoppelde verpakkingen) te raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheden – Eén of meerdere QR-code-labels afdrukken | Voor elke aangemaakte transporteenheid kan van een label worden afgedrukt dat fysiek aan de transporteenheid kan worden bevestigd. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – Aanmaken en raadplegen in lijst | Om daadwerkelijk archief over te dragen, dient het daadwerkelijk naar een depot te worden gebracht. Hiervoor kan je als gebruiker in het systeem een transport aanmaken waaraan je de nodige transporteenheden toekent. Je vult hierbij enkele gegevens in met betrekking tot ophaaladres, gewenste datum, contactgegevens en eventuele opmerkingen met betrekking tot het ophalen en de overdracht. De lijst ‘Transporten’ biedt een overzicht van alle aangemaakte verpakkingen, inclusief hun status. Het is mogelijk om binnen de lijst te zoeken, filteren of sorteren. Tevens is het mogelijk om de inhoud (= gekoppelde verpakkingen) te raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakking – Analoge beschrijvingen koppelen of verwijderen | Aan een verpakking in het systeem kan je als gebruiker één of meerder analoge beschrijvingen koppelen en eventueel weer verwijderen. Bedoeling is dat je in het systeem logt wat fysiek is gedaan wanneer archief wordt verpakt. Op die manier weet het systeem welke beschrijvingen (= dossiers, stukken) in welke doos zitten. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Verzegelen | Om analoge beschrijvingen definitief toe te kennen aan een verpakking, kan de verpakking verzegeld worden. Nadien is het niet meer mogelijk om de inhoud nog te wijzigen (cf. analoge beschrijvingen koppelen of verwijderen). Alleen verzegelde verpakkingen kunnen worden toegewezen aan een transporteenheid. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheden – Verpakkingen koppelen of verwijderen | Aan een verpakkingseenheid in het systeem kan je als gebruiker verpakkingen koppelen en eventueel weer verwijderen. Bedoeling is dat je in het systeem logt wat fysiek is gedaan wanneer bijv. archiefdozen op een pallet worden gestapeld. Op die manier weet het systeem welke verpakkingen aan welke transporteenheid zijn gekoppeld. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheden - Verzegelen | Om verpakkingen definitief toe te kennen aan een transporteenheid, kan de transporteenheid verzegeld worden. Nadien is het niet meer mogelijk om de inhoud nog te wijzigen (cf. verpakkingen koppelen of verwijderen). Alleen verzegelde transporteenheden kunnen worden toegewezen aan een transport. |
Nieuwe functionaliteit | Transporten – Transporteenheden koppelen of verwijderen | Aan een transport in het systeem kan je als gebruiker transporteenheden koppelen en eventueel weer verwijderen. Op die manier weet het systeem welke transporteenheden aan welk transport zijn gekoppeld. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – Verzegelen en pakbon afdrukken | Eens aan een transport de nodige transporteenheden zijn toegevoegd, kan het transport worden verzegeld. Vanaf dan is het niet meer mogelijk om de inhoud te wijzigen. Alleen voor transporten met status ‘Verzegeld’ kan een gebruiker een taak initiëren om een transport te laten aanvragen en kan een pakbon worden afgedrukt. |
Depotbeheer | ||
Nieuwe functionaliteit | Aanmelden in de toepassing ‘Depotbeheer’ | Aanmelden in de rol van Depotmedewerker (DM) of Depotbeheerder (DB). |
Nieuwe functionaliteit | Beheer – Opslaglocaties definiëren (import-sjabloon importeren) | Om aan het systeem mee te geven welke opslaglocaties (gebouw – ruimte – rij – rek – plank) beschikbaar zijn voor het bewaren van archief, dienen de locaties via een import-sjabloon (Excel) te worden geïmporteerd. Dit wordt uitgevoerd door de softwareleverancier van DAV. |
Nieuwe functionaliteit | Beheer – Opslaglocaties raadplegen via lijst | Eens opslaglocaties zijn aangemaakt, is het mogelijk om deze te raadplegen via een lijst. Tevens is een filtering voorzien en een algemene zoekbalk waarin de ‘LocatieID’ kan worden gescand of manueel worden ingevuld. |
Nieuwe functionaliteit | Beheer – Labels afdrukken voor één of meerdere opslaglocaties | Voor alle in het systeem gekende opslaglocaties is het mogelijk om een label met QR-code af te drukken en dat fysiek aan de locatie te bevestigen. Op die manier kan de locatie later worden gescand, bijv. bij het wegzetten van overgedragen archief. Op die manier weet het systeem op welke locatie welke verpakkingen zijn weggezet of uitgehaald. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – Taak ‘Aanvragen’ | Wanneer in de module ‘Archief overdragen’ een transport is klaar gezet, ontvangt de DM/DB een taak om daadwerkelijk een transport te regelen, zodat de over te dragen archieven worden opgehaald en naar het depot worden gebracht. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – Taak ‘Ontvangen’ | Transporten die fysiek in het depot toekomen kunnen ‘ontvangen’ worden. De DM/DB geeft, na uitvoering van een visuele controle, in het systeem in of het aantal ontvangen transporteenheden overeen komt met het aantal aangekondigde transporteenheden. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – Taak ‘Valideren’ | Bij de validatie-taak gaat de DM/DB een ontvangen transport nader controleren op inhoud, om te bepalen of er sprake is van schade dan wel schimmel e.d. waardoor één of meerdere verpakkingen eventueel eerst in quarantaine dienen geplaatst. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Eén of meerdere verpakkingen wegzetten in het depot | / |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Eén of meerdere verpakkingen in quarantaine plaatsen | / |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Eén of meerdere verpakkingen uit quarantaine halen | / |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Een verpakking in depot aan andere locatie koppelen | / |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingen – Raadplegen via lijst | Via een lijst ‘Verpakkingen’ is het mogelijk om een overzicht te krijgen van alle verpakkingen die reeds zijn overgedragen naar het depot. Er is een zoek, filtering en sortering. |
Nieuwe functionaliteit | Migratie – Bestaand archief via import-sjabloon invoeren | Archief dat reeds aanwezig is in het depot (en niet via de module ‘Archief overdragen’ loopt), dient te worden gemigreerd. Dit verloopt via een import-sjabloon (Excel) dat door de softwareleverancier van DAV wordt ingevoerd. Het systeem voert automatisch analoge beschrijvingen in het E-depot en genereert labels en verpakkingen. |
Nieuwe functionaliteit | Migratie – Een label voor verpakking opnieuw afdrukken | Voor elke te migreren fysieke verpakking (reeds in depot) wordt tijdens de migratie in het systeem een verpakking aangemaakt. Voor DM/DB is het mogelijk om een label af te drukken, zodat een bestaande verpakking een label krijgt met QR-code die gekend is in het systeem. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvragen – Taak ‘Openstaande aanvragen afhandelen’ | Als DM/DB wordt voor elke aanvraag (inzage in leeszaal, bruikleen, scan-op-vraag) een taak aangemaakt, waarbij de benodigde verpakkingen dienen uitgehaald. [Noot: verder afhandeling/opvolging wordt buiten het systeem georganiseerd] |
Nieuwe functionaliteit | Verpakking – Terugplaatsen na aanvraag | Nadat een aanvraag is afgehandeld kan een DM/DB elke verpakking terugplaatsen in het depot. Het systeem geeft aan welke verpakking op welke locatie dient te staan. Na terugplaatsing is de desbetreffende beschrijving weer beschikbaar voor aanvraag. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvragen – Verpakking niet gevonden | Indien voor een aanvraag een bepaalde verpakking niet is gevonden, kan de DM/DB dit meegeven aan het systeem. Hierdoor wordt het onmogelijk om de analoge beschrijving (en desbetreffende verpakking) opnieuw aan te vragen. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvragen – Raadplegen via lijst | Via een lijst ‘Aanvragen’ krijg je als DM/DB een overzicht van alle aanvragen. De lijst is voorzien van een zoekbalk, filtering en sortering. Tevens kan per aanvraag de betreffende verpakking(en) en beschrijving worden bekeken. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvragen – Label van een beschrijving afdrukken | Wanneer door een gebruiker een dossier of stuk is aangevraagd, is het mogelijk om het label met QR-code af te drukken. Zo kan een beschrijving fysiek voorzien worden van een label. Dit is met name van belang voor:
|