...
Aard | Functionaliteit/detailbeschrijving | Wat verandert er? |
|---|---|---|
Nieuwe functionaliteit | Beschrijvende metadata van een gepubliceerde serie raadplegen. | Een gebruiker kan de beschrijvende metadata van alle gepubliceerde series raadplegen in het Publieksportaal. |
...
Release 2021 - 1 (april)
Serieregister
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Track&Trace applicatie
Nieuwe functionaliteit
Te verpakken analoge dossiers selecteren, zoeken, sorteren en raadplegen.
Via een Track&Trace applicatie (T&T) is het mogelijk om vanuit het E-depot analoge beschrijvingen op te halen. Het gaan om beschrijvingen van analoge dossiers die nog niet naar het depot zijn overgedragen.
De T&T applicatie geeft de beschrijvingen weer in een lijst, waarbinnen op vrije tekst of via sortering kan worden gezocht. Verder is het ook mogelijk om de details van elke beschrijving te raadplegen.
Nieuwe functionaliteit
Analoog dossier – Barcode-labels afrukken
Van één of meerdere analoge dossiers, nog niet overgedragen aan het depot, de labels afdrukken en op de dossiers kleven zodat de dossiers in een volgende stap aan een Verpakkingseenheid kunnen worden gekoppeld)
Verder is het mogelijk om labels af te drukken voor een dossier dat uit meerdere delen bestaat (en mogelijk verpakt wordt in meerdere eenheden), zodat elk deel voorzien wordt van een apart barcode-label (1 van 4, 2 van 4 etc.)
Nieuwe functionaliteit
Verpakkingseenheid (VPE) – aanmaken
Over te dragen analoge dossiers worden fysiek in een VPE (bijv. een standaard archiefdoos) verpakt. Deze actie vindt ook plaats in de T&T applicatie: een gebruiker kan nieuwe VPE’s aanmaken met automatische aanvulling van metadata.
Nieuwe functionaliteit
Verpakkingseenheid (VPE) – raadplegen, sorteren, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken
De T&T applicatie geeft de VPE’s weer in een lijst, waarbinnen het mogelijk is om te sorteren en op vrije tekst te zoeken.
De eigenschappen van elke VPE zijn raadpleegbaar.
Door op de aanklikbare naam van elke VPE te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen.
Nieuwe functionaliteit
Verpakkingseenheid (VPE) – barcode-labels afdrukken
Via de T&T applicatie kunnen, in bulk, de labels van VPE’s worden afgedrukt.
Nieuwe functionaliteit
Transporteenheid (TPE) – aanmaken
Met dossiers gevulde VPE’s worden toegevoegd aan een transporteenheid (bijv. een pallet). Het koppelen van VPE’s aan TPE’s wordt eveneens vastgelegd in de T&T applicatie. Hiervoor kan een gebruiker eerst TPE’s aanmaken.
Nieuwe functionaliteit
Transporteenheid (TPE) – raadplegen, zoeken, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken
TPE’s worden in de T&T applicatie weergegeven in een lijst. Binnen deze lijst is het mogelijk om via vrije tekst een TPE te zoeken.
De eigenschappen van elke TPE zijn raadpleegbaar.
Door op de aanklikbare naam van elke TPE te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen.
Nieuwe functionaliteit
Transport – aanmaken
Om analoog archief daadwerkelijk over te dragen naar het depot, kan een gebruiker in de T&T applicatie een transport aanmaken.
Nieuwe functionaliteit
Transport – raadplegen, zoeken, sorteren, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken
Transporten worden in de T&T applicatie weergegeven in een lijst. Binnen deze lijst is het mogelijk om via vrije tekst een op een transport te zoeken en transporten te sorteren.
De eigenschappen van elk transport zijn raadpleegbaar.
Door op de aanklikbare naam van elk transport te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen.
Nieuwe functionaliteit
Analoog dossier koppelen aan een VPE
Voorwaarde:
beschrijving van analoog dossier is ingevoerd in de E-depot applicatie en overgenomen in de T&T applicatie;
het dossier wordt toegevoegd aan een bestaande, niet-verzegelde VPE.
Nieuwe functionaliteit
TPE koppelen aan een transport
/
Nieuwe functionaliteit
Analoge dossiers verwijderen van VPE
Het is mogelijk om een analoog dossier te verwijderen van een niet-verzegelde VPE (bijv. een archiefdoos) in de T&T applicatie.
Nieuwe functionaliteit
VPE verwijderen van TPE
Het is mogelijk om een VPE (bijv. een archiefdoos) te verwijderen van een niet-verzegelde TPE (bijv. een pallet) in de T&T applicatie.
Nieuwe functionaliteit
TPE verwijderen van transport
Het is mogelijk om een TPE (bijv. een pallet) te verwijderen van een niet-verzegeld transport in de T&T applicatie.
Nieuwe functionaliteit
Tracking – transport en transporteenheid
Als gebruiker kom je via de aanklikbare naam van een transport of een TPE op de desbetreffende detailpagina terecht. De detailpagina bevat een tabblad ‘Historiek’ waarop de geschiedenis van een transport of TPE gelogd staat.
Filemaker applicatie
Nieuwe functionaliteit
TPE type – aanmaken/verwijderen, aanpassen en toevoegen aan keuzemenu
Vanuit Filemaker kunnen types TPE’s (transporteenheden) worden aangemaakt of verwijderd en metadata worden bewerkt. Tevens kunnen types actief of non-actief worden gezet, zodat ze wel of niet zichtbaar zijn in de keuzelijst in de T&T applicatie.
Nieuwe functionaliteit
TPE type – raadplegen
De verschillende types TPE’s zijn in Filemaker zichtbaar in een lijst.
Nieuwe functionaliteit
VPE type – aanmaken/verwijderen, aanpassen en toevoegen aan keuzemenu
Vanuit Filemaker kunnen types VPE’s (verpakkingseenheden) worden aangemaakt of verwijderd en metadata worden bewerkt. Tevens kunnen types actief of non-actief worden gezet, zodat ze wel of niet zichtbaar zijn in de keuzelijst in de T&T applicatie.
Nieuwe functionaliteit
VPE type – raadplegen
De verschillende types VPE’s zijn in Filemaker zichtbaar in een lijst.
Nieuwe functionaliteit
Transport – in depot ontvangen
Via een ‘wizard’ in de Filemaker applicatie kan een depotmedewerker het transport ontvangen, verifiëren en anomalieën en/of contaminaties rapporteren.
Nieuwe functionaliteit
Transport – retour zenden
Vanuit het depot wordt een transport retour gezonden. VPE’s kunnen aan een retourzending worden gekoppeld en de eigenaar ontvangt een notificatie.
VPE’s die niet retour worden gezonden, kunnen worden verwijderd van de retourzending.
Nieuwe functionaliteit
Rapport na uitplaatsing genereren
Nieuwe functionaliteit
Opslageenheid – aanmaken en verwijderen
In Filemaker kunnen opslageenheden worden gedefinieerd (gebouw – ruimte – rij – rek – plank) waarop VPE’s worden geplaatst en in de applicatie gekoppeld. Het is ook mogelijk om een opslageenheid te verwijderen.
Nieuwe functionaliteit
Opslageenheid - raadplegen
De Filemaker applicatie genereert een overzicht van alle geregistreerde (aangemaakte) opslageenheden.
Nieuwe functionaliteit
Aanvraag – initiëren en werkbon afdrukken
Vanuit Filemaker kan de afhandeling van een aanvraag worden gestart en opgevolgd.
Nieuwe functionaliteit
Aanvraag – infobord met openstaande aanvragen
In Filemaker genereert een digitaal infobord een overzicht van alle openstaande aanvragen.
Release 2022 - 1 (april)
Serieregister
E-depot
Publieksportaal
...
Nieuwe functionaliteit | Sjabloonseries | De selectiecommissies kunnen series aanmaken die gebruikers vervolgens als template kunnen toepassen voor het aanmaken van een nieuwe serie. |
Nieuwe functionaliteit | Notificaties | Deze lijst toont volgende notificaties:
Deze lijst is enkel beschikbaar voor de informatiebeheerder en de archiefbeheerder. De medewerker heeft geen toegang tot deze lijst. |
Improvement | Reviewen of opvolgen van een serie zonder evaluatie door selectiecommissie | De gebruiker kan de attributen omtrent openbaarheid, hergebruik, veiligheid, privacy en extra informatie wijzigen zonder de serie te moeten laten evalueren door de selectiecommissie. |
Improvement | Dashboard | Op het dashboard worden voor de informatie- en seriebeheerder de meest recentste notificaties getoond. |
Improvement | Linkernavigatie | In de linkernavigatie is de lijst met gepubliceerde series opgesplitst in een lijst met de sjabloonseries en een lijst met alle andere gepubliceerde series. |
Improvement | Integratie met organisatieregister /Wegwijs Organisatie | De gebruiker kan in de applicatie Organisatieregister / Wegwijs Organisatie doorzoeken om indien gewenst de archiefvormer van een serie te wijzigen. |
Improvement | Steekproefpercentage | Bij de bestemming ‘bewaren van steekproef’ is het vrij tekstveld voor het meegeven van selectievoorschriften vervangen door een codelijst om een steekproefpercentage tussen 10 en 90 procent te kiezen. |
Improvement | Hergebruik verplicht | Het metadataveld hergebruik wordt verplicht aangezien dit veld zal bepalen of stukken van de dossiers uit de serie downloadbaar zullen zijn in het publieksportaal. Bestaande series zullen een migratietraject doorlopen waarover DAV apart naar alle bestaande klanten zal communiceren. |
Improvement | Modellicenties | Indien het regime hergebruik van de serie op herbruikbaar staat, zal er een modellicentie moeten meegegeven worden:
|
Improvement | Opname in Burgerprofiel | De gebruiker heeft de optie om op serieniveau te beslissen of de dossier opgenomen kunnen worden in Burgerprofiel waar de burger zijn/haar dossiers uit het E-depot kan raadplegen. |
Improvement | Uitbreiding exportmogelijkheden | In de invoerlijst en de lijst met gepubliceerde series kan de gebruiker via de aanvink-functie tot vijftig series selecteren en deze exporteren in een CSV-bestand. De optie om alle gepubliceerde series van één bewaargever te exporteren blijft behouden. |
Improvement | Importsjabloon bulkimport | Het importsjabloon is aangepast om de wijzigingen van het datamodel op te vangen hierbij is een codelijst ingebouwd voor de modellicenties. |
Improvement | Publicatiebeslissing commissievoorzitter | De commissievoorzitter zal van alle series die geëvalueerd zijn aan de hand van een kleurcode direct kunnen zien of de evaluatoren de serie integraal goed-, afgekeurd hebben of dat er twijfel is. |
E-depot
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Stukken toevoegen aan gepubliceerd dossier | Een informatiebeheerder kan ontbrekende stukken toevoegen aan een gepubliceerd dossier. In de linkernavigatie is onder ‘Invoer’ de lijst ‘Te archiveren stukken’ opgenomen. De lijst ‘Te archiveren stukken’ is toegevoegd. |
Nieuwe functionaliteit | Bestandsmap met stukken invoeren | Naast de mogelijkheid om individuele stukken in te voeren, is het mogelijk om een volledige bestandsmap met stukken te selecteren en in te voeren. De geselecteerde map mag submappen bevatten. Het systeem zal de individuele stukken selecteren en deze opladen. Er kunnen maximaal 50 bestanden tegelijk worden opgeladen. |
Nieuwe functionaliteit | Stukken verwijderen uit een dossier in concept | Archiefbeheerders en informatiebeheerders kunnen individuele stukken verwijderen uit een dossier in concept. |
Nieuwe functionaliteit | Recente notificaties tonen op dashboard en lijst ‘Notificaties’ | Een archief- en een informatiebeheerder zien een lijst van de laatste ontvangen notificaties op het dashboard, d.i. een kennisgeving van een event waarvoor geen actie van de gebruiker is vereist. Een gebruiker kan vanuit een notificatie doorklikken naar het object. Een notificatie kan manueel worden verwijderd. De lijst ‘Notificaties’ is toegevoegd. |
Nieuwe functionaliteit | Bestemming ‘Bewaren van steekproef’ uitvoeren volgens percentage | De steekproef voor gepubliceerde dossiers met de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ wordt uitgevoerd volgens het gedefinieerde percentage. Een percentage van de dossiers binnen de serie blijft bewaard en het overige deel kan worden vernietigd. Het systeem controleert of het aantal dossiers in de serie groter is dan de minimaal benodigde 100 om de steekproef uit te voeren. |
Nieuwe functionaliteit | Tabblad ‘Historiek’ | Op de detailpagina van een dossier en de detailpagina van een stuk is een tabblad ‘Historiek’ toegevoegd. Het tabblad is zichtbaar voor een archief- en een informatiebeheerder. Het tabblad bevat alle geregistreerde acties uitgevoerd op het betrokken object, met vermelding van datum, actor, type event en eventueel commentaar. |
Nieuwe functionaliteit | Vrij zoeken, filteren en uitgebreid zoeken in een dossier | Een gebruiker kan in de context van een dossier gebruik maken van een vrije zoekopdracht, filtering en een uitgebreid zoeken-functie. Deze nieuwe functies zijn beschikbaar:
|
Nieuwe functionaliteit | Bewaarde zoekopdrachten | Een archief- en een informatiebeheerder kunnen de parameters van een zoekopdracht (zoekterm, filter, uitgebreid zoeken) bewaren. De bewaarde zoekopdracht kan aan een voorgedefinieerde groep beschikbaar worden gesteld. De bewaarde zoekopdrachten zijn enkel beschikbaar in de lijst ‘Alle objecten.. De knop ‘Bewaarde zoekopdrachten’ is in de linkernavigatie als onderdeel van het gebruikersprofiel opgenomen. De gebruiker kan de bewaarde zoekopdrachten die beschikbaar zijn als een lijst consulteren. |
Nieuwe functionaliteit | Voorgedefinieerde zoekopdracht ‘Openbaarheid van dossiers’ en ‘Openbaarheid van stukken’ | Een informatiebeheerder kan in de lijst ‘Alle objecten’ gebruik maken van de voorgedefinieerde zoekopdrachten ‘Openbaarheid van dossiers’ en ‘Openbaarheid van stukken’. |
Nieuwe functionaliteit | Video- en image viewer | Video’s en afbeeldingen kunnen worden getoond in de browser. |
Nieuw functionaliteit | Contactgegevens organisatie | De informatiebeheerder kan het e-mailadres noteren van de organisatie waarvoor hij is aangemeld. Dit e-mailadres zal worden gebruikt om aanvragen vanuit het Publiekportaal af te handelen. In de linkernavigatie is onder ‘Beheer’ de knop ‘Contactgegevens’ toegevoegd. |
Improvement | Relaties tussen dossiers | Tussen elk dossier – in eender welke status – is het mogelijk om een vooraf gedefinieerd relatietype in te stellen. De relatie kan ook worden verwijderd. |
Improvement | Importsjabloon voor bulkimport | In het importsjabloon (Excel) is de volgorde van de kolommen bijgestuurd. |
Improvement | API-documentatie | De API-documentatie is geactualiseerd, gecorrigeerd op enkele punten en verder verduidelijkt met enkele voorbeelden. |
Bugfix | Gewijzigde extensie enkel op nieuwe dossiers | Wijzigingen aangebracht in een extensie op het niveau van de serie hebben geen effect op reeds aanwezige dossiers. |
Bugfix | Rapportering | De rapporten laden sneller en worden correct weergegeven in de verschillende browsers. |
Publieksportaal
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Met ACM inloggen of authenticeren | We onderscheiden twee type gebruikers, nl. een niet-ingelogde burger en een ingelogde burger. Alles wat een niet-ingelogde burger kan, kan ook door een ingelogde burger worden uitgevoerd of gezien. Na het inloggen kan een burger de inhoud van bepaalde objecten (nl. dossiers/stukken met openbaarheid ‘Openbaar’) raadplegen en downloaden. |
Nieuwe functionaliteit | Lijst objecten van één organisatie of van alle organisaties raadplegen | Een burger kan een lijst van objecten raadplegen (1 organisatie). Vanuit de lijst is het mogelijk om de detailpagina van een dossier of een stuk te bekijken. Een burger kan een lijst van alle objecten raadplegen (alle organisaties). Vanuit de lijst is het mogelijk om de detailpagina van een dossier of een stuk te bekijken. |
Nieuwe functionaliteit | Inhoud van dossier raadplegen | Een niet-ingelogde burger kan de inhoud van een dossier raadplegen en de lijst van stukken in het dossier met een openbaarheid ‘Openbaar’ of ‘Bekendgemaakt’ bekijken en eventueel verdere acties uitvoeren. |
Nieuwe functionaliteit | Metadata van dossier of stuk raadplegen | Een burger kan de beschrijvende en de beheersmatige metadata van een dossier of stuk met openbaarheid ‘Bekendgemaakt’ of ‘Openbaar’ raadplegen. Dit is enkel mogelijk wanneer de bestemming van het dossier/stuk ‘Vernietigen’ is. |
Nieuwe functionaliteit | Vrij zoeken en uitgebreid zoeken | Een burger kan een algemene zoekopdracht uitvoeren: de beschrijvende metadata van een serie, dossier of stuk doorzoeken aan de hand van één of meerdere vrije zoektermen. Een burger kan een uitgebreid zoekopdracht uitvoeren: de beschrijvende metadata van een dossier of stuk doorzoeken aan de hand van een zoekopdracht op een specifiek veld of kan bepaalde velden combineren in de zoekopdracht. |
Nieuwe functionaliteit | Vrij zoeken en uitgebreid zoeken in een dossier | Een burger kan in de context van een dossier gebruik maken van een vrije zoekopdracht en een uitgebreid zoeken-functie om naar beschrijvende metadata van een stuk te zoeken. |
Nieuwe functionaliteit | Resultatenlijst filteren | De resultatenlijst kan worden gefilterd op enkele voorgedefinieerde velden en waarden. |
Nieuwe functionaliteit | Resultatenlijst sorteren | De resultatenlijst kan worden gesorteerd volgens enkele voorgedefinieerde mogelijkheden. |
Nieuwe functionaliteit | Stuk in browser raadplegen | PDF’s, video’s en afbeeldingen kunnen worden getoond in de browser. |
Nieuwe functionaliteit | Stuk(ken) of dossier downloaden | Een burger kan de inhoud van een dossier (enkel de stukken die als ‘Herbruikbaar’ gemarkeerd staan) downloaden. Ze kunnen hierbij selecteren welke stukken ze wensen te downloaden of kunnen meteen het volledige dossier downloaden. De persoonlijke downloadlijst geeft een overzicht van de aangevraagde downloads (stuk, dossier). |
Nieuwe functionaliteit | Niet-herbruikbaar stuk aanvragen | Een burger kan een stuk of dossier dat gemarkeerd is als niet-herbruikbaar aanvragen bij de desbetreffende bewaargever. De persoonlijke aanvraaglijst geeft een overzicht van de ingediende aanvragen (stuk, dossier). |