...
Een SIP heeft steeds betrekking op één serie. Dit zorgt ervoor dat tijdens het invoerproces de juiste dossiers op een eenvoudige manier aan de juiste serie worden gekoppeld. Per serie is er ook een specifiek importbestand dat wordt gegenereerd in het E-depot.
SIP als geheel
In een SIP moeten de volgende zaken terug te vinden zijn:
...
Een verkeerde koppeling tussen de informatie en de metadata ervan (bv. de verkeerde metadata die aan een dossier wordt gekoppeld),
Stukken die in de verkeerde dossiers terecht komen,
De volledige invoer die faalt,
…
...
Dossiers in SIP
Binnen een SIP gelden voor dossiers de volgende regels:
Elk bestand wordt gelijkgesteld aan één stuk. Dit stuk wordt gekoppeld aan het dossier (de map) waar het onderdeel van uitmaakt,
Indien een dossier is opgebouwd uit verschillende submappen, worden de namen van deze submappen weggeschreven in de metadatavelden ‘Path’ en ‘Path in tags’. Deze metadatavelden worden dan gekoppeld aan het stuk.
...
Metadatabestand
Een metadatabestand kent de volgende opbouw:
...
De verplichte velden op dossierniveau zijn:
Naam,
Openingsdatum,
Sluitingsdatum.
De verplichte velden op stukniveau zijn:
Naam.
Technische metadata worden nooit beschreven. Deze worden tijdens het opladen rechtstreeks uit de bestanden geëxtraheerd.
Als bepaalde velden meerdere waarden moeten bevatten, bijvoorbeeld ‘Trefwoorden_vrij’, dan moeten er meerdere kolommen met dezelfde kolomtitel worden gecreëerd. Meerdere waarden in één kolom zullen door het systeem worden herkend als één waarde.
Openings- en sluitingsdatum: deze velden moeten enkel worden ingevuld op rijen waar dossiers worden beschreven.
Als een extensie bepaalde velden verplicht maakt op het niveau van het dossier of het stuk, dan moeten deze velden ook effectief worden ingevuld vooraleer er wordt geïmporteerd. Anders zal de invoer falen.
...
Toegelaten formattering
Voor de openings- en sluitingsdatum mag enkel het toegelaten formaat worden gebruikt: JJJJ-MM-DD.
De identificatie van een persoon gebeurt aan de hand van een rijksregisternummer, een BIS-registernummer of de naam. De formattering van deze velden met nummers is de volgende:
Rijksregisternummer: xx.xx.xx-xxx.xx
x is telkens een getal,
Het controlegetal moet correct zijn, volgens de regels zoals hier vermeld.
BIS-registernummer: xx.xx.xx-xxx.xx
x is telkens een getal,
Het controlegetal moet correct zijn - zelfde als bij rijksregisternummer -, en de maand moet geldig zijn voor een BIS-registernummer. Dit wil zeggen dat er 20 of 40 bijgeteld moet zijn bij de maand van het rijksregisternummer.
De identificatie van een organisatie gebeurt aan de hand van een KBO-nummer, een OVO-nummer of de organisatienaam. De formattering van deze velden met nummers is de volgende:
KBO-nummer: xxxx.xxx.xxx
x is telkens een getal,
Het eerste getal van een KBO-nummer is 0 of 1.
OVO-nummer: OVOxxxxxx
x is telkens een getal.
...
Metadatamodel
De actuele versie van het datamodel voor het E-depot is niet langer publiek toegankelijk en maar kan op simpel verzoek worden bekomen via digitaalarchief@vlaanderen.be.Terug naar boven