...
Van zodra een dossier is aangemaakt in het E-depot (in de conceptfase), is het ook beschikbaar in de gekoppelde applicatie ‘Archief overdragen’ om er de nodige labels voor af te drukken. Na het afdrukken van de labels kunnen de beschrijvingen worden verpakt en getransporteerd om uiteindelijk naar het archiefdepot over te dragen. Alle mogelijke acties en handelingen voor het overdragen van analoog archief is in de afzonderlijke documentatie voor deze applicatie terug te vinden.
...
Analoge beschrijvingen aanmaken
...
Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.
Terug naar boven
Analoge beschrijvingen importeren
...
Het uitvoeren en verwerken van de import verloopt gelijkaardig aan de import van digitale dossiers. Ook hier kan men dus eventuele fouten in de import opvolgen via de Verwerkingslijst.Terug naar boven
Analoge beschrijvingen indienen of goedkeuren
...
Wanneer het dossier door een informatiebeheerder is aangemaakt, kan deze gebruiker het dossier rechtstreeks goedkeuren waarna het in de archieffase terechtkomt. Eenmaal het dossier is gearchiveerd, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, namelijk het uitvoeren van de vooropgestelde bestemming en bijhorende bewaartermijn.Terug naar boven
Analoge beschrijvingen verwijderen
Vanuit de conceptenlijst kan een dossier in zijn geheel of een afzonderlijk stuk worden verwijderd. Zo zijn bijvoorbeeld foutieve dossiers of analoge beschrijvingen niet langer zichtbaar in de conceptenlijst en zullen deze niet in het archief worden opgenomen. Voor analoge beschrijvingen of dossiers met een analoge beschrijving kan deze actie enkel worden uitgevoerd wanneer er nog geen verpakking is gekoppeld aan de beschrijving. Zo voorkomen we het probleem van een lege verpakking in het systeem terwijl de verpakking in werkelijkheid wel nog documenten bevat.
Analoge beschrijvingen aanvragen
...
Indien je een dossier wil aanvragen, zal het systeem alle analoge stukken binnen het dossier aan de aanvraag toevoegen en de nodige informatie doorsturen naar de Depotbeheer-tool waarin de aanvragen worden behandeld.
Mijn aanvragen opvolgen
Eenmaal de gebruiker een aanvraag heeft aangemaakt, kan hij/zij deze en alle eerder aangemaakte aanvragen opvolgen in het E-depot via de lijst ‘Mijn aanvragen’.
...
Wanneer de digitale representatie van een document na scanning on demand correct is opgeladen en verwerkt, krijgt de aanvrager een notificatie in het E-depot. Zo is hij op de hoogte wanneer het aangevraagde document kan worden geraadpleegd. Voor de andere types van aanvragen verloopt de communicatie met de aanvrager buiten de applicatie.Terug naar boven