...
dubbels, kopieën, sjablonen, blanco’s en lege formulieren
werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, rekenbladen met tijdelijke taakverdelingen, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen … tenzij die van administratief-juridisch belang zijn
drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, nieuwsbrieven …)
grote metalen hechtingsmechanismen (nietjes, paperclips ...)
ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf
plastiek en elastiek
voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. Bij wet- en regelgeving kan het bijvoorbeeld wel van belang zijn om voorgaande versies te bewaren.
CD’s en Diskettes zijn digitale dragers en horen niet thuis in een analoog archief. Om deze correct te bewaren, dien je ze in te lezen en te bewaren of toe te voegen aan je digitaal archief.
Tips bij schonen
maak afspraken bij de dossiervorming (voorbeeld: schoon bij het afsluiten van het dossier)
schoon zowel het analoge als digitale archief
schoon archief tijdens opruimdagen
probeer ook pro-actief te werken zodat schonen niet moet worden uitgevoerd
zet geschoonde info niet bij oud papier. Houd ook hier rekening met de gevoeligheid van de dossiers en de eventuele persoonsgegevens. Je kan in bepaalde gevallen best opteren voor een leverancier die je een certificaat van vertrouwelijke vernietiging kan afleveren.
...