...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: verplicht Doel: Aanduiding van het bestuursniveau/entiteit, die instaat voor de bewaring van de serie. Best practice: Er zijn steeds twee mogelijkheden: In de meeste gevallen ligt het bewaarniveau bij de organisatie van de gebruiker zelf. In sommige gevallen ligt het bewaarniveau echter bij een andere organisatie. Het is namelijk mogelijk dat de organisatie van de gebruiker een serie schaduwdossiers (duplicaatdossiers) aanmaakt, maar dat de verantwoordelijkheid voor de bewaring van de dossiers bij een andere instantie ligt. In dat geval moet de instantie die verantwoordelijk is voor de bewaring hier aangegeven worden. Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd met de bewarende organisatie en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken. Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming daarnaast af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring. Standaard staat jouw organisatie al aangegeven als verantwoordelijke bewaargever. Je kan ervoor kiezen om deze te wissen of om andere organisaties als bewaarniveau toe te voegen. Voorbeeld: ‘Agentschap Wegen en Verkeer’ indien alle vergunningsdossiers in de serie betrekking hebben tot inname van gewestwegen en het dus de verantwoordelijkheid is van het agentschap om de dossiers over de gewestwegen te bewaren. |
Openbaarheid
...
Regime
...
Wat is openbaar?
| Info | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Panel | ||||||
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan of welke elementen van de dossiers van een en stukken onder de serie openbaar zijn of niet. Best practice:
Voorbeeld: ‘In principe openbaar’ |
Motivering
|
Motivering
| Info |
|---|
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht indien gekozen voor ‘In principe openbaar’ bij veld Openbaarheid_dossiers_regimeDoelMetadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en stukken van een serie /of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar de dossiers uit de serie niet openbaar zullen blijvenraadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:
Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
| Note |
|---|
Release 2024-1 (Maart 2024)Vanaf de release van maart 2024 wordt het systeem van openbaarheid dossiers en openbaarheid stukken vereenvoudigd naar aanleiding van de wijziging openbaarheid van bestuur. De velden ‘openbaarheid dossiers’ en ‘openbaarheid stukken’ worden samengevoegd in één veld: ‘Wat is openbaar?’ |
Wat is openbaar? (vanaf maart 2024)
| Note |
|---|
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn. Best practice:
|
Motivering (vanaf maart 2024)
| Note |
|---|
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht indien gekozen voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:
Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
Openbaarheid stukken
Wijkt de openbaarheid van de stukken in de dossiers af van de openbaarheid van de metadata van de dossiers?
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: keuze aanvinken Aard: niet verplicht Doel: Je geeft aan of de openbaarheid van de stukken afwijkt van de openbaarheid van de dossiers. Best practice: Indien je ‘ja’ aanduidt, zal het veld voor regime verschijnen en afhankelijk van de keuze van regime zal ook het veld voor motivering openspringen. Ondanks dat er bij regime drie keuzes zijn, is er in de praktijk maar één afwijkingsmogelijkheid. Indien de dossiers openbaarheidsregime ‘openbaar’ of ‘bekendgemaakt’ hebben, kan de gebruiker toch kiezen om de stukken uit de dossiers op ‘in principe openbaar’ te zetten. Dit betekent dat een burger de beschrijvende metadata van de dossiers mag raadplegen, maar niets van de stukken. Theoretisch gezien is het ook mogelijk om de openbaarheid van de dossiers op ‘in principe openbaar’ te zetten en de stukken wel op ‘openbaar’ te zetten, maar in de praktijk is dit onmogelijk. Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de stukken. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar de stukken uit de dossiers van de serie niet openbaar zullen blijven. Voorbeeld: De beschrijvende metadata van de zittingsdossiers van de gemeenteraad zijn openbaar maar de stukken in de dossiers nietVoorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
Hergebruik
Regime
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je duidt aan of de inhoud van de dossiers uit de serie herbruikbaar is of niet. Best practice: Het informatieobject is al dan niet geschikt voor hergebruik. De voorwaarden zijn bepaald in het in 2015 gewijzigde decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. Dit decreet is een omzetting van een nieuwe Europese richtlijn. Alle bestuursdocumenten van bestuursinstanties (en dus alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid) zijn in principe herbruikbaar. Dat betekent dat een burger een aanvraag tot hergebruik kan richten aan die instantie, die dit in principe niet kan weigeren. Wanneer bestuursdocumenten van openbaarmaking uitgesloten zijn op basis van de uitzonderingsgronden van het Openbaarheidsdecreet, zijn ze niet herbruikbaar. In elk geval moet hierin een afweging gemaakt worden die eerder openbaarmaking (en hergebruik) bevoordeelt dan de weigering daartoe.
Voorbeeld: ‘In principe herbruikbaar’ |
Motivering
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: enkel verplicht indien er in het veld ‘Hergebruik_regime’ ‘Hergebruik’ is gekozen regime voor ‘Niet ‘In principe herbruikbaar’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor informatie uit dossiers van een serie niet herbruikbaar is. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de stukken. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit Art. II.53 Bestuursdecreet Voorbeeld: 'Art. II.53, 1° de verstrekking van de bestuursdocumenten is een activiteit die niet valt onder de publieke taak van de betrokken overheidsinstanties, op voorwaarde dat de omvang van de publieke taken transparant is en aan toetsing is onderworpen'; 'Art. II.53, 2° de overheidsinstantie heeft niet de nodige rechten over de bestuursdocumenten om hergebruik toe te staan' |
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: enkel verplicht indien er in het veld ‘Hergebruik regime’ ‘Hergebruik’ is gekozen voor ‘Herbruikbaar’regime ‘Actief herbruikbaar’ Doel: Je duidt de licentie aan waar het hergebruik aan onderhevig is.
Best practice: https://overheid.vlaanderen.be/informatie-vlaanderen/ontdek-onze-producten-en-diensten/voorwaarden-voor-het-hergebruik-van Voorbeeld: 'Modellicentie voor hergebruik tegen vergoeding' |
...