Page Comparison

Cijfers

• Er zijn ondertussen 58 entiteiten aangesloten op de dienstverlening

• Er wordt gesorteerd op 115 verschillende postbussen

• Ca. 17 000 poststukken per maand worden gescand

• Ca. 195 000 pagina’s per maand worden gescand

• Er is een enorme toename geweest in volume & een stabilisatie is nog niet in zicht

• 10 entiteiten ontvangen net geen 75% van alle inkomende poststukken

Ontvangen feedback

Tijdens de uitrol in 2023 en Q1 2024 heeft DigiPost veel feedback ontvangen en is hiermee aan de slag gegaan om de dienstverlening te optimaliseren.

Hoe wordt feedback verzameld?

Feedback wordt verzameld via verschillende kanalen:

• Facilipunt → Ook het voorkeurskanaal!

• Mail

• Teams

• Mondeling

Wat wordt er met de feedback gedaan?

Feedback over het platform wordt op de backlog gezet.

• Backlog is een lijst met items die gewijzigd of ontwikkeld moeten worden samen met openstaande bugs.

• Elk item wordt afgewogen in een afwegingskader. Hoe blokkerend is het voor de werking? Impact op bestaande functionaliteiten? Budgettaire impact?

• Op basis daarvan wordt er een prioriteit aan toegewezen en verder opgevolgd.

• Als gevolgd gevolg blijven bepaalde items lang openstaan.

Feedback over de dienstverlening wordt op vaste momenten besproken door het team.

• Eerste stap is altijd het uitzoeken van de oorzaak waarna er maatregelen getroffen worden.

• Wordt ook in een afwegingskader bekeken. Is het haalbaar in de praktijk? Impact op het volledige proces?

• Deze stappen kunnen tijd kosten

• In 2024 zijn er veel maatregelen getroffen waardoor dit heel erg verschilt van de werking in 2023

Platform - Feedback

Ontvangen feedback

• Het platform is moeilijk te gebruiken

  • Opzoeken en terugvinden van items is moeilijk

  • Er is slecht beperkte informatie aanwezig over de brieven

• Niet alle metadata zit in de eigenschappen van de PDF

• Het platform voelt traag aan

Oorzaken

• Er is een tweedeling tussen ‘wat het platform is’ en de verwachtingen/eigenlijke gebruik.

  • Verwachting is een outlook-achtige ervaring met veel info en berichten die even blijven staan om er later mee aan de slag te gaan.

  • Realiteit is dat het platform gemaakt is op basis van werklijsten om onmiddellijk met een bericht aan de slag te gaan.

Naar snelheid toe waren veel van de problemen te wijten aan een enorme toename in volume van zowel post als personeelsdossiers.

Ondernomen acties

• Op confluence zijn er vernieuwde handleidingen geschreven.

• Het herbekijken van bepaalde informatie in de user interface wordt bekeken maar is lange termijn.

• Q3 2024 → Alle metadata zal in de eigenschappen weggeschreven worden.

• In Q1 2024 werden er verschillende snelheidsverbeteringen doorgevoerd.

  • Nieuwe technologieën en infrastructuurupgrades worden bekeken.

  • De scans van PDF documenten zorgen voor grote bestandsgroottes en zijn maar tot een bepaald niveau sneller te laden

• Het releasebeheer werd opnieuw bekeken en gestandaardiseerd

  • De testmethodes werden verbeterd met uitgebreidere testplannen en automatische tests.

  • Het releasebeheer werd gestructureerd met een duidelijke tijdslijn.

Vragen

• Vraag: Kan het onderwerp van een bericht naar iets ‘nuttiger’ veranderd worden dan bijvoorbeeld PDF-240529-Kodak_4-003950_2024-05-140.pdf

  • Antwoord: Dit kan in theorie, maar het scanteam weet niet wat ze scannen. Daarom is er gekozen voor een gestandaardiseerd onderwerp met nuttige info in voor het scanteam. De mogelijkheid op zelf een onderwerp of beschrijving toe te voegen staat momenteel op de backlog.

• Vraag: Kan het separatorID vermeld worden in de bestandsnaam van een gedownload poststuk?

  • Antwoord: Nee, in de eigenschappen van de PDF zit al het berichtID wat uniek is in tegenstelling tot het separatornummer dat af en toe kan herhalen. Bij problemen geef je dus ook best het berichtID en niet het separatorID mee.

• Vraag: Is in het kader van substitutie niet vereist om gebruik te maken van het PDF/A formaat?

  • Antwoord: Nee, DigiPost maakt gebruik van de bepalingen uit artikel II.25 van het Bestuursdecreet om de documenten te substitueren.

    • Het proces is volledig gedocumenteerd & de brief wordt opgenomen in documentenkluis samen met de logging.

    • Voor de bewaartermijnen van poststukken raadpleeg je best je informatiebeheerder.

• Vraag: Is de documentenkluis actief?

  • Antwoord: In principe werkt deze, alleen is HFB nog niet helemaal tevreden en willen we nog enkele verbeteringen doorvoeren alvorens deze actief gezet wordt. De verbeteringen omvatten onder andere:

    • Actieve doorzetting van de logging waardoor er geen apart logbestand meer in de documentenkluis zal zitten.

    • Automatisch koppelen van documenten in de documentenkluis en de versie in het dossier, wanneer het dossier in het e-depot wordt gearchiveerd.

• Vraag: Wanneer een bestand wordt doorgestuurd, kunnen we er zelf niet meer aan wat soms tot problemen leidt.

  • Antwoord: Personen met de rol ‘Admin’ kunnen aan alle poststukken in de entiteit en kunnen dus ook indien nodig dat bericht terugvinden.

• Vraag: Af en toe aanvaarden we een brief maar krijgen we geen download.

  • Antwoord: Wanneer dit nog eens voorvalt, bezorg Digipost een melding via Facilipunt samen met berichtID, dan kunnen we er naar kijken.

Scankamer - Feedback

Feedback

• Kwaliteit van de scans en dienstverlening voldeed niet altijd aan de afspraken en verwachtingen

  • Brieven werden samen ingescand

  • Niet alles dat gescand kon worden werd gescand

  • Brieven werden verkeerd verdeeld

Ondernomen acties

• Proces in de scankamer is meerdere malen hertekend & verder verfijnd

  • Alle stappen zijn duidelijk uitgeschreven en afgebakend

• Er zijn extra controlemechanismen ingevoerd alsook een betere opvolging van de chain-of-custody

• Processen zijn zichtbaarder gemaakt en fysiek verankerd

• Alle processen zijn volledig gedocumenteerd

• Het scanteam is versterkt

• Er is een script op de PC’s geïnstalleerd om automatisch te controleren of er geen batches zijn achtergebleven op de PC’s.

Vragen

• Vraag: Kunnen verschillende dossiers in 1 omslag als aparte berichten gescand worden?

  • Antwoord: Nee, het scanteam heeft geen inhoudelijke kennis en weet dus ook niet waar er gesplitst moet worden. Bij uitzondering kan dit bekeken worden wanneer de scheiding duidelijk wordt aangebracht door een verzender.

• Vraag: Sommige poststukken zijn lang onderweg, hoe komt dit?

  • Antwoord: Merendeel is te wijten aan bpost en de mutapostregeling waarmee de brieven van de gebouwen worden doorgestuurd. Brieven blijven hierdoor soms vastzitten bij bpost.

    • Om dit tegen te gaan is het belangrijk om het centraal postadres zo snel mogelijk in te voeren.

  • Bepaalde poststukken zijn ook slecht geadresseerd aan ‘de Vlaamse overheid’ zonder verdere info. Deze moeten eerst uitgezocht worden en/of langs verschillende entiteit passeren.

    • In tegenstelling tot vroeger zijn deze brieven nu wel traceerbaar & beter op te volgen.

• Vraag: Kan er een datumstempel op de fysieke brief gezet worden?

  • Antwoord: Nee, momenteel registeren we de datum van ontvangst al in de software. Dit zal ook in de metadata van het document weggeschreven worden waardoor een stempel zetten overbodig zal zijn.

• Vraag: Wanneer we een stuk opvragen, is dit dan altijd het originele stuk?

  • Antwoord: Ja, wij zoeken het originele stuk op in de archiefdozen en verzenden dit. Het originele stuk is na opvraging dus ook niet langer in ons bezit.

• Vraag: Kabinetsdocumenten die nog op papier getekend worden, hoe verloopt dit flow?

  • Antwoord: Momenteel worden deze nog op papier bezorgd. DigiPost bekijkt wel om de kabinetten mee in te laten stappen voor de volgende bestuursperiode.

Wat zit er in de pipeline?

Release Q2

• Timing: midden juli

• Meldingsknop om DPO op de hoogte te brengen bij een mogelijk datalek

• Doorsturen van poststukken naar een mailadres.

  • Enkel op niveau van een postvak!

• Integratie met Datawarehouse om een betere rapportering op te kunnen zetten.

Voorbij Q2

• Rapportering via Tableau

  • Kan uitgebreider en flexibeler dan in het platform zelf

  • Connectie wordt momenteel opgezet

  • Vraag: Welke rapportering is er gewenst?

• Documentenkluis

  • Doel: Koppeling volledig rond hebben in het najaar van 2024. Hiervoor moet er nog een release gebeuren langs DigiPost maar ook Digitaal Archief Vlaanderen.

  • Eens deze actief staat zullen documenten 14 dagen na aanvaarding niet meer beschikbaar zijn.

  • Alle documenten die gekoppeld zijn aan een postvak met documentenkluis zullen wel eerst naar documentenkluis geüpload worden.

• Vernietigen van documenten wordt bekeken in Q1/Q2 van 2025.

  • Voor we vernietigen volgt nog veel communicatie.

  • Voorwaarde is ook dat documentenkluis actief staat.

e-Box

• Entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid zijn aangesloten en ontvangen e-Boxberichten nu ook via DigiPost

• Entiteiten met rechtspersoonlijkheid kunnen het onboardingstraject volgen uitgewerkt op Onboardingstraject entiteiten met rechtspersoonlijkheid

• De verdeling wordt verder bekeken om op basis van meer dan metadata te kunnen verdelen.

• MyMinFin berichten zullen dit jaar ook nog ontvangen kunnen worden in DigiPost voor entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid.

  • Entiteiten met rechtspersoonlijkheid wordt nog bekeken, hiervoor moeten er gesprekken met de FOD Financiën gevoerd worden.

Inzet van AI

• DigiPost bekijkt momenteel de mogelijkheid om AI in te zetten binnen de dienstverlening als extra controle.

• Dossier hiervoor is in voorbereiding voor de Vlaamse Toezichtcomissie

• Vanaf dat er concrete informatie is, zal er teruggekoppeld worden naar de SPOCs.

Scanprojecten

• Het dienstverleningsmodel voor scanprojecten wordt momenteel herbekeken

  • Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld het scannen op de scanners van Digipost tegen een vergoeding.

• Meer informatie volgt in juli 2024

Vragen

• Vraag: Kunnen er ook meldingen gestuurd worden naar een generieke mailbox wanneer er berichten klaarstaan?

  • Nee, momenteel ontvangen alle users apart al een mail.

• Vraag: Soms krijgen we geen mail als er iets klaarstaat.

  • Antwoord: er zijn enkele mogelijke verklaringen.

    • Indien je entiteit niet in het GID-Netwerk zit, dan kan het zijn dat de mail in de spamfolder terechtkomt of gewoonweg wordt tegengehouden.

    • Mails worden niet meteen verstuurd vanaf dat er iets in je inbox klaarstaat maar op vaste tijdsstippen.

    • Indien dit voorvalt kan je het best ook melden in Facilipunt gezien er een tijdje problemen waren met de mails.

• Vraag: Soms komt een bericht pas 2 dagen later toe nadat het wordt doorgestuurd.

  • Antwoord: Het issue is ons niet bekend gezien bij het doorsturen dit een directe wijziging is zonder vertragingen. Indien het voorvalt kan er er best een Facilipuntmelding gemaakt worden met het berichtID

• Vraag: Wat als we de PDF van een document nog nodig hebben 14 dagen na aanvaarding?

  • Bij uitzondering kan hier dan nog een herscan aangevraagd worden via Facilipunt.

  • Voor entiteiten die van de documentenkluis gebruik maken, kunnen deze opnieuw downloaden in DigiPost.

• Vraag: Hoe wordt de verdeling in e-Box gedaan?

  • Antwoord: Momenteel verdelen we enkel tot in de verdeelbak van de entiteit en niet de primaire postvakken gezien dit grotendeels om berichten gaan die geadresseerd zijn aan ‘de Vlaamse overheid’.

• Vraag: Bij de DPO knop gaan we dan enorm veel berichten moeten melden, moet dit altijd?

  • Antwoord: Het is aangeraden om dit te melden zodat we acties kunnen ondernemen. Een mogelijk datalek melden is dan ook nooit erg!