...
Excel toont nu mijn dossiernamen. Selecteren Selecteer de mapnamen en kopieer ze:
...
Vergeet de ‘Openingsdatum’ en ‘Sluitingsdatum’ niet te toe te voegen. Meer info over formattering vind je hier.
Uitlezen van mappenstructuur
...
via Finder (Mac OS X)
Open Finder en selecteer de mappen (dossiers) waarvan je de padnamen wil kopiëren en plakken in het importsjabloon (command + A).
...
Plak de gekopieerde padnamen in het nieuwe Excel-werkblad: ga in cel A1 staan en plak de gekopieerde dossiernamen via Paste Special > Paste as Text. Excel toont nu een lijst.
Uitlezen van mappen- en bestandsstructuur via Power Query in Excel
Open Excel >Open een lege werkmap.
Klik in de menubalk op Gegevens > Gegevens ophalen.
Uit bestand > Uit map (dossiers op lokale schijf, fileshare) of
Uit bestand > SharePoint-map (dossiers op SharePoint).
...
| Info |
|---|
In het voorbeeld dat we uitwerken, kiezen we voor Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit map. |
Navigeer in het selectie-menu dat verschijnt naar de locatie waar de dossiers zijn bewaard. Dit is de rootfolder.
...
Selecteer de rootfolder > Openen > Gegevens transformeren.
...
De Power Query-editor wordt geopend > Sluiten en laden.
...
Nu is het zaak de overbodige informatie te verwijderen en de data te transformeren.
In ons voorbeeld hebben we een werkblad met 636 rijen (635 + kolomtitels) en 6 kolommen.
Om de informatie om te zetten naar een werkbaar formaat dat overeenstemt met de informatie die we nodig hebben om het importsjabloon in te vullen, voeren we bijkomende acties uit.
We wensen de dossiers uit deze 635 rijen te halen, aangezien dossiers verplicht moeten worden beschreven in het importsjabloon.
We wensen alle bestanden of stukken uit deze dossiers te beschrijven. Bestanden beschrijven in het importsjabloon is echter optioneel en geen verplichting.
In de laatste kolom van onze Excel vinden we Folder Path. Dit is de lijst van dossiers, voorafgegaan door het volledige path (prefix).
We raden aan om deze kolom in zijn geheel te kopiëren en te plakken in een nieuw werkblad.
...
In ons voorbeeld moeten we het prefix ‘C:\Users\bovyst\OneDrive - Vlaamse overheid - Office 365\Digitaal Archief Vlaanderen\Opleidingsdata\SIP Doss Gn Ext1\’ verwijderen.
Eerder hadden we al beschreven hoe we het prefix konden verwijderen via Zoeken en Vervangen.
De nieuwe lijst bevat de dossiernamen.
We hebben deze lijst nodig in twee versies
Versie één, waarbij een dossier één keer wordt vermeld en geen '\' bevat aan het eind.
Versie twee, waarbij en een '\' bevat aan het eind.
De lijst dossiers die overblijft bevat nog een ‘\' na de dossiernaam. Ook deze kunnen we weghalen via de functie Zoeken en Vervangen zoals eerder beschrijven. Zoeken naar ‘\' en Vervangen door: leeg. Alternatieve functie: de cel splitsen op basis van de '\’. op Gegevens > Tekst naar kolommen > Gescheiden > Volgende > Overige: '\’ > Volgende> Voltooien.
Verwijder nu de dubbele waarden.
Gegevens > Dubbele waarden verwijderen.
...
De bekomen lijst dossiers kunnen we kopiëren en plakken in ons importsjabloon.
Rest ons nog de beschrijving van de bestanden correct te formatteren.
We hebben het volledige pad nodig van het dossier (onder de rootfolder) t.e.m. de bestandslocatie plus de bestandsextensie: dossiernaam/submap/subsubmap/bestand.ext.
Engels?