| Table of Contents |
|---|
...
Wat is het E-depot?
Het E-depot is een webapplicatie voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Het E-depot zorgt ervoor dat overheden hun afgesloten digitale informatie op een betrouwbare en duurzame manier kunnen beheren, bewaren en ontsluiten op zowel korte als lange termijn. Het E-depot is, in tegenstelling tot het Serieregister, een betalende dienstverlening.
2. Rollen, functies en taken
De rol bepaalt welke functies de gebruiker krijgt. De gebruiker is steeds ingelogd voor één organisatie en krijgt alle functies van de rol(len) die hij of zij op zich neemt binnen de organisatie.
Er zijn 2 soorten rollen: een algemene rol voor de beheerder van het Digitaal Archief Vlaanderen vanuit de organisatie Het Facilitair Bedrijf (HFB), organisatierollen voor gebruikers gelinkt aan één specifieke organisatie. Volgende rollen zijn in het Digitaal Archief Vlaanderen gedefinieerd:
Medewerker (MW),
Archiefbeheerder (AB),
Informatiebeheerder (IB),
Beheerder DAV (BDAV).
De lokale IDM-beheerder kan via het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid, verder aangeduid als IDM, gebruikers aan één of meerdere rollen koppelen.
Elke rol krijgt een specifieke set van functies toegewezen. Deze functies bepalen wat de rol kan uitvoeren. De leverancier van het Digitaal Archief Vlaanderen koppelt aan de juiste rol. De functies van iedere rol kan je in onderstaande tabel raadplegen:
(De functies worden verderop in deze handleiding toegelicht.)
...
Functie
...
Medewerker
...
Archiefbeheerder
...
Informatiebeheerder
...
Invoeren
...
X
...
X
...
Evalueren
...
X
...
Bewerken metadata (concept)
...
X
...
X
...
Bewerken beheersmatige metadata (archief)
...
X
...
Bewerken inhoudelijke metadata (archief)
...
X
...
X
...
Raadplegen
...
X
...
X
...
X
...
Downloaden
...
X
...
X
...
X
...
Verwijderen
...
X
...
X
...
Stuiten en schorsen bewaartermijn (archief)
...
X
...
Evalueren vernietiging (archief)
...
X
...
Beheer relaties
...
X
...
X
...
Raadplegen rapporten
...
X
Naast functies, die de gebruiker op een willekeurig moment kan uitvoeren zonder trigger van het systeem, gebruiken we ook taken. Taken worden aan de gebruiker of zijn/haar rol toegewezen door anderen. Ook taken worden aan een rol gekoppeld, net zoals bij functies:
(De taken worden verderop in deze handleiding toegelicht.)
...
Taak
...
Medewerker
...
Archiefbeheerder
...
Informatiebeheerder
...
Taak: evalueer dossier
...
X
...
Taak: corrigeer dossier
...
X
...
X
3. Inloggen
Een gebruiker dient zich via IDM in te loggen vooraleer hij/zij toegang krijgt tot het E-depot. Er zijn verschillende manieren om zich in te loggen:
De Itsme applicatie,
eID en kaartlezer,
Beveiligingscode via mobiele app of sms,
Een federaal token,
Alfa-Windows-account.
Indien je voor meerdere organisaties een rol hebt binnen het E-depot moet je aangeven namens wie je jezelf aanmeldt. Vervolgens zal je ingelogd zijn in de applicatie in de rol die de lokale beheerder aan jou gegeven heeft. Dit zal medewerker, archiefbeheerder ofwel informatiebeheerder zijn.
4. Permissies
Een gebruiker is in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds ingelogd voor één specifieke organisatie, in een bepaalde rol en gekoppeld aan groepen. Die groepen geven de gebruiker toegang tot een bepaalde subset van informatie. Indien de gebruiker lid is van een bepaalde groep, dan zullen dossiers en stukken behorende tot die groep worden getoond aan de gebruiker.
Speciale groepen
Dossiers die tot een serie met informatieclassificatie 1 of 2 behoren, zijn voor iedereen toegankelijk. Ze worden dan ook aan de systeemgroep ‘Iedereen’ toegekend. Wanneer de serie een informatieclassificatie hoger dan 2 heeft, worden groepen aan de serie gekoppeld om de toegang te bepalen. Het koppelen van groepen aan een serie gebeurt volledig in het Serieregister, maar de informatiebeheerder kan vanuit het E-depot de beveiligingsgroepen op dossierniveau wijzigen.
Ga naar het tabblad 'Beveiligingsgroepen' wanneer je een dossier raadpleegt.
Klik op de actie 'Bewerken' om eventueel extra groepen toe te voegen of reeds gekoppelde groepen terug te verwijderen.
De informatiebeheerder van een organisatie wordt door het systeem aan een speciale groep ‘Informatiebeheerder’ toegekend zodat deze rol alle dossiers binnen de organisatie kan raadplegen.
Voorbeeld:
Gebruiker Paul is archiefbeheerder voor de stad Gent en behoort tot de groep ‘Medische gegevens’.
Gebruiker An is informatiebeheerder voor de stad Gent.
Er werd een serie A aangemaakt en gepubliceerd met informatieclassificatie 3. Deze serie werd gekoppeld aan de groep ‘Medische gegevens’.
Er werd een serie B aangemaakt en gepubliceerd met informatieclassificatie 4. Deze serie werd gekoppeld aan de groep ‘Personeelsdossiers’.
Archiefbeheerder Paul kan dossiers invoeren en raadplegen voor serie A omdat hij tot de groep ‘Medische gegevens’ behoort.
Archiefbeheerder Paul kan geen dossiers invoeren en raadplegen voor serie B omdat hij niet tot de groep ‘Personeelsdossiers’ behoort.
An kan dossiers invoeren en raadplegen voor serie A en serie B omdat zij informatiebeheerder is en dus toegang heeft tot alle series van haar organisatie.
5. Terminologie
Dossier
Een dossier is een aggregatie van stukken die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van één specifiek proces en één specifieke case/zaak.
Stuk
Een aggregatie van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces, dezelfde case en die een logische onderlinge samenhang vertoont.
Representatie
De fysieke vorm/drager van een stuk. In een analoge wereld is de representatie het fysieke stuk. In een digitale wereld is de representatie het technische formaat.
Metadata
Metadata zijn gegevens die extern aan content worden toegevoegd met het oog op ontsluiting, communicatie en beheer. Metadata zijn gegevens over gegevens.
Transformatie
De handeling die een representatie met een bepaald technisch bronformaat omzet naar een nieuw doelformaat met het oog op raadpleegbaarheid.
Security groepen
Security groepen of beveiligingsgroepen worden aan een serie toegekend om de serie af te schermen in het E-depot. Bepaalde series mogen enkel door bepaalde gebruikers worden geraadpleegd en gebruikt in het E-depot. Om die gebruikers te bundelen worden security groepen aangemaakt. De gebruikers worden in Gebruikersbeheer gekoppeld aan de nodige groepen.
Extensie
Een extensie is een verzameling van één of meerdere attributen (metadatavelden). De extensie kan door de informatiebeheerder aan een serie worden gekoppeld in het Serieregister. De gekoppelde extensies zullen op het desbetreffende niveau van dossier en/of stukken zichtbaar zijn in het E-depot.
Documentenkluis
De documentenkluis is een API bovenop het E-depot en laat applicaties toe om ‘losse documenten’ op te slaan met het oog op duurzame bewaring, actief beheer, bewijskracht en ontsluiting naar diverse kanalen.
Weesdocumenten
Dit zijn documenten die vanuit een andere applicatie via de documentenkluis in het E-depot zijn opgeladen als losse stukken. Bv. documenten uit de Handtekenmap worden via de documentenkluis in het E-depot opgeladen.
Classificatie
Een classificatie bevat een aantal beheersregels die van toepassing zijn op de onderliggende weesdocumenten zoals bewaartermijn, informatieclassificatie en openbaarheidsregels. De classificatie is gelijkaardig aan een serie, met dat verschil dat een serie gekoppeld is aan een proces. De classificatie wordt door de leverancier van het E-depot aangemaakt en is generiek voor alle organisaties.
Een volledige definitielijst van Digitaal Archief Vlaanderen is hier terug te vinden. Link wijzigen, nieuwe locatie
6. Koppeling met het Serieregister
Een dossier maakt in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van een serie uit het Serieregister. Bij het importeren of aanmaken van een dossier kan je steeds een gepubliceerde serie voor jouw organisatie en toegekende groepen (zie permissies) kiezen om je dossier(s) in onder te brengen. Eenmaal je een dossier hebt aangemaakt, kan je de gekozen serie niet meer wijzigen.
De koppeling tussen een dossier en een serie heeft impact op volgende onderdelen:
Overerving van beheersmatige metadata
De gekozen serie zorgt ervoor dat beheersmatige metadata van de serie op een dossier en zijn stukken worden overgeërfd. Zo krijgt het dossier dezelfde beheersregels als die van de serie waartoe het behoort.
Voorbeeld:
Op de serie wordt een bewaartermijn van 7 jaar toegekend. Deze informatie zal bij het aanmaken van een dossier onder die serie overgenomen worden op het dossier en het stuk.
De overerving wordt echter doorbroken wanneer men manueel beheersmatige metadata wijzigt op één van de onderliggende niveaus.
Bestemming 'Bewaren van steekproef'
Bij het aanmaken van een serie kan de serie- of informatiebeheerder de bestemming voor dossiers binnen de serie bepalen. Wanneer hij/zij hierbij de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ kiest, moet er ook een steekproefpercentage worden bepaald. Dit percentage wordt door het systeem gebruikt om te bepalen welke dossiers binnen die serie uiteindelijk zullen bewaard blijven en welke andere dossiers de bestemming ‘Vernietigen’ zullen krijgen. Het proces gaat als volgt:
Maak een serie aan in het Serieregister. Kies de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ en kies een steekproefpercentage uit de lijst.
Voeg in het E-depot dossiers toe aan deze serie en publiceer ze.
Elke week (op zaterdagnacht) voert het systeem een proces uit waarbij willekeurig wordt bepaald welke dossiers van deze serie te bewaren zijn. Het proces controleert steeds of de serie minstens 100 dossiers bevat.
Indien de minimale hoeveelheid is bereikt, bepaalt het systeem het aantal te bewaren dossiers op basis van het ingegeven percentage. Deze dossiers krijgen de bestemming ‘Bewaren’. De overige dossiers binnen de serie krijgen de bestemming ‘Vernietigen’.
Indien de minimale hoeveelheid niet is bereikt, blijft de bestemming van de dossiers ‘Bewaren van steekproef’.
7. Overzicht van de applicatie
Navigatiebalk
Links in de applicatie wordt de navigatiebalk weergegeven. Deze bevat een aantal algemene lijsten zoals de overzichtspagina, de 'Alle objecten' pagina en de takenlijst.
De 'Alle objecten' pagina bevat elk object (dossier, stuk of representatie) ongeacht de status of fase waarin het zich bevindt.
De takenlijst bevat uiteraard enkel taken. Hier worden dus geen objecten getoond maar enkel taken. De taken zijn steeds aan een dossier gekoppeld.
Naast de algemene lijsten zijn er ook onderdelen per fase in de applicatie, namelijk de invoerfase en de archieffase. Deze onderdelen bevatten een aantal sublijsten waarin men objecten met een specifieke status kan raadplegen. Vanuit deze lijsten kan men de verschillende acties of functies uitvoeren zoals hierboven kort besproken. Deze lijsten, acties en functies worden later in deze handleiding meer in detail besproken. Ook rapportering en beheersmatige zaken worden in de navigatiebalk opgenomen.
Binnen de navigatiebalk wordt steeds de knop 'Dossier toevoegen' getoond indien de rol van de gebruiker toelaat om dossiers aan te maken of te importeren. Deze knop kan vanop elke pagina worden gebruikt.
Onderaan de navigatiebalk kunnen uploads en downloads worden opgevolgd via de desbetreffende lijsten. Daarnaast kan men ook zien voor welke rol men is aangemeld en kan men terug afmelden.
Overzichtspagina of dashboard
Wanneer de gebruiker zich heeft aangemeld, komt hij/zij default op de pagina ‘Overzicht’ terecht. Deze bevat een algemene zoekbalk waarmee de gebruiker naar een object kan zoeken ongeacht de fase of status waarin het object zich bevindt. Deze objecten zijn raadpleegbaar via de lijst 'Alle objecten'. Verder worden ook bepaalde sublijsten op het dashboard getoond om de gebruiker snel een overzicht te geven van de belangrijkste informatie. Zo ziet hij/zij onder andere een sublijst van de meest dringende taken die hij/zij moet uitvoeren en een sublijst van de laatst ontvangen notificaties. Daarnaast kan de gebruiker ook vanop het dashboard snel navigeren naar externe koppelingen zoals de module voor het overdragen van analoog archief (indien de gebruiker lid is van een organisatie die toegang heeft tot deze module).
Taken
Een taak is het resultaat van een event, dat is geïnitieerd door een (andere) gebruiker of het systeem, waarbij een actie door de gebruiker is vereist.
Je kan op het dashboard, in de sublijst van de meest dringende taken, op een dossier klikken om meteen naar het betrokken dossier te gaan om de taak uit te voeren.
Enkel de archief- en de informatiebeheerder krijgen een taken(sub)lijst te zien. Het dashboard toont de 5 meest dringende taken. De meest dringende taak staat bovenaan in de sublijst. Het dashboard geeft een cijfer mee van het totaal aantal taken op de volledige lijst 'Taken'. Klik op 'Alles tonen' (Totaal aantal taken) om de lijst 'Taken' te openen.
De volledige lijst 'Taken' kan worden gesorteerd. Je gebruikt de knop 'Sorteer op:' om de gewenste sortering te selecteren.
De volledige lijst 'Taken' kan worden gefilterd. Je gebruikt de knop 'Taken tonen' om Alle taken of enkel Mijn taken weer te geven. Je kan ook filteren op taaktype via de knop 'Naam taaktype'. De opties van deze filter passen zich aan op basis van de inhoud van de weergegeven lijst 'Taken'.
Je kan in de lijst 'Taken' op een dossier klikken om meteen naar het betrokken dossier te gaan waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Je kan het betrokken dossier vanuit de lijst openen door bij het dossier in de kolom Acties op de knop '...' en vervolgen 'Bekijken' te kiezen.
Elke taak krijgt standaard een deadline van 30 dagen. De taak blijft zichtbaar in de lijst totdat ze is afgewerkt. Nadat de gebruiker de taak heeft uitgevoerd, zal de taak uit de lijst 'Taken' verdwijnen.
De navigatiebalk toont de knop ‘Taken’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de lijst 'Taken' bereiken.
Notificaties
De notificaties, die worden weergegeven op het dashboard, geven de gebruiker informatie over bepaalde objecten. Ze zorgen ervoor dat de gebruiker weet wat er met een bepaald object is gebeurd is, maar betekenen niet dat er een actie is vereist van de gebruiker. Wanneer de gebruiker een notificatie aanklikt vanop het dashboard, brengt het systeem de gebruiker naar het desbetreffende dossier of stuk waar het zich op dat moment bevindt. De gebruiker kan de notificaties manueel verwijderen vanop het dashboard of vanuit de lijst met 'Alle notificaties' (te vinden onder de naam van de ingelogde gebruiker).
Objectenlijst
De lijst 'Objecten' geeft alle objecten in het E-depot weer. De lijst bevat objecten, ongeacht hun status, ongeacht de taak die eraan is gekoppeld, ongeacht de zone (invoer, archief) en ongeacht het objecttype. Volgende objecttypen kunnen aanwezig zijn in deze lijst: SIP (submission information package), dossier, stuk, representatie.
Enkel de archief- en de informatiebeheerder krijgen de lijst 'Objecten' te zien. De medewerker heeft geen toegang tot deze lijst.
De lijst 'Objecten' bevat de kolommen Naam van het object, Type, Status, Taak en Acties.
De lijst 'Objecten' kan worden gesorteerd. Je gebruikt de knop 'Sorteer op:' om de gewenste sortering te selecteren.
De lijst 'Objecten' kan worden gefilterd. Je gebruikt de knop 'Filters' om de gewenste filter te selecteren. Na de keuze van de filter, kies je een waarde. De waarden die worden aangeboden, passen zich aan op basis van de inhoud van de weergegeven lijst. Filters kunnen worden gecombineerd. Je kan meer dan één filter toepassen.
Je kan het object raadplegen door in de lijst 'Objecten':
Op een object te klikken,
In de kolom Acties op de knop '...' te klikken en vervolgen 'Bekijken' te kiezen. De knop '...' is enkel zichtbaar voor een dossier, een stuk of een representatie.
De lijst 'Objecten' heeft een algemene zoekbalk. De algemene zoekfunctie zoekt over de verschillende attributen heen. Je geeft een zoekterm in en drukt op <Enter>. Het systeem past de zoekterm toe en presenteert de zoekresultaten. Je kan deze zoekresultaten verfijnen door een nieuwe zoekterm in te geven en weer op <Enter> te drukken. Het systeem past beide zoektermen toe en presenteert de zoekresultaten. Je kan een eerder ingegeven zoektermijn weer verwijderen uit de algemene zoekbalk door op de knop 'x' achter de zoekterm te klikken. Het systeem past de zoekresultaten onmiddellijk aan.
Naast een algemene zoekbalk heeft de lijst 'Objecten' ook een knop 'Uitgebreid zoeken'. Deze functie wordt verderop in de handleiding in detail besproken.
De navigatiebalk toont de knop ‘Alle objecten’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de lijst 'Alle objecten' bereiken.
8. Rapportering
Enkel de informatiebeheerder kan de pagina Rapporten raadplegen.
Het systeem presenteert standaard twee rapporten:
Totale aantallen (cijfers),
Aangroei over tijd (evolutie, grafieken).
Het rapport Totale aantallen presenteert volgende kengetallen:
Totaal volume van de organisatie van de gebruiker, uitgedrukt in GB,
Totaal aantal representaties per zone in de organisatie van de gebruiker,
Totaal aantal raadplegingen binnen de organisatie van de gebruiker (raadplegingen wordt gezien als het openen van de raadpleeg-representatie in de browser van de gebruiker en dus de actie ‘Raadplegen’),
Totaal aantal downloads binnen de organisatie van de gebruiker (downloads worden gezien als het nemen van een lokale kopie en dus de actie ‘Download voorbereiden’).
Het rapport Aangroei over tijd visualiseert de evoluties in:
Het totaal volume (in GB) aanwezig in de organisatie van de gebruiker. Het volume wordt per zone of fase in de applicatie, nl. de invoer- en de archiefzone, en per dag weergegeven.
Het totaal aantal representaties per zone. Ook dit onderdeel wordt opgesplitst in de invoer- en de archiefzone.
Het totaal aantal raadplegingen per dag. Een raadpleging wordt gezien als het openen van de raadpleeg-representatie in de browser van de gebruiker en dus de actie ‘Raadplegen’.
Het totaal aantal downloads per dag. Downloads worden gezien als het nemen van een lokale kopie en dus de actie ‘Download voorbereiden’.
Voor het rapport Aangroei over tijd kan de gebruiker een tijdsbestek kiezen.
De gedetailleerde cijfergegevens kunnen worden geëxporteerd en gedownload als .csv-, .xlsx- of .json-bestand.
De navigatiebalk toont de knop ‘Rapporten’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de pagina met Rapporten bereiken.
Belangrijk: De rapporten worden elke nacht opnieuw opgebouwd en bevatten dus geen live informatie. Er zit een vertraging van 2 dagen op de informatie in de rapporten.
...
Koppeling met het Serieregister
Een dossier maakt in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van een serie uit het Serieregister. Bij het importeren of aanmaken van een dossier kan je steeds een gepubliceerde serie voor jouw organisatie en toegekende groepen (zie permissies) kiezen om je dossier(s) in onder te brengen. Eenmaal je een dossier hebt aangemaakt, kan je de gekozen serie niet meer wijzigen.
De koppeling tussen een dossier en een serie heeft impact op volgende onderdelen:
Overerving van beheersmatige metadata
De gekozen serie zorgt ervoor dat beheersmatige metadata van de serie op een dossier en zijn stukken worden overgeërfd. Zo krijgt het dossier dezelfde beheersregels als die van de serie waartoe het behoort.
Voorbeeld:
Op de serie wordt een bewaartermijn van 7 jaar toegekend. Deze informatie zal bij het aanmaken van een dossier onder die serie overgenomen worden op het dossier en het stuk.
De overerving wordt echter doorbroken wanneer men manueel beheersmatige metadata wijzigt op één van de onderliggende niveaus.
Bestemming 'Bewaren van steekproef'
Bij het aanmaken van een serie kan de serie- of informatiebeheerder de bestemming voor dossiers binnen de serie bepalen. Wanneer hij/zij hierbij de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ kiest, moet er ook een steekproefpercentage worden bepaald. Dit percentage wordt door het systeem gebruikt om te bepalen welke dossiers binnen die serie uiteindelijk zullen bewaard blijven en welke andere dossiers de bestemming ‘Vernietigen’ zullen krijgen. Het proces gaat als volgt:
Maak een serie aan in het Serieregister. Kies de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ en kies een steekproefpercentage uit de lijst.
Voeg in het E-depot dossiers toe aan deze serie en publiceer ze.
Elke week (op zaterdagnacht) voert het systeem een proces uit waarbij willekeurig wordt bepaald welke dossiers van deze serie te bewaren zijn. Het proces controleert steeds of de serie minstens 100 dossiers bevat.
Indien de minimale hoeveelheid is bereikt, bepaalt het systeem het aantal te bewaren dossiers op basis van het ingegeven percentage. Deze dossiers krijgen de bestemming ‘Bewaren’. De overige dossiers binnen de serie krijgen de bestemming ‘Vernietigen’.
Indien de minimale hoeveelheid niet is bereikt, blijft de bestemming van de dossiers ‘Bewaren van steekproef’.
Dossiers opzoeken
Zoeken
Zoeken naar dossiers kan vanop diverse lijsten en werkt telkens op dezelfde manier. Er kan worden gezocht via vrije zoektermen. Het systeem controleert of deze zoektermen in minstens één van de doorzoekbare velden voorkomen.
...
Terug naar boven
...
Contactgegevens organisatie instellen
De informatiebeheerder kan in het onderdeel ‘Beheer’ twee algemene e-mailadressen toekennen voor de organisatie waarvoor hij is ingelogd.
...