...
Het E-depot is een webapplicatie voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Het E-depot zorgt ervoor dat overheden hun afgesloten digitale informatie op een betrouwbare en duurzame manier kunnen beheren, bewaren en ontsluiten op zowel korte als lange termijn. Het E-depot is, in tegenstelling tot het Serieregister, een betalende dienstverlening.
Koppeling met het Serieregister
Een dossier maakt in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van een serie uit het Serieregister. Bij het importeren of aanmaken van een dossier kan je steeds een gepubliceerde serie voor jouw organisatie en toegekende groepen (zie permissies) kiezen om je dossier(s) in onder te brengen. Eenmaal je een dossier hebt aangemaakt, kan je de gekozen serie niet meer wijzigen.
De koppeling tussen een dossier en een serie heeft impact op volgende onderdelen:
Overerving van beheersmatige metadata
De gekozen serie zorgt ervoor dat beheersmatige metadata van de serie op een dossier en zijn stukken worden overgeërfd. Zo krijgt het dossier dezelfde beheersregels als die van de serie waartoe het behoort.
Voorbeeld:
Op de serie wordt een bewaartermijn van 7 jaar toegekend. Deze informatie zal bij het aanmaken van een dossier onder die serie overgenomen worden op het dossier en het stuk.
De overerving wordt echter doorbroken wanneer men manueel beheersmatige metadata wijzigt op één van de onderliggende niveaus.
Bestemming 'Bewaren van steekproef'
Bij het aanmaken van een serie kan de serie- of informatiebeheerder de bestemming voor dossiers binnen de serie bepalen. Wanneer hij/zij hierbij de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ kiest, moet er ook een steekproefpercentage worden bepaald. Dit percentage wordt door het systeem gebruikt om te bepalen welke dossiers binnen die serie uiteindelijk zullen bewaard blijven en welke andere dossiers de bestemming ‘Vernietigen’ zullen krijgen. Het proces gaat als volgt:
Maak een serie aan in het Serieregister. Kies de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ en kies een steekproefpercentage uit de lijst.
Voeg in het E-depot dossiers toe aan deze serie en publiceer ze.
Elke week (op zaterdagnacht) voert het systeem een proces uit waarbij willekeurig wordt bepaald welke dossiers van deze serie te bewaren zijn. Het proces controleert steeds of de serie minstens 100 dossiers bevat.
Indien de minimale hoeveelheid is bereikt, bepaalt het systeem het aantal te bewaren dossiers op basis van het ingegeven percentage. Deze dossiers krijgen de bestemming ‘Bewaren’. De overige dossiers binnen de serie krijgen de bestemming ‘Vernietigen’.
Indien de minimale hoeveelheid niet is bereikt, blijft de bestemming van de dossiers ‘Bewaren van steekproef’.
Dossiers opzoeken
Zoeken
Zoeken naar dossiers kan vanop diverse lijsten en werkt telkens op dezelfde manier. Er kan worden gezocht via vrije zoektermen. Het systeem controleert of deze zoektermen in minstens één van de doorzoekbare velden voorkomen.
Gebruik de <Enter>-toets om een ingegeven zoekterm te bevestigen. Het systeem zal de lijst van zoekresultaten aanpassen zodat enkel dossiers worden weergegeven die aan de zoekopdracht voldoen.
Geef een tweede zoekterm in en druk opnieuw op de <Enter>-toets om de zoekopdracht te verfijnen.
Wanneer u wilt zoeken naar een exacte term, dient u de zoekterm tussen aanhalingstekens te plaatsen. Bijvoorbeeld: “De bezige bij”.
Wanneer u wilt zoeken naar een deel van een term kan je gebruik maken van wildcards. Gebruik een "*" voor of na de ingegeven term om het systeem te laten aanvullen. Bijvoorbeeld: "Fiets*" -> Het systeem zal ook resultaten met fietsen, fietser, ... weergeven.
Het zoeken met de vrije zoekbalk is niet hoofdlettergevoelig.
Filteren
Naast het zoeken, kan er ook gefilterd worden op bepaalde informatie.
Filteren op serie zorgt ervoor dat een gebruiker de lijst kan beperken tot dossiers van één of meerdere series. In de filter kan worden gezocht op de naam van een serie, waarna men de juiste serie selecteert om deze als filter toe te passen.
Filteren werkt aan de hand van facetten. Dit zorgt ervoor dat je in de filter enkel waarden ziet die ook effectief aan één of meerdere object(en) zijn gekoppeld. Daarnaast zorgt dit er ook voor dat andere filters worden verfijnd wanneer men één waarde uit een bepaalde filter aanduidt. Bv. Men filtert op één dienstverlening. Hierdoor zullen de waarden in de filters van procesniveau al worden beperkt zodat men in die filters enkel waarden kan selecteren die ook van toepassing zijn op de gekozen dienstverlening. Dit zorgt ervoor dat het zoekresultaat steeds wordt verfijnd om tot het/de gewenste dossier(s) te komen. De gebruiker kan dus steeds meerdere filters met elkaar combineren.
Uitgebreid zoeken
Het zoeken, filteren en uitgebreid zoeken kan op alle lijsten worden uitgevoerd, dus niet enkel in het archief.
Naast de zoekfunctie via de algemene zoekbalk, die over verschillende attributen heen zoekt, is het mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. Deze uitgebreide zoekfunctie maakt het mogelijk om het merendeel van de velden in het datamodel gericht te doorzoeken. Je kunt als gebruiker heel specifiek op een bepaald veld gaan zoeken. Je kunt hier ook kiezen om meerdere velen met elkaar te combineren of om bepaalde waarden uit te zoekopdracht te halen.
De gebruiker opent het menu voor deze zoekfunctie met de knop 'Uitgebreid zoeken'. Je kan een uitgebreide zoekopdracht uitvoeren bovenaan de lijst van het E-depot waar de knop 'Uitgebreid zoeken' is opgenomen.
Vul de eerste lijn in door een veld te kiezen en een waarde in te vullen.
Klik op het plusteken rechts om een tweede lijn toe te voegen.
Kies in het eerste veld ‘inclusief/exclusief’ of je de waarde in de zoekopdracht wil opnemen of net uit de zoekopdracht wil halen.
De uitgebreide zoekfunctionaliteit is niet hoofdlettergevoelig en bij bepaalde velden waar een codelijst aan hangt, worden alle waarden uit die codelijst als optie getoond om in het veld ‘Waarde’ op te nemen.
Samengevat omvat het uitgebreid zoeken:
Keuze tussen inclusief of exclusief zoeken
Deze optie maakt het mogelijk om een bepaalde waarde uit een geselecteerd veld op te nemen in of juist te weren uit de zoekresultaten.Keuze uit lijst van velden van het datamodel die doorzoekbaar zijn
Het grootste deel van het datamodel is op die manier te doorzoeken.Attributen van extensies
Attributen van een extensie die op dossier- en/of op stukniveau zijn toegevoegd, zijn als veld doorzoekbaar. Het attribuut verschijnt in de keuzelijst van velden dat te doorzoeken is.Invulveld voor vrije zoekterm of waarde
De gebruiker vult hier een zoekterm of een waarde in. Wanneer het geselecteerde veld een specifieke formattering vereist, zoals een datumveld bijvoorbeeld, geeft het systeem dit mee.Mogelijkheid om extra rij toe te voegen
De uitgebreide zoekfunctie start met één rij. De gebruiker kan een bijkomende rij aanmaken door achter het veld Waarde op '+' te klikken. Wanneer de gebruiker twee of meerdere rijen gebruikt, worden deze standaard als een EN-relatie gecombineerd.
Met '-' kan de gebruiker de rij weer verwijderen.Weergave onder vrije zoekbalk
Wanneer de gebruiker de uitgebreide zoekopdracht start, toont het systeem boven de lijst met zoekresultaten de gebruikte velden en waarden. De '+' duidt aan dat de gebruiker voor de combinatie Veld: Waarde 'Inclusief' heeft gekozen, de '-' duidt aan dat de gebruiker voor de combinatie Veld: Waarde 'Exclusief' heeft gekozen.
Via de 'x' kan de gebruiker een combinatie veld: waarde van de uitgebreide zoekopdracht verwijderen. De lijst zoekresultaten past zich onmiddellijk aan.
Bewaarde zoekopdrachten
Wanneer je als gebruiker vaak naar dezelfde termen zoekt of dezelfde filters gebruikt, kan je deze zoekopdracht best bewaren. Dit zorgt ervoor dat je de zoektermen en filters niet steeds opnieuw manueel moet ingeven, maar dat je ze als geheel kan oproepen om er terug op te zoeken. Doordat we de zoektermen en filters opslaan in plaats van het resultaat van je zoekopdracht, kunnen we steeds een up-to-date resultaat van je bewaarde zoekopdracht weergeven.
A. Zoekopdracht bewaren
Het bewaren van een ingegeven zoekopdracht is eenvoudig. Na het ingeven van de juiste termen, eventueel in combinatie met één of meerdere filters of uitgebreid zoeken, kan de gebruiker de zoekopdracht bewaren. Het bewaren van een zoekopdracht houdt in dat je de zoekopdracht een naam geeft en dat je deze eventueel kan delen met andere groepen binnen de organisatie. Indien je deze niet deelt met andere groepen zal de bewaarde zoekopdracht enkel voor jou zichtbaar zijn.
Ga naar de lijst 'Alle objecten' en geef de gewenste zoekopdracht (vrije termen, filters en/of uitgebreid zoeken) in.
Klik op het opslaan-icoon naast de zoekbalk en kies de optie ‘Bewaar zoekopdracht’.
Geef in het pop-up scherm een naam voor je bewaarde zoekopdracht in. Kies eventueel ook één of meerdere groepen waarmee je je zoekopdracht wilt delen. Indien je geen groep kiest, dan is de bewaarde zoekopdracht enkel voor jou persoonlijk beschikbaar.
Klik op de actie ‘Bewaren’ om je zoekopdracht te bewaren.
De bewaarde zoekopdracht is nu opgeslagen en kan terug worden gevonden in de lijst van de bewaarde zoekopdrachten onder het gebruikersprofiel van de ingelogde gebruiker.
B. Bewaarde zoekopdracht opnieuw gebruiken
Eenmaal er een bewaarde zoekopdracht is aangemaakt, kan deze opnieuw worden gebruikt bij het zoeken naar objecten vanuit de lijst 'Alle objecten'.
Ga naar de lijst 'Alle objecten' en klik op het opslaan-icoon naast de zoekbalk.
Kies de optie ‘Bewaarde zoekopdracht gebruiken’.
Geef in het pop-up scherm de naam in van de bewaarde zoekopdracht die je wenst te gebruiken. Het systeem voorziet een dropdown-lijst zodat de gebruiker ook kan scrollen door de voor hem beschikbare bewaarde zoekopdrachten.
Klik op de knop ‘Zoeken’ om de bewaarde zoekopdracht toe te passen op de lijst 'Alle objecten'.
Het systeem zal de zoektermen, filters en/of uitgebreid zoeken die in de bewaarde zoekopdracht zijn opgenomen, toepassen op de lijst 'Alle objecten'. Hierdoor zullen enkel de resultaten worden weergegeven die voldoen aan de ingegeven zoekopdracht.
C. Default geconfigureerde bewaarde zoekopdrachten
De informatiebeheerder heeft naast de eigen en de gedeelde bewaarde zoekopdrachten ook nog toegang tot twee default geconfigureerde zoekopdrachten. Deze zoekopdrachten staan de informatiebeheerder toe om snel alle dossiers of stukken te raadplegen met een openbaarheidsregime ‘In principe openbaar’ en met een voorziene openbaarheidsdatum tot 6 maanden in de toekomst. Hierdoor kunnen deze dossiers en stukken worden geraadpleegd/geëvalueerd met het oog op openbaarheid.
Terug naar boven
Contactgegevens organisatie instellen
De informatiebeheerder kan in het onderdeel ‘Beheer’ twee algemene e-mailadressen toekennen voor de organisatie waarvoor hij is ingelogd.
Het e-mailadres 'Publieksportaal' zal worden gebruikt wanneer iemand in het Publieksportaal een niet-herbruikbaar document wenst aan te vragen bij de bewaargever.
Het e-mailadres 'Depotbeheer' zal worden gebruikt wanneer de organisatie gebruik maakt van de applicatie Archief overdragen. Bij het aanmaken van een transport om archief naar het depot over te dragen, zal dit e-mailadres automatisch worden ingevuld.
De contactgegevens kunnen als volgt worden ingesteld:
Ga naar het onderdeel ‘Beheer’ en kies de optie ‘Contactgegevens’.
Vul het gewenste e-mailadres in en klik op ‘Bewaren’ om de ingave te bevestigen.