| Table of Contents |
|---|
1. Wat is het E-depot?
Het E-depot is een webapplicatie voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Het E-depot zorgt ervoor dat overheden hun afgesloten digitale informatie op een betrouwbare en duurzame manier kunnen beheren, bewaren en ontsluiten op zowel korte als lange termijn. Het E-depot is, in tegenstelling tot het Serieregister, een betalende dienstverlening.
2. Rollen, functies en taken
...
(De functies worden verderop in deze handleiding toegelicht.)
Functie | MWMedewerker | ABArchiefbeheerder | IBInformatiebeheerder |
Invoeren | X | X | |
Evalueren | X | ||
Bewerken metadata (concept) | X | X | |
Bewerken beheersmatige metadata (archief) | X | ||
Bewerken inhoudelijke metadata (archief) | X | X | |
Raadplegen | X | X | X |
Downloaden | X | X | X |
Verwijderen | X | X | |
Stuiten en schorsen bewaartermijn (archief) | X | ||
Evalueren vernietiging (archief) | X | ||
Beheer relaties | X | X | |
Raadplegen rapporten | X |
Naast functies, die de gebruiker op een willekeurig moment kan uitvoeren zonder trigger van het systeem, gebruiken we ook taken. Taken worden aan de gebruiker of zijn/haar rol toegewezen door anderen. Ook taken worden aan een rol gekoppeld, net zoals bij functies:
(De taken worden verderop in deze handleiding toegelicht.)
Taak | MWMedewerker | ABArchiefbeheerder | IBInformatiebeheerder |
Taak: evalueer dossier | X | ||
Taak: corrigeer dossier | X | X |
3. Inloggen
Een gebruiker dient zich via IDM in te loggen vooraleer hij/zij toegang krijgt tot het E-depot. Er zijn verschillende manieren om zich in te loggen:
...
Indien je voor meerdere organisaties een rol hebt binnen het E-depot moet je aangeven namens wie je jezelf aanmeldt. Vervolgens zal je ingelogd zijn in de applicatie in de rol die de lokale beheerder aan jou gegeven heeft. Dit zal medewerker, archiefbeheerder ofwel informatiebeheerder zijn.
4. Permissies
Een gebruiker is in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds ingelogd voor één specifieke organisatie, in een bepaalde rol en gekoppeld aan groepen. Die groepen geven de gebruiker toegang tot een bepaalde subset van informatie. Indien de gebruiker lid is van een bepaalde groep, dan zullen dossiers en stukken behorende tot die groep worden getoond aan de gebruiker.
...
An kan dossiers invoeren en raadplegen voor serie A en serie B omdat zij informatiebeheerder is en dus toegang heeft tot alle series van haar organisatie.
5. Terminologie
Dossier
Een dossier is een aggregatie van stukken die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van één specifiek proces en één specifieke case/zaak.
...
Een volledige definitielijst van Digitaal Archief Vlaanderen is hier terug te vinden. Link wijzigen, nieuwe locatie
6. Koppeling met het Serieregister
...
Maak een serie aan in het Serieregister. Kies de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ en kies een steekproefpercentage uit de lijst.
Voeg in het E-depot dossiers toe aan deze serie en publiceer ze.
Elke week (op zaterdagnacht) voert het systeem een proces uit waarbij willekeurig wordt bepaald welke dossiers van deze serie te bewaren zijn. Het proces controleert steeds of de serie minstens 100 dossiers bevat.
Indien de minimale hoeveelheid is bereikt, bepaalt het systeem het aantal te bewaren dossiers op basis van het ingegeven percentage. Deze dossiers krijgen de bestemming ‘Bewaren’. De overige dossiers binnen de serie krijgen de bestemming ‘Vernietigen’.
Indien de minimale hoeveelheid niet is bereikt, blijft de bestemming van de dossiers ‘Bewaren van steekproef’.
7. Overzicht van de applicatie
Navigatiebalk
Links in de applicatie wordt de navigatiebalk weergegeven. Deze bevat een aantal algemene lijsten zoals de overzichtspagina, de 'Alle objecten' pagina en de takenlijst.
...
De navigatiebalk toont de knop ‘Alle objecten’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de lijst 'Alle objecten' bereiken.
8. Rapportering
Enkel de informatiebeheerder kan de pagina Rapporten raadplegen.
...