Openbaarheid dossier

Dossier

Stukken

Openbaar

Openbaar

Herbruikbaar

1 Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken

Actief gepubliceerd

Actief gepubliceerd

Actief herbruikbaar

Bekendgemaakt

Bekendgemaakt

Openbaar

Openbaar

Niet herbruikbaar

In principe herbruikbaar

Bekendgemaakt

Bekendgemaakt

/

/

/

2 Metadata van de dossiers en metadata van de stukken

Actief gepubliceerd

Actief gepubliceerd

In principe herbruikbaar

Openbaar

In principe openbaar

Herbruikbaar

3 Enkel metadata van de dossiers

Actief gepubliceerd

In principe openbaar

Actief herbruikbaar

Bekendgemaakt

Niet herbruikbaar

In principe herbruikbaar

In principe openbaar

In principe openbaar

Niet herbruikbaar

4 Niets

In principe openbaar

In principe openbaar

In principe herbruikbaar

Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er?  

Depotbeheer

Nieuwe functionaliteit

Lijst Verpakkingen - filter Verpakkingstype

Nieuwe filter die toelaat om alle verpakkingen in het depot (ongeacht de status) te filteren op type, al dan niet in combinatie met andere filters of zoektermen.

(nvdr.: de verpakkingstypes worden gedefinieerd door elke organisatie met Depotbeheer en kunnen dus verschillen per organisatie)

Nieuwe functionaliteit

Locatie ID - Verschillende formaten worden ondersteund

Locatie ID’s met volgende prefixes worden ondersteund bij het wegzetten van de verpakkingen:

• digihaven://>RecordId>

• id/locatie/<RecordId>

Nieuwe functionaliteit

Verpakking - Aangeven als gevonden

Het is vanaf nu mogelijk om als gebruiker en depotbeheerder een verpakking met status “Niet gevonden” aan te geven als gevonden in de lijst “Verpakkingen in het depot”.

Er wordt een pop-up getoond met daarin de oude locatie, een veld om de nieuwe locatie te scannen en de acties “Verpakking gevonden” en “Annuleren”. Bij het annuleren zal de status van de verpakking niet wijzigen.

Verbetering

Valideren van locatie na ENTER

Bij het scannen van de locatie in de actie “Verpakking gevonden” gebeurde de validatie van de locatie ID voor het gebruik van de return knop. Vanaf nu gebeurt dit er na.

Archief overdragen

Nieuwe functionaliteit

Waarschuwingsvenster bij verzegelen

Na het initiëren van de actie ‘verzegelen’ in Archiefoverdracht, toont het systeem een pop-up venster dat bevestiging vraagt. De gebruiker kan vervolgens verzegelen of de actie annuleren. Het pop-up venster wordt getoond bij het verzegelen van de verpakking, de transporteenheid en het transport.

Nieuwe functionaliteit

In bulk verzegelen

Gebruikers kunnen vanaf nu in de Archiefoverdracht applicatie verpakkingen en transporteenheden in bulk verzegelen.

Nieuwe functionaliteit

Creëren van dummylabels voor beschrijvingen

Gebruikers kunnen dummylabels voor beschrijvingen en verpakkingen creëren in Archiefoverdracht. Onder de knop “acties” zal hiervoor een actie toegevoegd worden “labels aanmaken”. Vervolgens kan gekozen worden of er beschrijvingen of verpakkingen aangemaakt moeten worden en hoeveel. Voor het aanmaken van verpakkingen moet het verpakkingstype geselecteerd worden. Het systeem toont een afdrukvoorbeeld van de labels.

Nieuwe functionaliteit

Consulteren lijst dummylabels

De aangemaakte dummylabels kunnen geconsulteerd worden in Archiefoverdracht. In deze lijst is het mogelijk om labels te selecteren en hiervan een afdrukvoorbeeld te genereren.

Nieuwe functionaliteit

Transporteenheid - Niet ontvangen eenheid linken aan nieuw transport

De informatiebeheerder kan een transporteenheid met de status “Niet ontvangen” linken aan een open transport door de transporteenheid in te scannen.

Nieuwe functionaliteit

Dossiers linken aan labels en verpakkingen in importsjabloon

In het importsjabloon zijn nieuwe kolommen aangemaakt, daarin kunnen de QR-codes (labels) van de beschrijvingen en verpakkingen via de QR-code scanner ingegeven worden. De gebruiker kan dus het dossier beschrijven in het importsjabloon en meteen meegeven in welke doos het verpakt wordt. De kolommen die toegevoegd worden:

ID beschrijving

• Bij dossier: beschrijving wordt gekoppeld aan cluster stuk

• Bij stuk: beschrijving wordt gekoppeld aan analoog stuk

ID verpakkingen

• Deze kolommen kunnen herhaald worden zodat één stuk of dossier in meerdere verpakkingen kan verpakt worden.

De flow verloopt dus als volgt: Beschrijvingen (dossiers en stukken) worden aangemaakt in het E-depot; Beschrijvingen worden gekoppeld aan het label dat werd ingegeven in het importsjabloon (het beschrijvingslabel mag niet vervallen zijn); Beschrijvingen worden aan de verpakking gekoppeld die werd ingegeven in het importsjabloon (de verpakking mag niet verzegeld zijn).

Verbetering

Toevoegen bewaargever en vervaldatum aan labels

De bewaargever werd toegevoegd aan het label voor verpakkingen. De vervaldatum van de labels werd toegevoegd aan de labels van beschrijvingen en verpakkingen. De vervaldatum werd toegevoegd aan de lijst van verpakkingen en beschrijvingen. Het werd ook een sorteeroptie bij de lijst van verpakkingen.

Type 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er? 

Nieuwe functionaliteit

Contactgegevens toevoegen

Gebruikers kunnen vanaf nu onder contactgegevens een mailadres toevoegen. In het Publieksportaal kunnen burgers vanuit een serie een aanvraag tot raadpleging initiëren. Deze aanvraag zal via mail terechtkomen bij het mailadres dat ingevuld is.

Nieuwe functionaliteit

Series van een zoekresultaat in bulk exporteren

Gebruikers kunnen de metadata van series exporteren via de knop ‘metadata exporteren'. Deze exports zijn vervolgens beschikbaar in de lijst ‘Downloads’. Deze functie wordt over 2 release uitgespreid. In deze release zijn de basics beschikbaar. In de eerste release van 2025 zullen alle functionaliteiten beschikbaar zijn.

Verbetering

Nieuwe licentie hergebruik

Toevoeging van licentie onvoorwaardelijk hergebruik als keuzemogelijkheid bij series met herbruikbaarheidsregime ‘actief herbruikbaar’. Meer info: http://data.vlaanderen.be/id/licentie/onvoorwaardelijk-hergebruik/v1.0

Opgeloste bug

Taken zitten vast bij selectiecommissie

Ingediende series kwamen niet toe bij de selectiecommissies.

Opgeloste bug

Beveiligingsgroepen toevoegen aan series

Beveiligingsgroepen konden niet toegevoegd worden aan series

Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er?  

Depotbeheer

Nieuwe functionaliteit

Verwijderen oude workflow labels

De oude workflow voor het koppelen van labels aan beschrijvingen en verpakkingen kan niet meer gebruikt worden na het implementeren van de nieuwe flow.

Nieuwe functionaliteit

Lijst te verwijderen verpakkingen

Er is een lijst beschikbaar van alle verpakkingen die in aanmerking komen voor vernietiging. Deze lijst kan geraadpleegd worden via het navigatieonderdeel “Verpakkingen”, onder het subonderdeel “Te vernietigen”. Er wordt ook een subonderdeel “In depot” voorzien voor de huidige lijst van verpakkingen in het depot.

Nieuwe functionaliteit

Lijst te verwijderen verpakkingen uitprinten

De gebruiker kan de lijst van alle verpakkingen die in aanmerking komen voor vernietiging uitprinten. De ID van de verpakkingen en de locatie ID zijn zichtbaar op één lijn naast elkaar.

Nieuwe functionaliteit

Opstarten flow voor één of meerdere verpakkingen

In de lijst “Te vernietigen verpakkingen” werd een actie “Uithalen voor vernietiging” toegevoegd. Deze actie is ook als algemene actie in de navigatiebalk beschikbaar. In het nieuwe scherm kan de gebruiker één of meerdere ID’s van verpakkingen scannen. Het systeem gaat controleren of de verpakking in aanmerking komt voor vernietiging. In de download pagina krijgt de gebruiker vervolgens een CSV-bestand van alle vernietigde verpakkingen. Dit overzicht bevat volgende informatie:

• Effectieve vernietigingsdatum

• De naam van de gebruiker die de vernietiging in de depotbeheer applicatie heeft uitgevoerd.

• ID van de verpakking

• Status van de verpakking

• ID van een dossier in de verpakking

• Naam van een dossier in de verpakking

• Bewaargever

Archief Overdragen

Nieuwe functionaliteit

Verwijderen oude dummy labels

Labels die niet verbonden zijn aan een object, waarvan de bewaartermijn overschreden is, worden niet meer getoond in de lijst van labels voor beschrijvingen. Het is bovendien niet mogelijk om de labels waarvan de bewaartermijn overschreden is te koppelen aan een beschrijving.

Nieuwe functionaliteit

Verbeteringen lijst beschrijvingen

Nieuwe lijst die naam “Later toegevoegde beschrijvingen” heeft. Hierin staan de dummylabels die voor de beschrijvingen gegenereerd werden. In deze lijst is het mogelijk om de labels af te drukken.

Verbetering

Venster automatisch verversen na bulkactie verzegelen

Na de bulkactie verzegelen wordt het venster automatisch ververst. Dit wil zeggen dat de geselecteerde objecten niet langer de status “open” hebben en dat de actieknop “Verzegelen” niet langer beschikbaar is.