...
...
...
| Page Tree |
|---|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
Context
Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:
Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving die de bewaartermijn expliciet vermeld
Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen
Series met enkel een administratieve bewaartermijn
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek vermeld wordt
...
Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ
Veelgestelde vragen (FAQ)
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Info |
|---|
Wat moet ik doen als er meerdere categorieën van bestuursdocumenten in de dossiers van een serie zitten met verschillende maximale bewaartermijnen? |
In dat geval moet je in de motivering voor jouw bewaartermijn twee keer naar het bestuursdecreet verwijzen. Uiteindelijk hanteer je de langste bewaartermijn.
Vb: Ontvangen klachten en meldingen valt onder Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1° en 3°, maar omdat beiden een maximale bewaartermijn hebben van 5 jaar is er geen impact. Je moet wel naar beiden verwijzen in jouw motivering.
| Info |
|---|
Wat moet ik doen met de bestaande wettelijke en/of administratieve bewaartermijnen van series die ik moet aanpassen? |
Afhankelijk van de situatie zal je bestaande bewaartermijnen moeten schrappen of behouden
Via onderstaand diagram kan je opzoeken hoe je de aanpassing moet uitvoeren.
...
| Info |
|---|
Moet ik altijd de maximale bewaartermijn hanteren als ik een serie aanpas? |
Nee, het aangepaste decreet schrijft maximale bewaartermijnen voor. Het gaat dus niet om minimale of exacte bewaartermijnen. Dit betekent dat je mits een goede verantwoording voor een bepaalde serie een lagere bewaartermijn kan hanteren dan de maximale bewaartermijn.
Vb.: Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1° schrijft voor dat voor personeelsdossiers en afgeleide documenten er een maximale bewaartermijn van 110 jaar na geboorte geld, maar sommige afgeleide documenten zoals ziektebriefjes moeten zeker niet volgens de maximale bewaartermijn bewaard worden. Je zal dus voor elke serie de afweging moeten maken of je de maximale bewaartermijn hanteert of je dossiers van een bepaalde serie minder lang wil bewaren.
| Info |
|---|
Wat is het verschil tussen een specifieke- en een niet-specifieke wettelijke bewaartermijn |
Specifieke wettelijke bewaartermijn schrijven zwart op wit een bewaartermijn voor. In de tekst komen dan ook woorden als bewaard en bewaartermijn voor:
De dossiers worden bewaard gedurende een termijn van X jaar
De bewaartermijn is X jaar voor… [opsomming van types van document of dossier]
De organisatie bewaart het dossier gedurende X jaar
Je kan een lijst met specifieke bewaartermijnen hier terugvinden: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/A4CZEQ
Niet-specifieke wettelijke bewaartermijn zijn bewaartermijnen die niet zwart op wit in de regelgeving staan, maar afgeleid worden de tekst:
...
Artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek: Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. Veel series hebben een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat alle documenten die het onderwerp kunnen zijn van persoonlijke rechtsvorderingen 10 jaar bewaard moeten worden.
...