...
De eerste stap in het proces is het aanmaken of importeren van een dossier het aanmaken van dummylabels voor de beschrijvingen en verpakkingen.
De volgende stap bestaat uit het importeren van dossiers met analoge documenten/stukken. In deze stap wordt het dossier worden de dossiers gekoppeld aan een serie en wordt beschrijvende metadata toegekend. Bovendien worden de zojuist aangemaakte dummylabels gekoppeld aan de dossiers.
In een volgende stap kan de gebruiker eventueel extra afzonderlijk beschreven stukken aan het dossier toevoegen.
Wanneer het dossier de juiste analoge stukken/beschrijvingen bevat, kan het worden ingediend bij de informatiebeheerder (of kan het door de informatiebeheerder rechtstreeks worden gepubliceerd).
Na het indienen komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie. Hij/zij kan het dossier goedkeuren of afkeuren.
Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan worden bewerkt of er kunnen stukken worden toegevoegd of verwijderd om het dossier opnieuw in te dienen.
Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties opgenomen in het archief.
...
Van zodra een dossier is aangemaakt in het E-depot (in de conceptfase), is het ook beschikbaar in de gekoppelde applicatie ‘Archief overdragen’ om er de nodige labels voor af te drukken. Na het afdrukken van de labels kunnen de beschrijvingen worden verpakt en getransporteerd om uiteindelijk naar het archiefdepot over te dragen. De dossiers zijn al gekoppeld aan de juiste verpakkingen en terug te vinden in de lijst ‘verpakkingen’. Deze kunnen nu getransporteerd en overgedragen worden aan het archiefdepot. Alle mogelijke acties en handelingen voor het overdragen van analoog archief is in de afzonderlijke documentatie voor deze applicatie terug te vinden.
Analoge beschrijvingen aanmaken
...
aanmaken
De archiefbeheerder of informatiebeheerder kan op diverse manieren een dossier met analoge documenten aanmaken in het E-depot. Een eerste optie is het manueel aanmaken van dat dossier.
Ga naar de knop ‘Dossier toevoegen’ en kies de optie ‘Nieuw dossier maken’.
Selecteer de serie waaraan het dossier moet worden gekoppeld, geef het dossier een naam en begin- & einddatum en vink daarna de optie ‘Analoog dossier’ aan.
Klik op ‘Bewaren’.
Het systeem opent de detailpagina van het dossier waarin bijkomende metadata kan worden toegekend. Klik op ‘Bewaren’ om naar de read-only pagina van het dossier te gaan.
Het dossier is nu aangemaakt en bevindt zich in de conceptfase. Het systeem heeft ondertussen ook automatisch een stuk aangemaakt waaraan een analoge representatie is gekoppeld. Dit stuk heeft dezelfde metadata als het dossier en wordt gebruikt in de applicatie Archief overdragen om de nodige labels af te drukken en het dossier uiteindelijk te transporteren naar het depot.
Extra stukken afzonderlijk beschrijven
...
Analoge beschrijvingen importeren
Naast het manueel aanmaken van een dossier met analoge documenten, kunnen één of meerdere dergelijke dossiers ook worden geïmporteerd in het E-depot. Het importeren van dossiers met analoge documenten gebeurt aan de hand van een zipbestand waarin een CSV- of XLSX-bestand is opgenomen met alle metadata van de dossiers en stukken die men wenst op te laden.
...
Enkel een volledig analoog of volledig digitaal dossier kan worden beschreven. Hybride dossiers worden nog niet ondersteund.
De kolom ‘Analoog?’ in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat. Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zipbestand.
Achteraan het importsjabloon zijn kolommen toegevoegd om bestaand archief te kunnen migreren naar het nieuwe Depotbeheer. Indien de organisatie nog geen bestaand archief heeft, kunnen deze kolommen leeg worden gelaten. Indien de organisatie wel bestaand archief heeft en dit wil migreren naar het Depotbeheer dan zijn volgende voorwaarden belangrijk:
De nodige series zijn aangemaakt in het Serieregister.
De opslaglocaties (met eventueel bijhorende legacy locatie ID) zijn correct aangemaakt in het Depotbeheer-systeemBij de verwerking van een opgeladen zipbestand wordt gecontroleerd of er geen digitale bestanden aanwezig zijn voor dossiers of stukken die werden gemarkeerd als ‘analoog’. De foutafhandeling gebeurt op dezelfde manier als bij digitale dossiers.
de dossiers te koppelen aan de fysieke beschrijvingen en aan de verpakkingen. Dit zijn de kolommen ‘ID beschrijving’ en ‘ID verpakking’. De dummylabels (voor beschrijvingen en verpakkingen) worden via deze kolommen gekoppeld aan de dossiers.
...