...
De eerste stap in het proces is het aanmaken van dummylabels voor de beschrijvingen en verpakkingen.De volgende stap bestaat uit het importeren van dossiers een dossier met analoge
documenten/stukken. In deze stap worden de dossiers wordt het dossier gekoppeld aan een serie en
wordt beschrijvende metadata toegekend. Bovendien worden de zojuist aangemaakte dummylabels gekoppeld aan de dossiers.In een volgende stap kan de gebruiker eventueel extra afzonderlijk beschreven
stukken aan het dossier toevoegen.Wanneer het dossier de juiste analoge stukken/beschrijvingen bevat, kan het
ingediend worden ingediend bij de informatiebeheerder (of kan het door de
informatiebeheerder rechtstreeks gepubliceerd worden gepubliceerd).Na het indienen komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie.
Hij/zij kan het dossier goedkeuren of afkeuren.Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en
informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan bewerkt worden bewerkt of er kunnen
stukken worden toegevoegd of verwijderd worden om het dossier opnieuw in te dienen.Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties
opgenomen in het archief.
Eenmaal het dossier met analoge documenten opgenomen is opgenomen in het archief, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, namelijk nl. bewaren volgens de vooropgestelde bewaartermijn en nadien vernietigen indien de bestemming ‘Vernietigen’ is.
Van zodra een dossier aangemaakt is aangemaakt in het Ee-depot systeem (in de conceptfase), is het ook beschikbaar in de gekoppelde applicatie ‘Archief overdragen’. De dossiers zijn al gekoppeld aan de juiste verpakkingen en terug te vinden in de lijst ‘verpakkingen’. Deze kunnen nu getransporteerd en overgedragen worden aan het archiefdepotIn deze applicatie worden de beschrijvingen verpakt en getransporteerd om uiteindelijk naar het archiefdepot over te dragen. Alle mogelijke acties en handelingen voor het overdragen van analoog archief is in de afzonderlijke documentatie voor deze applicatie terug te vinden.
Analoge beschrijvingen aanmaken
...
Extra stukken afzonderlijk beschrijven
Wanneer een dossier met analoge documenten in meerdere delen werd beschreven, kan de archiefbeheerder of informatiebeheerder nog een extra stuk aan het dossier toevoegen en afzonderlijk beschrijven. Het toevoegen van een extra stuk verloopt als volgt:
Ga naar een dossier met analoge documenten en open het tabblad ‘Inhoud’.
Kies de actie ‘Stukken invoeren’ en kies de optie ‘Analoog stuk toevoegen’.
Het systeem opent de detailpagina van het aangemaakte stuk. De gebruiker kan nu de nodige metadata toekennen en daarna het stuk bewaren.
Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.
Analoge beschrijvingen importeren
via import
Analoge dossiers en documenten kunnen in het e-depot aangemaakt worden via het importsjabloon. Het importeren van dossiers met analoge documenten gebeurt aan de hand van een zipbestand zip bestand waarin een CSV - of XLSX - bestand is opgenomen met alle metadata van de dossiers en stukken die men wenst op te laden.
Voor het importeren van dossiers met analoge stukken zijn volgende voorwaarden, naast de algemene voorwaarden zoals vermeld bij het importeren van digitale dossiers, van toepassing:
Enkel Je kan enkel een volledig analoog of volledig digitaal dossier kan worden beschrevenbeschrijven. Hybride dossiers worden nog niet ondersteund.
De kolom ‘Analoog?’ in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat. Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zipbestandzip bestand.
Achteraan het importsjabloon zijn kolommen toegevoegd om de dossiers te koppelen aan de fysieke beschrijvingen en aan de verpakkingen. Dit zijn de kolommen ‘ID beschrijving’ en ‘ID verpakking’. De dummylabels (voor beschrijvingen en verpakkingen) worden via deze kolommen gekoppeld aan de dossiersbestaand archief te kunnen migreren naar het nieuwe depotbeheer. Indien de organisatie nog geen bestaand archief heeft, kunnen deze kolommen leeg gelaten worden. Indien de organisatie wel bestaand archief heeft en dit wil migreren naar het depotbeheer dan zijn volgende voorwaarden belangrijk:
De nodige series zijn aangemaakt in het serieregister
De opslaglocaties (met eventueel bijhorende legacy locatie ID) zijn correct aangemaakt in het depotbeheersysteem.
Daarnaast zijn er ook kolommen toegevoegd om de unieke ID’s van beschrijvingen en verpakkingen mee te geven in het importsjabloon. Hiermee kunnen gebruikers meteen de analoge dossiers voorzien van een label en in een verpakking opnemen zodat de flow in de applicatie ‘Archiefoverdracht’ sneller en efficiënter kan verlopen.
Bij de verwerking van een opgeladen zipbestand zip bestand wordt gecontroleerd of er geen digitale bestanden aanwezig zijn voor dossiers of stukken die gemarkeerd werden gemarkeerd als ‘analoog’. De foutafhandeling gebeurt op dezelfde manier als bij digitale dossiers.
Het uitvoeren en verwerken van de import verloopt gelijkaardig aan de import van digitale dossiers. Ook hier kan men dus eventuele fouten in de import opvolgen via de Verwerkingslijst.de verwerkingslijst.
Extra stukken afzonderlijk beschrijven
Wanneer een dossier met analoge documenten in meerdere delen werd beschreven, kan de archiefbeheerder of informatiebeheerder nog een extra stuk aan het dossier toevoegen en afzonderlijk beschrijven. Het toevoegen van een extra stuk verloopt als volgt:
Ga naar een dossier met analoge documenten en open het tabblad ‘Inhoud’.
Kies de actie ‘Stukken invoeren’ en kies de optie ‘Analoog stuk toevoegen’.
Het systeem opent de detailpagina van het aangemaakte stuk. De gebruiker kan nu de nodige metadata toekennen en daarna het stuk bewaren.
Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.
Analoge beschrijvingen indienen of goedkeuren
...