Page Comparison

Afkeuren:

• Je kopieert een gepubliceerde serie van een andere organisatie, maar je wijzigt in de metadata de vermeldingen naar de originele organisatie niet naar jouw organisatie.

  • Vb: je neemt een serie over van Stad Leuven maar in de beschrijving vervang je 'Leuven' niet door de naam van jouw eigen organisatie.

• Vermeldingen naar (oude) selectielijsten in motiveringen voor bewaartermijnen en bestemmingen.

  • Deze vermelding zijn wel toegelaten in de trefwoorden of het veld 'extra informatie'.

• Er wordt foutief afgeweken van de sjabloonserie.

  • Vb.: je neemt een sjabloonserie over en wijzigt de bestemming zonder hiervoor een goede motivering te geven. De commissies streven zo veel mogelijk naar éénvormigheid en zal vragen om de metadata uit de sjabloonserie te volgen.

Aandachtspunten:

• Vermijd de wij-vorm in tekst.

Afkeuren:

• De wettelijke bewaartermijn is niet correct afgeleid uit de regelgeving.

  • ​​​​​​​Vb. Je verwijst naar een wetsartikel waaruit je een bewaartermijn van 10 jaar afleidt terwijl correcte interpretatie een bewaartermijn van 11 jaar aangeeft.

• De wettelijke bewaartermijn van de serie is korter dan in de regelgeving wordt aangegeven.

• Er is een wettelijke bewaartermijn opgenomen in een sjabloonserie, maar deze wordt niet gerespecteerd bij de ingediende serie. We gaan ervan uit dat de beheersregels in sjabloonseries als minimale bewaartermijn zijn opgevat en dat hiervan niet naar beneden mag afgeweken worden.

• Er is tegenspraak tussen de ingevoerde waarde van de bewaartermijn en de motivering van de bewaartermijn (bv. 10 jaar als bewaartermijn en in de motivering staat 7 jaar vermeld).

• Een administratieve bewaartermijn (per ongeluk) ingevuld bij de wettelijke bewaartermijn of omgekeerd. 

• Er is voor de verkeerde termijnspecificatie gekozen of deze is in tegenspraak met de motivering of beschrijving.

• Informatie die thuishoort bij de motivering van de bewaartermijn, werd foutief in de verduidelijking van de termijnspecificatie ingevuld of omgekeerd.

• Er is in de motivering geen concrete verwijzing opgenomen naar de regelgeving waarop de wettelijke bewaartermijn gebaseerd is. Hiermee bedoelen we: naam van de regelgevende tekst + datum van de regelgevende tekst + het artikel (of de artikels) + de motivatie van de gekozen bewaartermijn.

• Er in de motivering enkel gemotiveerd wordt op basis van verouderde regelgeving die niet meer van toepassing is.​​​​​​​

• Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een wettelijke bewaartermijn wordt verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten. Deze heeft geen juridische waarde.

Aandachtspunten:

• Blijf bij het bepalen van de bewaartermijn zo dicht mogelijk bij de verwijzing in de concrete wetgeving of bij de precieze verjaringstermijn.

• Voer de langste bewaartermijn in als er meerdere wettelijke bewaarstermijnen van toepassing zijn. Vermeld wel alle regelgeving die van toepassing is.

• Maak een vertaalslag als de bewaartermijn moet worden afgeleid uit een combinatie van verschillende regelgevende teksten. Soms staat er in de regelgeving enkel een kwalitatieve aanduiding (bv. bijhouden om eventuele latere pensioenherberekeningen nog mogelijk te maken). Vertaal die aanduiding naar een concreet getal (bv. 110 jaar na geboorte).

• Selectiecommissie gemeenten: bij series met enkel een administratieve bewaartermijn en bestemming vernietigen laat de selectiecommissie geen bewaartermijnen toe van langer dan 100 jaar.