...
De kans is groot dat je organisatie reeds archief in een depot bewaard. Deze informatie hoeft dus niet opnieuw te worden verpakt en getransporteerd. Om ook dit archief te kunnen beheren en aanvragen te behandelen via de toepassing Depotbeheer, dient het te worden gemigreerd. In dit onderdeel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een migratie aanpakt.
Stappenplan migratie
De migratie wordt opgedeeld in volgende stappen:
Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken
Stap 2: Series aanmaken
Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)
Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen
Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren
Stap 6: Kwaliteitscontrole
Stap 7: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)
Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken
Acties uit te voeren door organisatie met Depotbeheer
...
Voor een gedetailleerde uitleg: zie de handleiding Depotbeheer.
Stap 2: Series aanmaken
Alle informatie, ongeacht de drager (digitaal of analoog) die je wenst op te nemen in de toepassing, dient aan een gepubliceerde serie te worden gekoppeld. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar handleiding Serieregister.
Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)
Algemeen
In het E-depot heb je de mogelijkheid om beschrijvingen van analoog archief te verdelen over verschillende metadata- en extensievelden, waarop je achteraf kan zoeken. Een metadataveld is standaard beschikbaar in het E-depot en een deel van de metadata worden overgeërfd vanuit de serie. Dit model kan worden uitgebreid met extra velden, in dat geval spreken we van extensies. Een metadataveld en een extensie kunnen uit meerdere attributen bestaan, denk bijv. aan een adres:
...
| Warning |
|---|
Voorbeelden onduidelijke beschrijvingen:
|
Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen
Aan volgende voorwaarden dient te worden voldaan:
...
Het systeem vult de ‘Naam’ niet automatisch in voor analoge stukken. Indien dit veld niet wordt ingevuld in het sjabloon, vult het systeem automatisch de dossiernaam in.
Voor analoge beschrijvingen dient in de kolom ‘Analoog?’ de waarde ‘Ja’ te staan. Bevat de kolom de waarde ‘Nee’ of geen waarde dan beschouwd het systeem dit als een digitaal dossier of stuk;
Eenzelfde verpakking (archiefdoos) kan niet op twee verschillende locaties staan.
Voor elke beschrijving (= een lijn/rij in het import-sjabloon) zijn bij een migratie de volgende vier kolommen verplicht in te vullen per verpakking:
Origineel doosnummerHet oude/huidige nummer van de archiefdoos.Legacy locatie IDDe locatie in het depot, zie ook de handleiding Depotbeheer (onderdeel Verpakkingen wegzetten in het depot) Legacy rangeDit veld geeft de mogelijk om een bereik mee te geven indien een beschrijving niet aan een specifieke locatie is gekoppeld, bijv. ‘Rij 1/Rek 2/Plank 5 - Rij 1/Rek 6/Plank 1.VerpakkingstypeEen vooraf gedefinieerd type van verpakking.
Indien een beschrijving fysiek verpakt zit in meerdere verpakkingen, dan dien je de vier bovenstaande kolommen te kopiëren, zodat deze voor elke verpakking kunnen worden ingevuld.
Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren
In het geval van een migratie gaan we uit van uitsluitend analoge informatie. Het volstaat om het import-sjabloon toe te voegen aan een SIP-bestand. De SIP lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen, die het verder opneemt met de softwareleverancier.
...
Voor het invullen van het migratie-sjabloon verwijzen we ook naar Stap 4 hierboven. Afwijken van de regels kan onder meer de volgende implicaties hebben:
Beschrijvingen worden niet juist herkent als dossier of stuk;
Beschrijvingen worden niet juist herkent als analoog;
Stukken komen terecht in verkeerde dossiers;
Informatie en metadata worden verkeerd gekoppeld;
De koppeling beschrijving-verpakking-locatie is niet juist;
De volledige invoer faalt;
…
Stap 6: Kwaliteitscontrole
Voer onmiddellijk na de migratie een kwaliteitscontrole uit, dit kan steekproefsgewijs. Van belang is dat:
De koppeling tussen beschrijving-verpakking (oude/huidige en nieuwe )-locatie (oude/huidige en nieuwe ) correct is;
Het Verpakkingstype correct is;
De juiste metadata aan de juiste informatie is gekoppeld in het E-depot.
Stap 7: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)
Na een succesvolle migratie en kwaliteitscontrole dient een informatiebeheerder in het E-depot de gemigreerde dossiers nog goed te keuren, zodat ze de status ‘Gepubliceerd’ krijgen en ze – mits beheersmatige metadata dit toelaten – beschikbaar zijn voor aanvraag.
Leuk vinden165 weergavenOpslaan voor later