| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
1. Algemeen
Om Depotbeheer optimaal te kunnen gebruiken, dienen de opslaglocaties gekend te zijn in het systeem. Deze pagina van de handleiding beschrijft hoe dit kan en geeft ook enkele praktische tips.
2. Depot opzetten
Vooraleer je een verpakking kan wegzetten in het depot, moet je uiteraard het depot aanmaken en opbouwen in de applicatie. Opgelet: het beheren van de opslaglocaties kan enkel door de depotbeheerder uitgevoerd worden.
Aanmaken van opslaglocaties
Alle organisaties die naast 'Archief Overdragen' ook de dienst 'Depotbeheer' afnemen, dienen een depot met opslaglocaties op te zetten. Het aanmaken van opslaglocaties gebeurt aan de hand van een import-sjabloon. Deze wordt in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld. Voor elke kolom in de importtemplate dienen de nodige gegevens te worden ingevuld. Het sjabloon bevat de volgende kolommen:
Gebouw | Indien je organisatie archieven bewaard in verschillende gebouwen, kunnen meerdere gebouwen worden ingevuld. |
Ruimte | Dit is een specifieke ruimte binnen een gebouw. Je kan uiteraard per gebouw meerdere ruimtes definiëren. |
Rij | Opeenvolgende rekken naast elkaar, met een begin- en eindpunt. Alle rekken behoren tot dezelfde rij. Vaak worden twee rijen tegenover elkaar geplaatst (bijv. rij 1 – rij 2) waardoor een gang ontstaat tussen twee rijen. |
Rek | Een rek is een kleiner onderdeel van een rij. Verschillende rekken naast elkaar vormen samen een rij. Zelf is een rek verder onderverdeeld in planken. |
Plank | Dit is de ‘laagste’ opslag-eenheid. Voor elke plank is het mogelijk om een label (met QR-code) af te drukken en aan de plank te bevestigen. Op die manier kan een Depotbeheerder of -medewerker bij het wegzetten, uithalen of terugplaatsen van verpakkingen telkens het label van de locatie scannen waarmee de verpakking is gekoppeld. |
LegacyID | Dit is de referentie naar de huidige/oude locatie en is geen verplicht veld. Als je wel velden invult, moeten ze uniek zijn en mogen niet herhaald worden. Door dit op te nemen in het import-sjabloon kan je achteraf steeds controleren welke nieuwe locatie correspondeert met de huidige/oude locatie. Je kan de ‘Legacy ID’ leeg laten als het gaat om volledig nieuwe of nog lege opslaglocaties. Wanneer je later reeds overgedragen archief wenst te migreren (zie handleiding Archief overdragen) naar de toepassing, is het wel van belang om een ‘Legacy ID’ in te vullen:
|
| De afmetingen worden uitgedrukt in millimeter (mm). |
Een ingevuld sjabloon lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen. Op onze beurt laten we het sjabloon importeren door onze leverancier.
Op basis van wat in de kolommen A t/m E van het sjabloon wordt ingevuld, stelt het systeem bij invoer een nieuwe ‘Locatie ID’ samen. De ‘Legacy ID’ wordt niet gevisualiseerd in de UI, maar speelt wel een rol bij de migratie van reeds overgedragen archief. Dit wordt nader verduidelijkt aan de hand van onderstaande figuren.
...
Eenmaal de opslaglocaties geïmporteerd en aangemaakt zijn, kan de depotbeheerder deze raadplegen via het onderdeel ‘Beheer’ in de navigatiebalk.
Naast het import-sjabloon voor opslaglocaties, dien je nog twee andere import-sjablonen aan te leveren. Namelijk een sjabloon met types verpakkingen en een met types transporteenheden. Ook deze sjablonen worden in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld.
Labels voor opslaglocaties afdrukken
Eens de opslaglocaties aangemaakt zijn in het systeem, kan voor elke opslaglocatie een label worden afgedrukt. Voor planken (de laagste opslag-eenheid) is het label nodig om verpakkingen aan te koppelen.
Ga naar de lijst van opslaglocaties (in de navigatiebalk via onderdeel ‘beheer’).
Selecteer één of meerdere opslaglocaties en kies de actie ‘Labels afdrukken’.
Het systeem opent de printerinstellingen en een printpreview. Eenmaal de labels afgedrukt zijn, kunnen deze effectief in het depot op de juiste locaties gekleefd worden. Voorbeeld van een label voor een plank:
...
Tip: Het kan zijn dat de afmetingen van de standaard labels niet beantwoorden aan de beschikbare plaats op planken. Het systeem genereert immers 16 labels op één A4, waardoor de labels al een specifieke grootte hebben. Het is mogelijk om eigen labels te creëren en naar eigen inzichten vormen, kleuren en teksten op een label aan te passen. Benodigdheden:
|
Opslaglocaties fysiek labelen
Dit is - afhankelijk van hoe groot een archiefbewaarplaats is - een niet te onderschatten klus. Een paar praktische tips:
Maak een plan alvorens je begint. Het is een goede gelegenheid om eens na te denken over de (her)inrichting van het depot;
Richt je in de eerste plaats op de planken. Aan deze locatie worden de verpakkingen gekoppeld;
Zolang de migratie niet is afgerond, laat je best de oude locatie-aanduiding en het nieuwe label naast elkaar bestaan;
Controleer of het juiste label aan de juiste locatie hangt;
Mocht je nog niet beschikken over een (digitaal) bestand waarin verpakkingen zijn gekoppeld aan de ‘Legacy ID’, kan je dit meteen opnemen (bijv. in een versie van het import-sjabloon waar je per archiefdoos een extra kolom voorziet) tijdens het labelen. Deze informatie heb je ook nodig wanneer je reeds overgedragen archief wenst te migreren naar de toepassing E-depot (zie ook handleiding Archief overdragen).
Nadat alle locaties zijn gelabeld, is het depot klaar om archief op te slagen.
Depot (her)inrichten
In principe kan je later nog altijd wijzigingen aan de opslaglocaties laten doorvoeren. Het invoeren van het depot in de applicatie kan echter ook een goede gelegenheid zijn om de fysieke inrichting van je depot eerst te herbekijken. Zo zou je eventueel kunnen opteren voor een inrichting volgens het 'slangprincipe'. Hiermee wordt een aaneengesloten uitplaatsing van verpakkingen beoogd, waardoor verplaatsingen tussen rijen efficiënter kunnen verlopen.