Inhoud
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Inleiding
De kans is groot dat je organisatie reeds archief in een depot bewaard. Deze informatie hoeft dus niet opnieuw te worden verpakt en getransporteerd. Om ook dit archief te kunnen beheren en aanvragen te behandelen via de toepassing Depotbeheer, dient het te worden gemigreerd. In dit onderdeel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een migratie aanpakt.
...
De migratie wordt opgedeeld in volgende stappen:
Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken
Stap 2: Series aanmaken
Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)
Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen
Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren
Stap 6: Kwaliteitscontrole
Stap 7: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)
Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken
Acties uit te voeren door organisatie met Depotbeheer
Of het nu gaat om nieuwe overdrachten of te migreren archief: alles komt terecht op een locatie in het depot en die moet ook gekend zijn in het systeem. Het aanmaken van opslaglocaties in de toepassing is een voorwaarde om te kunnen migreren. Deze stap bestaat uit twee componenten:
Opslaglocaties laten invoeren via import-sjabloon;
Labels afdrukken en fysiek bevestigen op de locaties.
Voor een gedetailleerde uitleg: zie de handleiding Depotbeheer.
Stap 2: Series aanmaken
Alle informatie, ongeacht de drager (digitaal of analoog) die je wenst op te nemen in de toepassing, dient aan een gepubliceerde serie te worden gekoppeld. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar handleiding Serieregister.
Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)
Algemeen
In het E-depot heb je de mogelijkheid om beschrijvingen van analoog archief te verdelen over verschillende metadata- en extensievelden, waarop je achteraf kan zoeken. Een metadataveld is standaard beschikbaar in het E-depot en een deel van de metadata worden overgeërfd vanuit de serie. Dit model kan worden uitgebreid met extra velden, in dat geval spreken we van extensies. Een metadataveld en een extensie kunnen uit meerdere attributen bestaan, denk bijv. aan een adres:
Adres-extensie
Straatnaam
Huisnummer
Busnummer
Postcode
Gemeente
...
In het Serieregister kan je per serie bekijken welke extensies beschikbaar zijn. Extensies die je wil gebruikenin gebruiken in het E-depot, dien je te activeren op een serie. Je kan daarbij kiezen of je een extensie wil toekennen aan dossiers en/of onderliggende stukken. Op die manier zijn de beschrijvingen van al je dossiers gestandaardiseerd, wat het zoeken achteraf makkelijker maakt. Vind je niet wat je zoekt of wil je een nieuwe extensie laten aanmaken? Contacteer dan digitaalarchief@vlaanderen.be.
| Note |
|---|
Belangrijk: in het huidige systeem kan je extensies niet retroactief beschikbaar maken op dossier en stukken. Je brengt dus best op voorhand in kaart op welke metadata/extensies je achteraf nog moet kunnen zoeken. |
Beschrijvingen in het E-depot
...
Naam
Openingsdatum
Sluitingsdatum
| Note |
|---|
Maak dus steeds de afweging:
|
B) Enkele tips bij het opstellen of aanpassen van beschrijvingen:
Maak dossier- en stuknamen uniek en betekenisvol. Op die manier kunnen collega's of burgers makkelijk dossiers opzoeken zonder de inhoud te kennen.
Vermijd afkortingen. Een afkorting kan voor jou heel logisch lijken maar over 5 jaar is dat mogelijk niet meer het geval. Bovendien is het moeilijk om hierop te zoeken wanneer iemand een deel van de afkorting niet kent.
Een beschrijving is bij voorkeur meer dan een dossiernummer of -code. Iemand die niet weet wat de nummers of codes betekenen, gaat daar niet op kunnen zoeken.
Vermijd schrijffouten en synoniemen, maak gebruik van de juiste terminologie. Alternatieve schrijfwijzen kan je eventueel opnemen in een extensieveld of als trefwoord.
| Tip |
|---|
Voorbeelden duidelijke beschrijvingen:
|
| Warning |
|---|
Voorbeelden onduidelijke beschrijvingen:
|
...
Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen
Aan volgende voorwaarden dient te worden voldaan:
In het Serieregister is een gepubliceerde serie aanwezig;
Je organisatie heeft toegang tot analoge beschrijvingen in het E-depot en de applicatie ‘Archief overdragen’.
...
Belangrijke opmerkingen bij het invullen van het sjabloon
Oefenen met het sjabloon
Houd er rekening mee dat het sjabloon abstractie maakt van de logica en ondersteuning in het E-depot. Ben je niet zeker welke metadata verplicht zijn of welke waarden ze mogen bevatten? Oefen op voorhand met het manueel aanmaken van analoge dossiers in de testomgeving van het E-depot (linker navigatiebalk > actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Nieuw dossier maken'). Door de handelingen manueel uit te voeren begrijp je beter hoe het systeem werkt, wat de volgorde is bij processen.
Oefen vervolgens een keer met een import-sjabloon.
Vul steeds eerst het dossier in en pas daarna, in de volgende rijen, de stukken.
Let erop dat je de minimaal verplichte metadata op dossier- en/of stukniveau invult.
DOSSIER
Naam
Openingsdatum
Sluitingsdatum
STUK
Naam
Creatiedatum
...