Inhoud

...

Om het import-sjabloon te downloaden dien je aan te melden in het E-depot. Vervolgens selecteer je op de navigatiebalk (links op het scherm) de actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Dossiers importeren'. Je komt terecht in een nieuw venster met de optie om een serie te selecteren. Selecteer de gewenste serie en klik vervolgens op ‘Importsjabloon downloaden'. Onderstaande figuren geven een overzicht van een standaard sjabloon van een serie met één extra extensie. Nadere toelichting volgt na de figuren.​​​​​​​

...

1) Oefenen met het sjabloon

• Houd er rekening mee dat het sjabloon abstractie maakt van de logica en ondersteuning in het E-depot. Ben je niet zeker welke metadata verplicht zijn of welke waarden ze mogen bevatten? Oefen op voorhand met het manueel aanmaken van analoge dossiers in de testomgeving van het E-depot (linker navigatiebalk > actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Nieuw dossier maken'). Door de handelingen  manueel uit te voeren begrijp je beter hoe het systeem werkt, wat de volgorde is bij processen.

• Oefen vervolgens een keer met een import-sjabloon.

• Vul steeds eerst het dossier in en pas daarna, in de volgende rijen, de stukken.

• Let erop dat je de minimaal verplichte metadata op dossier- en/of stukniveau invult.

  • DOSSIER

    • Naam

    • Openingsdatum

    • Sluitingsdatum

  • STUK

    • Naam

    • Creatiedatum
      

2) Een sjabloon bevat logica voor invoer van digitale dossiers

• Wees ervan bewust dat het sjabloon is opgesteld voor de invoer van digitale informatie, waarbij het sjabloon samen met digitale dossiers wordt aangeboden aan het systeem als een SIP. In het geval van analoge beschrijvingen bevat de SIP alleen het import-sjabloon.

• Kolom A ('Path in SIP') bevat de padnamen van dossiers en stukken zoals ze voorkomen in de SIP. Kolommen B en C bevatten formules. Kolom B gaat op basis van de padnaam na of een beschreven object een dossier is of een stuk, het onderscheid wordt gemaakt op basis van een '/'. Kolom C geeft aan wat de referentie is van het dossier (= alles wat voor de eerste '/' staat), zodat stukken in het E-depot bij het juiste dossier terecht komen.

• Deze formules zijn aanwezig tot en met rij 2001 in het sjabloon. Heb je meer rijen nodig, dan sleep je best eerst de formules door in het blanco sjabloon. Nadien kan je de informatie toevoegen. 9.999 (rij 10.000) is het maximaal aantal rijen dat je per sjabloon mag invullen en door het systeem laten verwerken.

• Doorgaans wordt de naam van een dossier zowel ingevoerd in kolom A 'Path in SIP' als in kolom E 'Naam'. Echter, stel dat in het verleden dossiernamen '/' bevatten levert dit een probleem op in relatie tot de eerste drie kolommen.

...

Merk ook op dat je dossiers en stukken verschillende waarden kan geven in de velden 'Path in SIP' en 'Naam'. Het zijn evenwel de waarden uit het veld 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.

...

3. Tot slot zou je de formules uit de kolommen B en C kunnen weghalen. Op die manier kan je eigenlijk eender wat invullen in kolom A, zonder gevolg in de twee volgende kolommen. Zo kan je heel flexibel omspringen met het sjabloon. Echter, het grote nadeel is dat de logica dossierstuk (en eventuele submappen) volledig weg is, waardoor het ten zeerste aanbevolen is om meer controles in te bouwen tijdens en na het invullen van het sjabloon. Derhalve raden we deze methode af.
   

Ook hier geldt:

• Dummy-waarden worden weergegeven als filter bij een dossier;

• Voor dossiers en stukken in 'Path in SIP' en in 'Naam' verschillende waarden worden ingevuld. Evenwel is het de waarde uit 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.

• Wanneer een waarde met '/' in kolom A combineert met "dossier" in kolom B, dan wordt het gedeelte na de '/' NIET weergegeven als filter.

...

​​​​​​​3) Specifiek voor analoog archief

• Het systeem vult de ‘Naam’ niet automatisch in voor analoge stukken. Indien dit veld niet wordt ingevuld in het sjabloon, vult het systeem automatisch de dossiernaam in.

• Voor analoge beschrijvingen dient in de kolom ‘Analoog?’ de waarde ‘Ja’ te staan. Bevat de kolom de waarde ‘Nee’ of geen waarde dan beschouwd het systeem dit als een digitaal dossier of stuk;

• Eenzelfde verpakking (archiefdoos) kan niet op twee verschillende locaties staan.

• Voor elke beschrijving (= een lijn/rij in het import-sjabloon) zijn bij een migratie de volgende vier kolommen verplicht in te vullen per verpakking:
  

...

• Indien een beschrijving fysiek verpakt zit in meerdere verpakkingen, dan dien je de vier bovenstaande kolommen te kopiëren, zodat deze voor elke verpakking kunnen worden ingevuld.

...

Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren

...