...
Toepassingsgebied en Bewaargever
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Deze velden worden automatisch ingevuld door de applicatie op basis van wie er zich heeft ingelogd om de serie aan te maken. Wanneer een werknemer van Stad Leuven zich inlogt en een serie begint aan te maken zal hier onder ‘Toepassingsgebied’ ‘Gemeenten’ verschijnen en onder ‘Bewaargever’ ‘Stad Leuven’. |
Archiefvormer
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: gegevens over de archiefvormer van de serie Aard: verplicht, maar automatisch ingevuld Doel: Dit veld is automatisch ingevuld op basis van de organisatie waarvoor jij bent ingelogd. Als je bijvoorbeeld inlogt voor Agentschap Binnenlands Bestuur zal onder archiefvormer de OVO-code van het agentschap ingevuld worden onder 'Identifier' en de naam van het agentschap onder 'Naam'. Indien de archiefvormer afwijkt van de bewaargever, klik je op ‘Wijzigen’. Vervolgens zal het systeem vragen om een bron te kiezen. Momenteel zijn het ‘Organisatieregister’ (gekend als Wegwijs) en ODIS beschikbaar. Selecteer de bron en klik op ‘zoeken’. Vervolgens kan je op een aantal velden zoeken naar de juiste archiefvormer. Voer een zoekactie uit, kies de archiefvormer door deze aan te klikken en klik ten slotte op ‘Toepassen als archiefvormer’. Best practices: Indien je als lokaal bestuur een serie aanmaakt waarvan de dossiers aangemaakt zijn door het OCMW zal je het Organisatieregister gebruiken om de archiefvormer aan te passen naar het OCMW. Als je als lokaal bestuur een schenking hebt gekregen van een belangrijk persoon kan je de archiefvormer van de series waaruit deze schenking bestaat, wijzigen naar de belangrijke persoon aan de hand van ODIS. Indien de persoon niet gekend is in ODIS neem je contact op met Digitaal Archief Vlaanderen via de Servicedesk. Organisatieregister - https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations |
...
Dienstverlening en proces
Dienstverlening
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld voor een categorie uit de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC) - https://productencatalogus.vlaanderen.be/ Aard: niet verplicht, maar indien er geen procesniveau is aangegeven, is dit veld wel verplicht. De gebruiker moet dus ofwel een dienstverlening ofwel een procesniveau aangeven. Beide mag, maar de gebruiker moet minstens één van de twee invullen. Doel: Via de knop wijzigen kan je de IPDC doorzoeken op basis van een aantal zoekvelden. Vervolgens kies je een dienstverlening uit de resultatenlijst en pas je deze toe. De identificator, naam, gerelateerd thema en URL worden ingevuld. Voorbeeld:
|
Proces
Type van veld: keuze uit een codelijst
Aard: niet verplicht, maar indien je geen dienstverlening aangeeft, is dit veld wel verplicht. Je moet dus ofwel een dienstverlening ofwel een procesniveau aangeven. Beide mag, maar je moet minstens één van de twee invullen. Bij de keuze van een proces moet je sowieso op het hoogste niveau een proces kiezen. Indien je meer in detail wil gaan, kan er een gedetailleerder proces op een 2e of 3e niveau gekozen worden.
Doel: je maakt zelf een lijst met de procesniveaus van je organisatie. Zie lager bij '5. Codelijsten met processen' hoe je dit doet. Deze lijst kan tot drie niveaus diep gaan (1. – 1.1 – 1.1.1). Wanneer de processen zijn aangemaakt, zal je deze kunnen selecteren bij het aanmaken van een serie.
Best practice: zorg ervoor dat je alle processen van jouw organisatie in kaart hebt gebracht en gecreëerd hebt in de applicatie vooraleer je series begint te importeren. Je kan dit werk ook achteraf doen, maar dan kost het veel tijd om elke serie individueel aan te passen en een proces toe te kennen.
Je kan gebruik maken van het systeem taakgebied-taak-handeling die bij de informatiebeheersplannen van de Vlaamse overheid gebruikt werden om de processen in kaart te brengen:
Taakgebied: Een taakgebied is een geheel van onderling samenhangende taken. Om het taakgebied te bepalen kan inspiratie gehaald worden uit de beleidsvelden en de kerntakenplannen. Het is vooral van belang dat dit taakgebied stabiel is. Het wordt dus best niet gekoppeld aan organisatiestructuren zoals afdelingen, cellen, … Voorbeelden: welzijnszorg, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening en vastgoed, waterinfrastructuur en zeewezen, leefmilieu, energie.
Taak: Een taak is een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben. De taken vloeien voort uit de taakgebieden. Voorbeelden: financieel beheer, advisering inzake beleid, personeelsbeheer.
Handeling: Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere series opleveren. Voorbeelden: verlenen van advies, controle van de rekening, verstrekken van vergunningen.
Voorbeeld:
Serie vergaderdossiers van de cultuurraad
Beleidswerk en interne huishouding van één organisatieonderdeel van het bestuur
Secretariaat
Secretarie van vergaderende entiteiten
Subsidiedossiers Scheepsbouw
Bedrijfsteun
Dossierbehandeling
Toekennen van subsidies
...