Page Comparison

Afkeuren:

• Je kopieert een gepubliceerde serie van een andere organisatie, maar je wijzigt in de metadata de vermeldingen naar de originele organisatie niet naar jouw organisatie.

  • Vb: je neemt een serie over van Stad Leuven maar in de beschrijving vervang je 'Leuven' niet door de naam van jouw eigen organisatie.

• Vermeldingen naar (oude) selectielijsten in motiveringen voor bewaartermijnen en bestemmingen.

  • Deze vermelding zijn wel toegelaten in de trefwoorden of het veld 'extra informatie'.

• Er wordt foutief afgeweken van de sjabloonserie.

  • Vb.: je neemt een sjabloonserie over en wijzigt de bestemming zonder hiervoor een goede motivering te geven. De commissies streven zo veel mogelijk naar éénvormigheid en zal vragen om de metadata uit de sjabloonserie te volgen.

Afkeuren:

• Afkortingen in de naam van de serie. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruiken we https://woordenlijst.org/ aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Deze mogen ook elders in de serie (bv. beschrijving) voorkomen. De serie 'Notulen van het College Burgemeester en schepenen' schrijf je bijvoorbeeld voluit en niet 'Notulen CBS'.

• Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen.

• De naam van de serie komt niet overeen met wat er in de beschrijving staat.

Aandachtspunten:

• Gebruik zo veel mogelijk de redactionele vorm: 'dossiers inzake..', 'stukken met betrekking tot...', 'documentatie over...'.

• Bij het vermelden van een andere serie de titel altijd tussen aanhalingstekens zetten vb.: 'Mandaten van het college'

  • ​​​​​​​​​​​​​​Eventueel kan je hier nog de link of unieke ID aan toevoegen tussen haakjes.

Afkeuren:

• De beschrijving is minder of even lang als de naam van de serie. Waarschijnlijk staat bepaalde informatie uit de naam dan beter in de beschrijving.

• De beschrijving bevat niet meer informatie dan de naam of indien naam en beschrijving naar elkaar verwijzen zonder meer informatie te geven.

• Afkortingen zonder verklaring in de beschrijving.

  • Afkortingen dienen bij het eerste gebruik in de beschrijving steeds voluit geschreven te worden, gevolgd door de afkorting tussen haakjes. Daarna kan enkel de afkorting verder gebruikt worden in het vervolg van de beschrijving.

• Niet helder voor een buitenstaander. Onder helder verstaat de selectiecommissie:

  • uit welke informatie, documenten en/of dossiers de serie bestaat en wat het belang hiervan is voor de organisatie

  • wat de link is met een proces of taak die de organisatie uitvoert

  • eventueel de wetgevende context waaruit de serie ontstaat.

  • Een buitenstaander moet op basis van de titel en beschrijving kunnen afleiden waarover de serie gaat.

• Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen.

• Selectiecommissie Vlaamse overheid:

  • Bij de verwijzing naar een gerelateerde of voorgaande/volgende serie wordt geen gebruik gemaakt van de letterlijke naam van de serie in het Serieregister met vermelding van de URI van de gerelateerde serie (bij voorkeur onderaan de beschrijving). Burgers of externen gaan die verwijzing nl. potentieel kopiëren en plakken en vinden dan de serie niet terug.

  • De generieke beschrijving van een sjabloonserie is overgenomen zonder ze voldoende op maat te maken van de entiteit van de indiener.

Aandachtspunten:

• Zorg ervoor dat de beschrijving informatief en beknopt is. Het voornaamste is dat een burger een idee kan vormen van de inhoud van een bepaalde serie.

• Zorg ervoor dat de titel en de beschrijving duidelijk op elkaar afgestemd zijn.

• Dien twee of meerdere series die naar elkaar verwijzen of duidelijk met elkaar verband houden, bij voorkeur samen in. Zo kan de commissie de series in hun volledige context beoordelen.

• Indien jouw serie een einddatum heeft, neem dan ook een korte uitleg over de einddatum op in de beschrijving.

  • ​​​​​​​Vb.: Door nieuwe wetgeving worden er vanaf jaar x geen dossiers meer opgemaakt.

Afkeuren:

• Selectiecommissie Vlaamse overheid: de ingevulde entiteit geen rechtsvoorganger is van de entiteit die de serie indient. (Dit veld is automatisch ingevuld. Een afkeuring is dus enkel mogelijk als je dit veld gewijzigd hebt.)

  • ​​​​​​​Met rechtsvoorganger wordt de rechtspersoon bedoeld die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is door een wettelijke rechtsopvolging (bijvoorbeeld bij een fusie, splitsing, overdracht van een algemeenheid, overdracht van een bedrijfstak…)

• Selectiecommissie Gemeenten: de serie handelt over dossiers die door het OCMW zijn aangemaakt, maar de archiefvormer is niet aangepast naar het OCMW van de gemeente.​​​​​​​

Afkeuren:

• De begin- of einddatum stemt niet overeen met data die vermeld worden in de beschrijving of naam.

• De begin- of einddatum stemt niet overeen met de wetgeving vermeld in de wettelijke bewaartermijn. Een serie omgevingsvergunningsdossiers met een begindatum van bijvoorbeeld 1 januari 1900 zal worden afgekeurd aangezien de omgevingsvergunning pas in werking trad in 2017 bij publicatie van het uitvoeringsbesluit in het Belgisch Staatsblad.

Aandachtspunten:

• Vul dit veld altijd in indien de datum gekend is. Dit is immers interessant voor historische reeksen.

• Voeg datums die in de naam of de beschrijving worden vermeld, ook steeds toe in de datumvelden.

Afkeuren:

• De wettelijke bewaartermijn is niet correct afgeleid uit de regelgeving.

  • ​​​​​​​Vb. Je verwijst naar een wetsartikel waaruit je een bewaartermijn van 10 jaar afleidt terwijl correcte interpretatie een bewaartermijn van 11 jaar aangeeft.

• De wettelijke bewaartermijn van de serie is korter dan in de regelgeving wordt aangegeven.

• Er is een wettelijke bewaartermijn opgenomen in een sjabloonserie, maar deze wordt niet gerespecteerd bij de ingediende serie. We gaan ervan uit dat de beheersregels in sjabloonseries als minimale bewaartermijn zijn opgevat en dat hiervan niet naar beneden mag afgeweken worden.

• Er is tegenspraak tussen de ingevoerde waarde van de bewaartermijn en de motivering van de bewaartermijn (bv. 10 jaar als bewaartermijn en in de motivering staat 7 jaar vermeld).

• Een administratieve bewaartermijn (per ongeluk) ingevuld bij de wettelijke bewaartermijn of omgekeerd. 

• Er is voor de verkeerde termijnspecificatie gekozen of deze is in tegenspraak met de motivering of beschrijving.

• Informatie die thuishoort bij de motivering van de bewaartermijn, werd foutief in de verduidelijking van de termijnspecificatie ingevuld of omgekeerd.

• Er is in de motivering geen concrete verwijzing opgenomen naar de regelgeving waarop de wettelijke bewaartermijn gebaseerd is. Hiermee bedoelen we: naam van de regelgevende tekst + datum van de regelgevende tekst + het artikel (of de artikels) + de motivatie van de gekozen bewaartermijn.

• Er in de motivering enkel gemotiveerd wordt op basis van verouderde regelgeving die niet meer van toepassing is.​​​​​​​

• Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een wettelijke bewaartermijn wordt verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten. Deze heeft geen juridische waarde.

Aandachtspunten:

• Blijf bij het bepalen van de bewaartermijn zo dicht mogelijk bij de verwijzing in de concrete wetgeving of bij de precieze verjaringstermijn.

• Voer de langste bewaartermijn in als er meerdere wettelijke bewaarstermijnen van toepassing zijn. Vermeld wel alle regelgeving die van toepassing is.

• Maak een vertaalslag als de bewaartermijn moet worden afgeleid uit een combinatie van verschillende regelgevende teksten. Soms staat er in de regelgeving enkel een kwalitatieve aanduiding (bv. bijhouden om eventuele latere pensioenherberekeningen nog mogelijk te maken). Vertaal die aanduiding naar een concreet getal (bv. 110 jaar na geboorte).

• Selectiecommissie gemeenten: bij series met enkel een administratieve bewaartermijn en bestemming vernietigen laat de selectiecommissie geen bewaartermijnen toe van langer dan 100 jaar.

Afkeuren:

• In de motivering voor een serie met bestemming bewaren of vernietigen wordt toch nog een selectie in de dossiers van de serie gemaakt. In dat geval moeten twee of meerdere afzonderlijke series worden ingediend, conform hun verschillende beheersregels.

• Er is tegenspraak in de motivering tussen verschillende series onderling. Bv. serie X wordt vernietigd omdat serie Y permanent bewaard wordt, maar uiteindelijk blijkt dat serie Y ook voor vernietiging in aanmerking te komen.

• Er is tegenspraak tussen de aangeduide waarde van de bestemming en de motivering van de bestemming (bv. vernietigen als bestemming en in de motivering staat uitgelegd waarom permanente bewaring aangewezen is).

• Een motivering geen appreciatie bevat van het bredere ‘cultureel/historisch/maatschappelijk belang’. Enkele voorbeelden:

  • “Deze dossiers bieden inzicht in het beleid rond ... en hebben daarom een blijvende cultureel-maatschappelijke waarde die permante bewaring rechtvaardigt.”

  • “Deze serie biedt een overzicht van gegevens rond ... en zijn daarom op lange termijn van grote waarde voor later statistisch, historisch en ander wetenschappelijk onderzoek.”

  • “Deze dossiers bieden inzicht in de werking en het gevoerde beleid binnen [NAAM ORGANISATIE]. Ze hebben daarom een blijvende cultureel-maatschappelijke waarde op lange termijn.”

• Selectiecommissie Vlaamse Overheid: de motivering letterlijk werd overgenomen van een sjabloonserie zonder dat ze op maat werd gemaakt van de eigen entiteit.

• Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een bestemming wordt enkel verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten zonder extra uitleg.

​​​​​​​ Aandachtspunten:

• Stem de motivering bij voorkeur inhoudelijk af op een sjabloonserie (als die bestaat). Motiveer een eventuele afwijkende bestemming altijd grondig.

• Selectiecommissie gemeenten: voor series waarvan 1 jaar op 6 bewaard moet worden (alle dossiers uit één jaar per beleidsperiode) vraag de selectiecommissie om een steekproef van 20% toe te passen en in de motivering expliciet aan te geven dat het om een steekproef van 1 jaar op 6 gaat.

• Als je het E-depot gebruikt en maar enkele dossiers van de serie permanent wilt bewaren, kies je voor bestemming vernietigen en geef je in de motivering dat bepaalde dossiers omwille van historische/speciale waarde/juridische waarde toch bewaard worden. Bij import van die dossiers in het E-depot kan je vervolgens toch de bestemming bewaren kiezen.

Afkeuren:

• Het bewaarniveau waarvan sprake is niet overeenstemt met het bewaarniveau dat werd ingevuld in het veld ‘Motivering’ onder ‘Bestemming’.

 Aandachtspunten:

• Het bewaarniveau is steeds de organisatie die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het bewaren van de dossiers/documenten die binnen de serie in kwestie vallen. In pakweg 95% van de gevallen is dit de eigen organisatie.

• Indien het bewaarniveau bij een andere organisatie ligt, stem dan steeds af met deze organisatie welke beheersregels zij hanteren voor de dossiers/documenten in kwestie. Stem de selectieregels voor jouw organisatie hier steeds op af.

​​​​​​​​​​​​​​Selectiecommissie neemt contact met je op:

• Zeer zichtbare fouten zoals een serie die ‘publiek’ staat terwijl dit overduidelijk niet de bedoeling is. Deze fouten kunnen eventueel per mail worden gemeld aan de indiener. De indiener kan deze velden bij een gepubliceerde serie aanpassen zonder hiervoor opnieuw via de selectiecommissie te gaan (verkorte flow review). De selectiecommissie is niet bevoegd om de inhoud van dit veld te beoordelen en houdt hiermee dus geen rekening bij het goed- of afkeuren van een serie.

Selectiecommissie neemt contact met je op:

• Zeer zichtbare fouten zoals een serie met informatieclassificatieniveau 4 terwijl het openbaarheidsregime wel op 'openbaar' of 'bekendgemaakt' staat. Deze fouten kunnen eventueel per mail worden gemeld aan de indiener. De indiener kan deze velden bij een gepubliceerde serie aanpassen zonder hiervoor opnieuw via de selectiecommissie te gaan (verkorte flow review). De selectiecommissie is niet bevoegd om de inhoud van dit veld te beoordelen en houdt hiermee dus geen rekening bij het goed- of afkeuren van een serie.

Selectiecommissie neemt contact met je op:

• Zeer zichtbare fouten zoals een serie met informatieclassificatieniveau 4 terwijl het regime hergebruik wel op 'herbruikbaar' staat. Deze fouten  kunnen eventueel per mail worden gemeld aan de indiener. De indiener kan deze velden bij een gepubliceerde serie aanpassen zonder hiervoor opnieuw via de selectiecommissie te gaan. De selectiecommissie is niet bevoegd om de inhoud van dit veld te beoordelen en houdt hiermee dus geen rekening bij het goed- of afkeuren van een serie.​​​​​​​​​​​​​​

Aandachtspunten:

• Zet hier geen informatie die niet ter zake doet (bv. de exacte locatie in de kantoorruimtes of op digitale samenwerkingsomgevingen). Wees je er bewust van dat de informatie in dit veld zichtbaar is voor iedereen in het Serieregister (ook burgers via het publieksportaal).