...
Enkel over de eerste kolom van het Excel-bestand zijn er regels. Deze kolom moet de bestandsnamen van de bestanden in de geselecteerde map bevatten. Hierbij moet de extensie ook aanwezig zijn achter de bestandsnaam. Alle andere kolommen zijn vrij uit te kiezen en in te vullen. Hoe meer kolommen, hoe meer metadata. Belangrijk! Geef elke kolom een titel in rij één van het Excel-bestand zodat de applicatie deze titels kan visualiseren in de applicatie.
...
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
STAP 1 – Selecteer de map waarin de bestanden staan die je wil gaan herschikken
...
Wanneer je onderaan links op ‘Files’ klikt, zal de applicatie de bestanden uit de geselecteerde map oplijsten in de linker kolom van de applicatie.
...
STAP 2 – Selecteer het Excel-bestand waarin de metadata staan
...
Wanneer je onderaan links op ‘Metadata’ klikt, zal de applicatie de types van metadata zoals benoemd in de eerste rij van elke kolom oplijsten in de linker kolom van de applicatie
...
STAP 3 – Selecteer map waarin de bestanden in de nieuwe structuur verdeeld zullen worden
...
Selecteer de map waarin de documenten in de nieuwe structuur zullen onderverdeeld worden en klik op ‘OK’. Belangrijk! Deze map mag niet dezelfde zijn als de map gekozen in regel 1 ‘Folder to split’
...
STAP 4 – Lees de metadata uit het Excel-bestand
Klik onderaan links op ‘Metadata’, de applicatie zal de types van metadata zoals benoemd in de eerste rij van elke kolom oplijsten in de linker kolom van de applicatie
...
STAP 5 – Selecteer metadata-types om de nieuwe mappenstructuur op te bouwen
...
Indien je meerdere metadata-types kiest, kan je deze in de rechter kolom ordenen. Dit doe je door een metadata-type vast te nemen en naar boven of onder te slepen.
...
BELANGRIJK! De volgorde van de metadata-types in de rechterkolom is zeer belangrijk in het geval dat er meerdere types worden geselecteerd. De bestanden worden immers op het hoogste niveau onderverdeeld in mappen volgens het eerste metadata-type in de lijst. Binnen een map van het hoogste niveau in de nieuwe structuur worden bestanden vervolgens onderverdeeld in mappen volgens het tweede metadata-type in de lijst. In het voorbeeld links hiernaast is de mappenstructuur op het eerste niveau ingedeeld volgens metadata-type datum en op het tweede niveau volgens metadata-type trefwoord 1. Deze volgorde is bepaald door de volgorde in de rechter kolom van de applicatie
...
STAP 6 – schrijf de bestanden weg in de nieuwe structuur
...