Content Comparison

...

• De eerste stap in het proces is het aanmaken of importeren van een dossier met analoge
  documenten/stukken. In deze stap wordt het dossier gekoppeld aan een serie en
  wordt beschrijvende metadata toegekend.

• In een volgende stap kan de gebruiker eventueel extra afzonderlijk beschreven
  stukken aan het dossier toevoegen.

• Wanneer het dossier de juiste analoge stukken/beschrijvingen bevat, kan het
  ingediend worden ingediend bij de informatiebeheerder (of kan het door de
  informatiebeheerder rechtstreeks gepubliceerd worden gepubliceerd).

• Na het indienen komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie.
  Hij/zij kan het dossier goedkeuren of afkeuren. 

• Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en
  informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan bewerkt worden bewerkt of er kunnen
  stukken worden toegevoegd of verwijderd worden om het dossier opnieuw in te dienen.

• Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties
  opgenomen in het archief.

Eenmaal het dossier met analoge documenten opgenomen is opgenomen in het archief, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, namelijk nl. bewaren volgens de vooropgestelde bewaartermijn en nadien vernietigen indien de bestemming ‘Vernietigen’ is.

Van zodra een dossier aangemaakt is aangemaakt in het Ee-depot systeem (in de conceptfase), is het ook beschikbaar in de gekoppelde applicatie ‘Archief overdragen’ om er de nodige labels voor af te drukken. Na het afdrukken van de labels kunnen de beschrijvingen worden . In deze applicatie worden de beschrijvingen verpakt en getransporteerd om uiteindelijk naar het archiefdepot over te dragen. Alle mogelijke acties en handelingen voor het overdragen van analoog archief is in de afzonderlijke documentatie voor deze applicatie terug te vinden.

Terug naar boven

Analoge beschrijvingen aanmaken

...

Manueel aanmaken

De archiefbeheerder of informatiebeheerder kan op diverse manieren een dossier met analoge documenten aanmaken in het E-depot. Een eerste optie is het manueel aanmaken van dat dossier.

• Ga naar de knop ‘Dossier toevoegen’ en kies de optie ‘Nieuw dossier maken’.

• Selecteer de serie waaraan het dossier moet worden gekoppeld, geef het dossier een naam en begin- & einddatum en vink daarna de optie ‘Analoog dossier’ aan. 

• Klik op ‘Bewaren’.

• Het systeem opent de detailpagina van het dossier waarin bijkomende metadata kan worden toegekend. Klik op ‘Bewaren’ om naar de read-only pagina van het dossier te gaan.

Het dossier is nu aangemaakt en bevindt zich in de conceptfase. Het systeem heeft ondertussen ook automatisch een stuk aangemaakt waaraan een analoge representatie is gekoppeld. Dit stuk heeft dezelfde metadata als het dossier en wordt gebruikt in de applicatie Archief overdragen om de nodige labels af te drukken en het dossier uiteindelijk te transporteren naar het depot.

Extra stukken afzonderlijk beschrijven

Wanneer een dossier met analoge documenten in meerdere delen werd beschreven, kan de archiefbeheerder of informatiebeheerder nog een extra stuk aan het dossier toevoegen en afzonderlijk beschrijven. Het toevoegen van een extra stuk verloopt als volgt:

• Ga naar een dossier met analoge documenten en open het tabblad ‘Inhoud’.

• Kies de actie ‘Stukken invoeren’ en kies de optie ‘Analoog stuk toevoegen’.

• Het systeem opent de detailpagina van het aangemaakte stuk. De gebruiker kan nu de nodige metadata toekennen en daarna het stuk bewaren.

Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.

​​​​​​​​​​​​​​Terug naar boven

Analoge beschrijvingen importeren

...

via import

Analoge dossiers en documenten kunnen in het e-depot aangemaakt worden via het importsjabloon. Het importeren van dossiers met analoge documenten gebeurt aan de hand van een zipbestand zip bestand waarin een CSV - of XLSX - bestand is opgenomen met alle metadata van de dossiers en stukken die men wenst op te laden.
Voor het importeren van dossiers met analoge stukken zijn volgende voorwaarden, naast de algemene voorwaarden zoals vermeld bij het importeren van digitale dossiers, van toepassing:

• Enkel Je kan enkel een volledig analoog of volledig digitaal dossier kan worden beschrevenbeschrijven. Hybride dossiers worden nog niet ondersteund.

• De kolom ‘Analoog?’ in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat. Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zipbestandzip bestand.

• Achteraan het importsjabloon zijn kolommen toegevoegd om bestaand archief te kunnen migreren naar het nieuwe Depotbeheerdepotbeheer. Indien de organisatie nog geen bestaand archief heeft, kunnen deze kolommen leeg gelaten worden gelaten. Indien de organisatie wel bestaand archief heeft en dit wil migreren naar het Depotbeheer depotbeheer dan zijn volgende voorwaarden belangrijk:

  • De nodige series zijn aangemaakt in het Serieregister.serieregister

  • De opslaglocaties (met eventueel bijhorende legacy locatie ID) zijn correct aangemaakt in het Depotbeheer-systeemin het depotbeheersysteem.

• Daarnaast zijn er ook kolommen toegevoegd om de unieke ID’s van beschrijvingen en verpakkingen mee te geven in het importsjabloon. Hiermee kunnen gebruikers meteen de analoge dossiers voorzien van een label en in een verpakking opnemen zodat de flow in de applicatie ‘Archiefoverdracht’ sneller en efficiënter kan verlopen.

• Bij de verwerking van een opgeladen zipbestand zip bestand wordt gecontroleerd of er geen digitale bestanden aanwezig zijn voor dossiers of stukken die gemarkeerd werden gemarkeerd als ‘analoog’. De foutafhandeling gebeurt op dezelfde manier als bij digitale dossiers.

Het uitvoeren en verwerken van de import verloopt gelijkaardig aan de import van digitale dossiers. Ook hier kan men dus eventuele fouten in de import opvolgen via de Verwerkingslijst.Terug naar bovende verwerkingslijst.

Extra stukken afzonderlijk beschrijven

Wanneer een dossier met analoge documenten in meerdere delen werd beschreven, kan de archiefbeheerder of informatiebeheerder nog een extra stuk aan het dossier toevoegen en afzonderlijk beschrijven. Het toevoegen van een extra stuk verloopt als volgt:

• Ga naar een dossier met analoge documenten en open het tabblad ‘Inhoud’.

• Kies de actie ‘Stukken invoeren’ en kies de optie ‘Analoog stuk toevoegen’.

• Het systeem opent de detailpagina van het aangemaakte stuk. De gebruiker kan nu de nodige metadata toekennen en daarna het stuk bewaren.

Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.​​​​​​​​​

Analoge beschrijvingen indienen of goedkeuren

...

Wanneer het dossier door een informatiebeheerder is aangemaakt, kan deze gebruiker het dossier rechtstreeks goedkeuren waarna het in de archieffase terechtkomt. Eenmaal het dossier is gearchiveerd, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, namelijk het uitvoeren van de vooropgestelde bestemming en bijhorende bewaartermijn.Terug naar boven

Analoge beschrijvingen verwijderen

Vanuit de conceptenlijst kan een dossier in zijn geheel of een afzonderlijk stuk worden verwijderd. Zo zijn bijvoorbeeld foutieve dossiers of analoge beschrijvingen niet langer zichtbaar in de conceptenlijst en zullen deze niet in het archief worden opgenomen. Voor analoge beschrijvingen of dossiers met een analoge beschrijving kan deze actie enkel worden uitgevoerd wanneer er nog geen verpakking is gekoppeld aan de beschrijving. Zo voorkomen we het probleem van een lege verpakking in het systeem terwijl de verpakking in werkelijkheid wel nog documenten bevat.​​​​​​​Terug naar boven

Analoge beschrijvingen aanvragen

...

Indien je een dossier wil aanvragen, zal het systeem alle analoge stukken binnen het dossier aan de aanvraag toevoegen en de nodige informatie doorsturen naar de Depotbeheer-tool waarin de aanvragen worden behandeld.Terug naar boven

Mijn aanvragen opvolgen

Eenmaal de gebruiker een aanvraag heeft aangemaakt, kan hij/zij deze en alle eerder aangemaakte aanvragen opvolgen in het E-depot via de lijst ‘Mijn aanvragen’.

...

Wanneer de digitale representatie van een document na scanning on demand correct is opgeladen en verwerkt, krijgt de aanvrager een notificatie in het E-depot. Zo is hij op de hoogte wanneer het aangevraagde document kan worden geraadpleegd. Voor de andere types van aanvragen verloopt de communicatie met de aanvrager buiten de applicatie.Terug naar boven