...
De SIP-creator v1.0 is een oplossing om de invoer van dossiers en stukken naar het E-depot te vereenvoudigen. Die invoer gebeurt door het aanmaken van een Submission Information Package (SIP). In de praktijk gaat het daarin om een .zip bestand, dat bestaat uit het metadatabestand met metadata van de dossiers en eventueel van de stukken en de dossiers zelf.
...
Om de SIP-Creator uit te voeren als gebruiker, download je het .exe bestand. Dit zet je best lokaal op je computer (en niet in cloudapplicaties als Microsoft OneDrive), in een aparte map die je eerst zelf aanmaakt. Door de .exe aan te klikken start je de applicatie. Je hebt hier geen admin rechten voor nodig. Als je bij het uitvoeren van de applicatie een foutmelding krijgt, werkt het vaak om de tool te installeren in de temporary folder op je C-schijf.
Opgelet! Bij de Vlaamse Overheid (voor entiteiten die gebruik maken van de centrale dienstverlening) moet je de juiste rechten hebben om een .exe-bestand te downloaden. Vraag hiervoor het recht “Palo Alto Firewall – Download potentieel gevaarlijke bestandstypes” aan bij uw lokale beheerder.
1.2 Configuratie
In het eerste scherm is het nodig om via de knop “configuratie” de API en FTPS te configureren. Dit kan voor zowel de productie- als de testomgeving. Het is verplicht om de API te configureren, anders geeft de tool een foutmelding. API- en FTPS-credentials kan je bekomen door een ticket aan te maken in onze servicedesk: Inloggen (topdesk.net). De tool werkt als de FTPS niet geconfigureerd is, maar gaat dan een foutmelding geven als een SIP via de tool geüpload wordt. Het is wel mogelijk om dan de gemaakte SIP handmatig op te laden in het E-depot. Als de configuratie gebeurd is, wordt er een JSON-file toegevoegd in de bronmap. Het is dus niet nodig om elke keer de configuratie in te vullen, telkens als de SIP-Creator gebruikt wordt.
...
Om naar het metadatagrid te gaan, klik je op de knop “open metadata grid”. Opgelet! Zorg er voor dat het Path in de verkenner niet langer is dan 255 tekens, anders zal de SIP-Creator het metadatagrid niet kunnen openen. Hier zijn al een aantal velden automatisch ingevuld, zelfs als er geen externe metadatafile geselecteerd is. Dit geldt voor de kolommen “Path in SIP”, “Type”, “DossierRef”, “Openingsdatum” en “Sluitingsdatum”. Om de openingsdatum te bepalen, gaat de tool kijken naar het moment waarop het document aangemaakt is. Bij de sluitingsdatum gaat dit het moment zijn waarop het document voor het laatst bewerkt werd. Als de openings- of sluitingsdatum van een stuk aangepast wordt naar een vroegere of latere datum dan de openings- of sluitingsdatum van het dossier, gaat dit zich automatisch aanpassen. Opgelet! Het is belangrijk om dossiers niet te kopiëren en te plakken als je de locatie ervan wilt aanpassen. Je kan het beter verplaatsen of knippen en plakken. Anders gaat Windows Verkenner dit zien als een nieuw document.
...