In hieronder Hieronder krijg je een overzicht van de maximale bewaartermijnen uit Artikel III.87, §1/1 van het Bestuursdecreet en de motivering(en) hierachter.
...
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 1°
Voor het beantwoorden van niet-dossiergebonden informatieve vragen van burgers.
Motivering
Overheidsinstanties worden vaak nog geconfronteerd met vervolgvraag.
Handig vanuit oogpunt van goede dienstverlening om initiële vraag bij de hand te hebben.
Na 2 jaar duidelijk dat bericht geen rechtsgevolgen tot stand brengt of heeft gebracht.
Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 2°
Bijvoorbeeld op verzoek van burger, bij overlijden of bij wijziging door een gegevensinitiator.
Motivering
Mogelijkheid om bij eventuele discussie tot 2 jaar terug te kijken.
Opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 3°
Op verzoek van de burger of bij overlijden.
Motivering
Mogelijkheid om bij eventuele discussie tot 2 jaar terug te kijken.
Maximale bewaartermijn van 5 jaar
...
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1°
Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling.
Motivering
Verplichting tot bijhouden klachtendossiers tot 1 januari van kalenderjaar x + 2 jaar, te rekenen vanaf ogenblik dat dossier definitief gesloten is – impliceert dat beroepsperiode voorbij is.
Reden voor bepalen van termijn op 5 (en niet 3) jaar - antwoorden op bepaalde klacht hebben mogelijke precedentswaarde - nodig om informatie minstens gedurende 5 jaar te bewaren – persoonsgegevens kunnen essentiële context voor informatie vormen.
Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 2°
Gaat zowel over verzoeken zelf als over eventuele registers.
Motivering
Consistentie in rechtspraktijk (beslissingen) van zowel beroepscommissie als van instanties die openbaarheidsverzoek ontvangen.
Jaarverslagen van beroepscommissie kunnen worden gebruikt voor rapportering en statistische analyses.
Een melding of een voorstel
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 3°
Artikel II.88 - Iedereen heeft het recht om kosteloos een voorstel in te dienen of een melding te doen bij een overheidsinstantie.
Motivering
De opvolging van het voorwerp van de melding(en) garanderen.
Mogelijke schorsing: Meldingen kunnen leiden tot schadegevallen – dan schorsing tot afhandeling van gevolg dat aan feiten is gegeven.
Maximale bewaartermijn van 10 jaar
...
verwijzing naar algemene verjaringsregels, zijnde artikel 2262bis BW:
Ҥ1. Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar.
In afwijking van het eerste lid verjaren alle rechtsvorderingen tot vergoeding van schade op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid door verloop van vijf jaar vanaf de dag volgend op die waarop de benadeelde kennis heeft gekregen van de schade of van de verzwaring ervan en van de identiteit van de daarvoor aansprakelijke persoon.
De in het tweede lid vermelde vorderingen verjaren in ieder geval door verloop van twintig jaar vanaf de dag volgend op die waarop het feit waardoor de schade is veroorzaakt, zich heeft voorgedaan.
§2. Indien een in kracht van gewijsde gegane beslissing over een vordering tot vergoeding van schade enig voorbehoud heeft erkend, dan is de eis die strekt om over het voorwerp van dat voorbehoud vonnis te doen wijzen, ontvankelijk gedurende twintig jaar na de uitspraak.”.
...
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 1°
Opmerking – Aanvang bij betaling in schijven: Maximale bewaartermijn begint te lopen vanaf ogenblik betaling laatste schijf.
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.
Een subsidie
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 2°
Subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, Vlaamse Codex Overheidsfinanciën:
Elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, […] voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan die overheid heeft verstrekt;.
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.
Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°
Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.
Een erkenning, in welke vorm ook
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 4°
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.
Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 5°
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.
Opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 6°
Motivering
Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.
Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019
Groter risico van discussie over juistheid – aangewezen om historiek te behouden – vandaar keuze van gelijktrekking met verjaringsregels die betrekking hebben op financiële documenten.
Maximale bewaartermijn van 30 jaar
...
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 1°
O.a. omgevingsvergunningen, milieuvergunningen, bouwvergunningen en adviezen in verband met deze vergunningen, zoals adviezen Onroerend Erfgoed bij werkzaamheden aan monument.
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.Precedentswaarde of zicht op historische toestand bepaald perceel.
Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 2°
Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met inspecties of sancties (waaronder administratieve geldboetes zoals GAS-boetes).
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.Artikel 44/10 Wet op het politieambt - ‘De persoonsgegevens en informatie die in de A.N.G. worden verwerkt voor doeleinden van bestuurlijke of van gerechtelijke politie worden gedurende dertig jaar gearchiveerd.’.
De handhaving van regelgeving
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 3°
Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met handhaving (waaronder bestuurlijke handhaving).
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.Artikel 44/10 Wet op het politieambt - ‘De persoonsgegevens en informatie die in de A.N.G. worden verwerkt voor doeleinden van bestuurlijke of van gerechtelijke politie worden gedurende dertig jaar gearchiveerd.’.
Het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 4°
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.
Een attest dat impact heeft op een zakelijk recht
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 5°
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.
De verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 6°
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.
Een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 7°
Motivering
Afstemming op gebruikelijke bewaartermijn voor medische gegevens.
30 jaar
Vastgelegd met oog op mogelijke toekomstige (verzekerings)procedures.
Een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 8°
Motivering
Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
verjaren door verloop van dertig jaar’.
Maximale bewaartermijn van 110 jaar
...
Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1°
Motivering
Van belang voor (her)berekening pensioen.
beschikbaar zolang personeelslid leeft.
Elke persoon kan op elk moment pensioen opnieuw laten berekenen.
Medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen
...
Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 3°
Motivering
Artikel 20/1 Decreet betreffende de kwalificatiestructuur - ‘De erkende kwalificaties, vermeld in artikel 19, en de erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, vermeld in artikel 20, worden maximaal 110 jaar bewaard.’.