...
Alle organisaties die naast 'Archief Overdragen' ook de dienst 'Depotbeheer' afnemen, dienen een depot met opslaglocaties op te zetten. Het aanmaken van opslaglocaties gebeurt aan de hand van een import-sjabloon. Deze wordt in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld. Voor elke kolom in de importtemplate dienen de nodige gegevens te worden ingevuld. Het sjabloon bevat de volgende kolommen:
| Expand |
|---|
|
Indien je organisatie archieven bewaard in verschillende gebouwen, kunnen meerdere gebouwen worden ingevuld. |
| Expand |
|---|
|
Dit is een specifieke ruimte binnen een gebouw. Je kan uiteraard per gebouw meerdere ruimtes definiëren. |
| Expand |
|---|
|
Opeenvolgende rekken naast elkaar, met een begin- en eindpunt. Alle rekken behoren tot dezelfde rij. Vaak worden twee rijen tegenover elkaar geplaatst (bijv. rij 1 – rij 2) waardoor een gang ontstaat tussen twee rijen. |
| Expand |
|---|
|
Een rek is een kleiner onderdeel van een rij. Verschillende rekken naast elkaar vormen samen een rij. Zelf is een rek verder onderverdeeld in planken. |
| Expand |
|---|
|
Dit is de ‘kleinste’ opslag-eenheid. Bij de acties wegzetten, uithalen of terugplaatsen van verpakkingen wordt telkens het label van de locatie gescand waarmee een verpakking is gekoppeld. |
| Expand |
|---|
|
Dit is de referentie naar de huidige/oude locatie en is geen verplicht veld. Als je wel velden invult, moeten ze uniek zijn en mogen niet herhaald worden. Door dit op te nemen in het import-sjabloon kan je achteraf steeds controleren welke nieuwe locatie correspondeert met de huidige/oude locatie. Je kan de ‘Legacy ID’ leeg laten als het gaat om volledig nieuwe of nog lege opslaglocaties. Wanneer je later reeds overgedragen archief wenst te migreren (zie handleiding Archief overdragen) naar de toepassing, is het wel van belang om een ‘Legacy ID’ in te vullen: Het is niet mogelijk om deze achteraf nog te importeren; De ‘Legacy ID’ is nodig om het import-sjabloon van een migratie correct in te vullen. In het migratiesjabloon wordt het veld aangeduid als ‘Legacy locatie ID’.
|
| Expand |
|---|
| title | Hoogte, breedte en diepte van een plank |
|---|
|
...
De afmetingen van een plank kunnen ook worden meegegeven. De maateenheid is millimeter (mm). |
Een ingevuld sjabloon lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen dat hiervoor een ticket aanmaakt bij de softwareleverancier. Deze laatste is verantwoordelijk voor het importeren en aanmaken van de opslaglocaties in het systeem.
...