| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: verplicht Doel: Je geeft de naam van de serie in Best practice: Deze waarde moet duidelijk aangeven waarover de serie handelt en moet bijgevolg altijd betekenisvol ingevuld zijn. Aangezien de applicatie deze naam toont in de overzichtslijsten van series hebben alle gebruikers er baat bij dat op basis van de titel meteen ‘high-level’ de inhoud van de serie duidelijk is. Let wel op om de titel niet langer dan nodig te maken. Bondig, maar duidelijk is het doel. In de meeste gevallen wordt hier ook een redactionele vorm verwacht: ‘dossiers inzake…’, documentatie over…', ‘beeldmateriaal van…’. Gebruik geen afkortingen in de naam maar schrijf deze voluit. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruikt de selectiecommissie https://woordenlijst.org/ aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Afkortingen als CBS voor College Burgemeester & Schepenen zijn niet toegelaten. Als er een benaming bestaat die afkomstig is uit de wet- of regelgeving, moet deze hier ingevuld worden. Een serie 'vergunningen met betrekking tot de omgeving' zal bijvoorbeeld afgekeurd worden aangezien het Decreet betreffende de omgevingsvergunning het duidelijkg over 'omgevingsvergunning heeft. De correct titel voor de serie is dus 'omgevingsvergunningen'. Via een zoekopdracht in de Vlaamse Codex (https://codex.vlaanderen.be/ ) of het Belgisch Staatsblad (https://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm ) kan je al veel te weten komen. Voorbeelden:
|
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: niet verplicht Doel: Je geeft meer info over de gekozen termijnspecificatie. Best practice: De argumentatie voor de gekozen termijnspecificatie is best bondig, maar duidelijk. Maar in enkele zinnen duidelijk waarom de gekozen specificatie de correcte is. Hoewel dit veld niet verplicht is, kan dit verduidelijking geven aan de bevoegde selectiecommissie. Voorbeeld: Als de termijnspecificatie “na publicatie van het informatieobject" is dan kan hier verduidelijkt worden waar of hoe (website, monografie, Belgisch Staatsblad, …) deze publicatie gebeurt. |
Bestemming
| Note |
|---|
Heeft jouw serie de bestemming bewaren of bewaren van steekproef en bevatten de dossiers persoonsgegevens? Verwijs dan naar de AVG! Meer info: Bestemming van een serie |
Bestemming
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan of de dossiers van de serie na afloop van de administratieve en/of wettelijke bewaartermijn bewaard, bewaard na steekproef of vernietigd zullen worden. Best practice: Indien dossiers duidelijk maatschappelijk-culturele waarde hebben, kies dan voor bewaring. De serie wordt permanent (tot in de eeuwigheid) bewaard. Bij een groot aantal dossiers kan bewaring na steekproef een interessante keuze zijn indien na steekproef de geselecteerde dossiers nog representatief zijn voor het geheel. Slechts de steekproef van de serie wordt permanent bewaard. De rest wordt vernietigd. Bij afwezigheid van maatschappelijk-cultureel nut is vernietiging de aangewezen keuze. De dossiers van de serie worden, conform de heersende procedures, op een gecontroleerde manier vernietigd. Voorbeeld: 'vernietigen' |
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: aanvink-vakje Aard: niet verplicht Doel: Je geeft aan of dossiers van deze serie die een persoonsidentificatienummer bevatten raadpleegbaar zijn via Mijn Burgerprofiel of niet. Best practice: Indien je in het E-depot dossiers van de serie oplaadt die een rijksregisternummer (RRN) of BIS-nummer bevatten, dan worden deze opgenomen in Mijn Burgerprofiel indien het aanvink-vakje niet is aangevinkt. Concreet betekent dit dat wanneer je je inlogt op Mijn Burgerprofiel, je in de toekomst de dossiers uit het E-depot zal kunnen raadplegen waar je RRN of BIS-nummer aan gekoppeld is. Indien jouw organisatie een serie aanmaakt waarvan er in de toekomst mogelijk dossiers met een gekoppeld RRN of BIS-nummer in het E-depot zullen verschijnen, dan kan het aangeraden zijn om dit vakje wel aan te vinken. Indien je dit doet, worden de dossiers niet opgenomen in Mijn Burgerprofiel ondanks dat ze een RRN of BIS-nummer bevatten.
Voorbeeld: aanvinken indien het om tuchtdossiers gaat, je wilt immers niet dat deze kunnen doorstromen naar het Burgerprofiel. De integratie tussen Serieregister / E-depot en het Burgerprofiel is nog niet opgezet, momenteel stroomt er dus geen informatie uit het E-depot door naar Burgerprofiel. |
Trefwoorden
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: niet verplicht Doel: Je vult trefwoorden in die van toepassing zijn op de serie. Best practice: Geef een aantal woorden in die de serie optimaal omschrijven en waarvan verwacht wordt dat gebruikers deze woorden zullen ingeven om de serie te zoeken in de applicatie of in de portalen. Let op! Wanneer je meerdere woorden samen als een trefwoord opslaat, zal dit ook een zoekterm worden.
|
...