...
De selectiecommissie beschikt bij het beoordelen van series over twee opties: goedkeuren of afkeuren. Een goedgekeurde serie wordt gepubliceerd. Je krijgt hiervan een melding in de notificatielijst. Een afgekeurde serie verschijnt met een correctietaak in de takenlijst waarbij de selectiecommissie de nodige commentaar heeft toegevoegd. Op basis hiervan kan je de nodige correcties doorvoeren en de serie opnieuw indienen.
...
| Panel |
|---|
| panelIconId | atlassian-info |
|---|
| panelIcon | :info: |
|---|
| bgColor | #F4F5F7 |
|---|
|
Afkeuren:Je kopieert een gepubliceerde serie van een andere organisatie, maar je wijzigt in de metadata de vermeldingen naar de originele organisatie niet naar jouw organisatie. Vermeldingen naar (oude) selectielijsten in motiveringen voor bewaartermijnen en bestemmingen. Er wordt foutief afgeweken van de sjabloonserie.
Aandachtspunten: |
Naam serie
| Panel |
|---|
| panelIconId | atlassian-info |
|---|
| panelIcon | :info: |
|---|
| bgColor | #F4F5F7 |
|---|
|
Afkeuren:Afkortingen in de naam van de serie. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruiken we https://woordenlijst.org/ aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Deze mogen ook elders in de serie (bv. beschrijving) voorkomen. De serie 'Notulen van het College Burgemeester en schepenen' schrijf je bijvoorbeeld voluit en niet 'Notulen CBS'. Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen. De naam van de serie komt niet overeen met wat er in de beschrijving staat.
Aandachtspunten: Gebruik zo veel mogelijk de redactionele vorm: 'dossiers inzake..', 'stukken met betrekking tot...', 'documentatie over...'. Selectiecommissie Gemeenten: Gebruik meervoudsvormen: dossiers, registers, stukken, documenten, foto’s…
Bij het vermelden van een andere serie de titel altijd tussen aanhalingstekens zetten vb.: 'Mandaten van het college'
|
...
| Panel |
|---|
| panelIconId | atlassian-info |
|---|
| panelIcon | :info: |
|---|
| bgColor | #F4F5F7 |
|---|
|
Afkeuren:De wettelijke bewaartermijn is niet correct afgeleid uit de regelgeving. De wettelijke bewaartermijn van de serie is korter dan in de regelgeving wordt aangegeven. Er is een wettelijke bewaartermijn opgenomen in een sjabloonserie, maar deze wordt niet gerespecteerd bij de ingediende serie. We gaan ervan uit dat de beheersregels in sjabloonseries als minimale bewaartermijn zijn opgevat en dat hiervan niet naar beneden mag afgeweken worden. Er is tegenspraak tussen de ingevoerde waarde van de bewaartermijn en de motivering van de bewaartermijn (bv. 10 jaar als bewaartermijn en in de motivering staat 7 jaar vermeld). Een administratieve bewaartermijn (per ongeluk) ingevuld bij de wettelijke bewaartermijn of omgekeerd. Er is voor de verkeerde termijnspecificatie gekozen of deze is in tegenspraak met de motivering of beschrijving. Informatie die thuishoort bij de motivering van de bewaartermijn, werd foutief in de verduidelijking van de termijnspecificatie ingevuld of omgekeerd. Er is in de motivering geen concrete verwijzing opgenomen naar de regelgeving waarop de wettelijke bewaartermijn gebaseerd is. Hiermee bedoelen we: naam van de regelgevende tekst + datum van de regelgevende tekst + het artikel (of de artikels) + de motivatie van de gekozen bewaartermijn. Er in de motivering enkel gemotiveerd wordt op basis van verouderde regelgeving die niet meer van toepassing is. Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een wettelijke bewaartermijn wordt verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten. Deze heeft geen juridische waarde.
Aandachtspunten:Blijf bij het bepalen van de bewaartermijn zo dicht mogelijk bij de verwijzing in de concrete wetgeving of bij de precieze verjaringstermijn. Voer de langste bewaartermijn in als er meerdere wettelijke bewaarstermijnen van toepassing zijn. Vermeld wel alle regelgeving die van toepassing is. Maak een vertaalslag als de bewaartermijn moet worden afgeleid uit een combinatie van verschillende regelgevende teksten. Soms staat er in de regelgeving enkel een kwalitatieve aanduiding (bv. bijhouden om eventuele latere pensioenherberekeningen nog mogelijk te maken). Vertaal die aanduiding naar een concreet getal (bv. 110 jaar na geboorte). Selectiecommissie gemeenten: bij series met enkel een administratieve bewaartermijn en bestemming vernietigen laat de selectiecommissie geen bewaartermijnen toe van langer dan 100 jaar.
|
Bestemming
| Panel |
|---|
| panelIconId | atlassian-info |
|---|
| panelIcon | :info: |
|---|
| bgColor | #F4F5F7 |
|---|
|
Afkeuren:In de motivering voor een serie met bestemming bewaren of vernietigen wordt toch nog een selectie in de dossiers van de serie gemaakt. In dat geval moeten twee of meerdere afzonderlijke series worden ingediend, conform hun verschillende beheersregels. Er is tegenspraak in de motivering tussen verschillende series onderling. Bv. serie X wordt vernietigd omdat serie Y permanent bewaard wordt, maar uiteindelijk blijkt dat serie Y ook voor vernietiging in aanmerking te komen. Er is tegenspraak tussen de aangeduide waarde van de bestemming en de motivering van de bestemming (bv. vernietigen als bestemming en in de motivering staat uitgelegd waarom permanente bewaring aangewezen is). Een motivering geen appreciatie bevat van het bredere ‘cultureel/historisch/maatschappelijk belang’. Enkele voorbeelden: “Deze dossiers bieden inzicht in het beleid rond ... en hebben daarom een blijvende cultureel-maatschappelijke waarde die permante bewaring rechtvaardigt.” “Deze serie biedt een overzicht van gegevens rond ... en zijn daarom op lange termijn van grote waarde voor later statistisch, historisch en ander wetenschappelijk onderzoek.” “Deze dossiers bieden inzicht in de werking en het gevoerde beleid binnen [NAAM ORGANISATIE]. Ze hebben daarom een blijvende cultureel-maatschappelijke waarde op lange termijn.”
Selectiecommissie Vlaamse Overheid: de motivering letterlijk werd overgenomen van een sjabloonserie zonder dat ze op maat werd gemaakt van de eigen entiteit. Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een bestemming wordt enkel verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten zonder extra uitleg.
Aandachtspunten: Stem de motivering bij voorkeur inhoudelijk af op een sjabloonserie (als die bestaat). Motiveer een eventuele afwijkende bestemming altijd grondig. Selectiecommissie gemeenten: voor series waarvan 1 jaar op 6 bewaard moet worden (alle dossiers uit één jaar per beleidsperiode) vraag de selectiecommissie om een steekproef van 20% toe te passen en in de motivering expliciet aan te geven dat het om een steekproef van 1 jaar op 6 gaat. Als je het E-depot gebruikt en maar enkele dossiers van de serie permanent wilt bewaren, kies je voor bestemming vernietigen en geef je in de motivering dat bepaalde dossiers omwille van historische/speciale waarde/juridische waarde toch bewaard worden. Bij import van die dossiers in het E-depot kan je vervolgens toch de bestemming bewaren kiezen.
|
...