Inhoud
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
De kans is groot dat je organisatie reeds archief in een depot bewaard. Deze informatie hoeft dus niet opnieuw te worden verpakt en getransporteerd. Om ook dit archief te kunnen beheren en aanvragen te behandelen via de toepassing Depotbeheer, dient het te worden gemigreerd. In dit onderdeel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een migratie aanpakt.
Stappenplan migratie
| Info |
|---|
De migratie wordt opgedeeld in volgende stappen:
|
Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken
...
Alle informatie, ongeacht de drager (digitaal of analoog) die je wenst op te nemen in de toepassing, dient aan een gepubliceerde serie te worden gekoppeld. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar handleiding Serieregister.
Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)
...
Straatnaam
Huisnummer
Busnummer
Postcode
Gemeente
...
In het Serieregister kan je per serie bekijken welke extensies beschikbaar zijn. Extensies die je wil gebruiken in het E-depot, dien je te activeren op een serie. Je kan daarbij kiezen of je een extensie wil toekennen aan dossiers en/of onderliggende stukken. Op die manier zijn de beschrijvingen van al je dossiers gestandaardiseerd, wat het zoeken achteraf makkelijker maakt. Vind je niet wat je zoekt of wil je een nieuwe extensie laten aanmaken? Contacteer dan digitaalarchief@vlaanderen.be.
| Note |
|---|
Belangrijk: in het huidige systeem kan je extensies niet retroactief beschikbaar maken op dossier en stukken. Je brengt dus best op voorhand in kaart op welke metadata/extensies je achteraf nog moet kunnen zoeken. |
...
Je analoge, reeds overgedragen archief is wellicht beschreven in een (digitale) inventaris, een Excel-formulier, een database... maar mogelijk liggen deze beschrijvingen nog niet in lijn van de metadata- en extensievelden in het E-depot. Hieronder volgen een aantal tips en vragen die je kan toepassen om de wijze waarop je analoog archief beschreven is af te stemmen op het E-depot.
A) Een beschrijving in bijv. een klassieke inventaris is soms lang. Verschillende onderdelen daarvan kunnen worden opgenomen in metadatavelden of extensies van het E-depot.
bijvBijv. het dossier "9876 renovatiepremie Iris Lemmens Stationsstraat 22 3090 Overijse 20210321"
...
| Note |
|---|
Maak dus steeds de afweging:
|
B) Enkele tips bij het opstellen of aanpassen van beschrijvingen:
Maak dossier- en stuknamen uniek en betekenisvol. Op die manier kunnen collega's of burgers makkelijk dossiers opzoeken zonder de inhoud te kennen.
Vermijd afkortingen. Een afkorting kan voor jou heel logisch lijken maar over 5 jaar is dat mogelijk niet meer het geval. Bovendien is het moeilijk om hierop te zoeken wanneer iemand een deel van de afkorting niet kent.
Een beschrijving is bij voorkeur meer dan een dossiernummer of -code. Iemand die niet weet wat de nummers of codes betekenen, gaat daar niet op kunnen zoeken.
Vermijd schrijffouten en synoniemen, maak gebruik van de juiste terminologie. Alternatieve schrijfwijzen kan je eventueel opnemen in een extensieveld of als trefwoord.
| Tip |
|---|
Voorbeelden duidelijke beschrijvingen:
|
| Warning |
|---|
Voorbeelden onduidelijke beschrijvingen:
|
Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen
...
Om het import-sjabloon te downloaden dien je aan te melden in het E-depot. Vervolgens selecteer je op de navigatiebalk (links op het scherm) de actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Dossiers importeren'. Je komt terecht in een nieuw venster met de optie om een serie te selecteren. Selecteer de gewenste serie en klik vervolgens op ‘Importsjabloon downloaden'. Onderstaande figuren geven een overzicht van een standaard sjabloon van een serie met één extra extensie. Nadere toelichting volgt na de figuren.
...
| Note |
|---|
Belangrijke opmerkingen bij het invullen van het sjabloon |
1) Oefenen met het sjabloon
Houd er rekening mee dat het sjabloon abstractie maakt van de logica en ondersteuning in het E-depot. Ben je niet zeker welke metadata verplicht zijn of welke waarden ze mogen bevatten? Oefen op voorhand met het manueel aanmaken van analoge dossiers in de testomgeving van het E-depot (linker navigatiebalk > actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Nieuw dossier maken'). Door de handelingen manueel uit te voeren begrijp je beter hoe het systeem werkt, wat de volgorde is bij processen.
Oefen vervolgens een keer met een import-sjabloon.
Vul steeds eerst het dossier in en pas daarna, in de volgende rijen, de stukken.
Let erop dat je de minimaal verplichte metadata op dossier- en/of stukniveau invult.
DOSSIER
Naam
Openingsdatum
Sluitingsdatum
STUK
Naam
Creatiedatum
2) Een sjabloon bevat logica voor invoer van digitale dossiers
Wees ervan bewust dat het sjabloon is opgestelt opgesteld voor de invoer van digitale informatie, waarbij het sjabloon samen met digitale dossiers wordt aangeboden aan het systeem als een SIP. In het geval van analoge beschrijvingen bevat de SIP alleen het import-sjabloon.
Kolom A ('Path in SIP') bevat de padnamen van dossiers en stukken zoals ze voorkomen in de SIP. Kolommen B en C bevatten formules. Kolom B gaat op basis van de padnaam na of een beschreven object een dossier is of een stuk, het onderscheid wordt gemaakt op basis van een '/'. Kolom C geeft aan wat de referentie is van het dossier (= alles wat voor de eerste '/' staat), zodat stukken in het E-depot bij het juiste dossier terecht komen.
Deze formules zijn aanwezig tot en met rij 2001 in het sjabloon. Heb je meer rijen nodig, dan sleep je best eerst de formules door in het blanco sjabloon. Nadien kan je de informatie toevoegen. 9.999 (rij 10.000) is het maximaal aantal rijen dat je per sjabloon mag invullen en door het systeem laten verwerken.
Doorgaans wordt de naam van een dossier zowel ingevoerd in kolom A 'Path in SIP' als in kolom E 'Naam'. Echter, stel dat in het verleden dossiernamen '/' bevatten levert dit een probleem op in relatie tot de eerste drie kolommen.
BijvBijv. de dossiernaam "Premie Iris Lemmens 2021/03/21" wordt in het sjabloon als volgt opgevat:
...
Door Door de formules wordt het deel voor de eerste '/' ("Premie Iris Lemmens 2021") geïnterpreteerd als het dossier, het deel "03" als een submap en het deel "21" na de laatste '/' als het stuk. Dit leidt niet tot het gewenste resultaat want je dossier wordt nu een stuk. Tevens zal de import falen omdat in het sjabloon niet eerst het dossier wordt beschreven.
Bevatten je dossier- en stuknamen één of meerdere '/'? Dan kan je hier op de volgende manieren mee omgaan:
Bekijk de optie of mogelijkheid om de '/' efficiënt, geautomatiseerd te verwijderen uit de naam (bijv. een datum opnemen in een ander metadatveld) of te vervangen door een spatie of koppelteken.
Bijv. "Premie Iris Lemmens 2021/03/21" wordt "Premie Iris Lemmens 2021-03-21".
Aangezien je bij invoer van analoge informatie alleen het sjabloon invoert in de SIP, zou je ervoor kunnen kiezen om een dummy-waarde mee te geven in kolom A (zie onderstaand voorbeeld). Je volgt dan nog steeds de ingebouwde logica met formules. In het veld 'Naam' kan je een dossiernaam met '/' invoeren.
Het systeem registreert de delen gescheiden door een '/' in het veld 'Path in SIP' en geeft deze bij elk dossier als filter weer. Nadeel is dat de dummy-waarde hier dus als filter wordt weergegeven. Dit laatste kan je ondervangen door een meer relevante waarde als dummy te gebruiken, bijv. een dossiernummer.
Wens je nog extra analoge stukken te beschrijven bij een dossier? Controleer dan voorafgaand aan het invullen dat de stuknaam geen '/' bevat, want dan ontstaat hetzelfde probleem. Vul in kolom A ('Path in SIP) desnoods "dummy-waarde dossier"/"dummy-waarde stuk" in. Het is aanbevolen om tijdens of na het invullen te controleren of tussen elk dossier en bijhorende stuk (en eventuele submappen) een '/' staat.
Merk ook op dat je dossiers en stukken verschillende waarden kan geven in de velden 'Path in SIP' en 'Naam'. Het zijn evenwel de waarden uit het veld 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.
Sjabloon met formules in kolom B en C, en met dummy-waarden (kolom A en C).
...
Tot slot zou je de formules uit de kolommen B en C kunnen weghalen. Op die manier kan je eigenlijk eender wat invullen in kolom A, zonder gevolg in de twee volgende kolommen. Zo kan je heel flexibel omspringen met het sjabloon.
| Note |
|---|
Echter, het grote nadeel is dat de logica |
...
dossierstuk (en eventuele submappen) volledig weg is, waardoor het ten zeerste aanbevolen is om meer controles in te bouwen tijdens en na het invullen van het sjabloon. Derhalve raden we deze methode af. |
Ook hier geldt:
...
Dummy-waarden worden weergegeven als filter bij een dossier;
...
Voor dossiers en stukken in 'Path in SIP' en in 'Naam' verschillende waarden worden ingevuld. Evenwel is het de waarde uit 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.
Wanneer een waarde met '/' in kolom A combineert met "dossier" in kolom B, dan wordt het gedeelte na de '/' NIET weergegeven als filter.
Import-sjabloon zonder formules in Kolom B en C.
Resultaat van de invoer in het E-depot (dossier "Premie Iris Lemmens 2021/03/21").
Resultaat van de invoer in het E-depot (dossier "Dossier met dummy-waarden").
3) Specifiek voor analoog archief
Het systeem vult de ‘Naam’ niet automatisch in voor analoge stukken. Indien dit veld niet wordt ingevuld in het sjabloon, vult het systeem automatisch de dossiernaam in.
Voor analoge beschrijvingen dient in de kolom ‘Analoog?’ de waarde ‘Ja’ te staan. Bevat de kolom de waarde ‘Nee’ of geen waarde dan beschouwd het systeem dit als een digitaal dossier of stuk;
Eenzelfde verpakking (archiefdoos) kan niet op twee verschillende locaties staan.
Voor elke beschrijving (= een lijn/rij in het import-sjabloon) zijn bij een migratie de volgende vier kolommen verplicht in te vullen per verpakking:
Origineel |
...
doosnummer | Het oude/huidige nummer van de archiefdoos. |
Legacy locatie |
...
ID | De locatie in het depot, zie ook de handleiding Depotbeheer (onderdeel Verpakkingen wegzetten in het depot) |
...
. | |
Legacy range | Dit veld geeft de mogelijk om een bereik mee te geven indien een beschrijving niet aan een specifieke locatie is gekoppeld, bijv. ‘Rij 1/Rek 2/Plank 5 - Rij 1/Rek 6/Plank 1. |
...
Verpakkingstype | Een vooraf gedefinieerd type van verpakking. |
Indien een beschrijving fysiek verpakt zit in meerdere verpakkingen, dan dien je de vier bovenstaande kolommen te kopiëren, zodat deze voor elke verpakking kunnen worden ingevuld.
...
Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren
...
Beschrijvingen worden niet juist herkent herkend als dossier of stuk;
Beschrijvingen worden niet juist herkent herkend als analoog;
Stukken komen terecht in verkeerde dossiers;
Informatie en metadata worden verkeerd gekoppeld;
De koppeling beschrijving-verpakking-locatie is niet juist;
De volledige invoer faalt;
…
...