Page Comparison

Afkeuren:

• Afkortingen in de naam van de serie. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruiken we https://woordenlijst.org/ aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Deze mogen ook elders in de serie (bv. beschrijving) voorkomen. De serie 'Notulen van het College Burgemeester en schepenen' schrijf je bijvoorbeeld voluit en niet 'Notulen CBS'.

• Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen.

• De naam van de serie komt niet overeen met wat er in de beschrijving staat.

Aandachtspunten:

• Gebruik zo veel mogelijk de redactionele vorm: 'dossiers inzake..', 'stukken met betrekking tot...', 'documentatie over...'.

• Selectiecommissie Gemeenten:

  • Gebruik meervoudsvormen: dossiers, registers, stukken, documenten, foto’s…

• Bij het vermelden van een andere serie de titel altijd tussen aanhalingstekens zetten vb.: 'Mandaten van het college'

  • ​​​​​​​​​​​​​​Eventueel kan je hier nog de link of unieke ID aan toevoegen tussen haakjes.

Afkeuren:

• De wettelijke bewaartermijn is niet correct afgeleid uit de regelgeving.

  • ​​​​​​​Vb. Je verwijst naar een wetsartikel waaruit je een bewaartermijn van 10 jaar afleidt terwijl correcte interpretatie een bewaartermijn van 11 jaar aangeeft.

• De wettelijke bewaartermijn van de serie is korter dan in de regelgeving wordt aangegeven.

• Er is een wettelijke bewaartermijn opgenomen in een sjabloonserie, maar deze wordt niet gerespecteerd bij de ingediende serie. We gaan ervan uit dat de beheersregels in sjabloonseries als minimale bewaartermijn zijn opgevat en dat hiervan niet naar beneden mag afgeweken worden.

• Er is tegenspraak tussen de ingevoerde waarde van de bewaartermijn en de motivering van de bewaartermijn (bv. 10 jaar als bewaartermijn en in de motivering staat 7 jaar vermeld).

• Een administratieve bewaartermijn (per ongeluk) ingevuld bij de wettelijke bewaartermijn of omgekeerd. 

• Er is voor de verkeerde termijnspecificatie gekozen of deze is in tegenspraak met de motivering of beschrijving.

• Informatie die thuishoort bij de motivering van de bewaartermijn, werd foutief in de verduidelijking van de termijnspecificatie ingevuld of omgekeerd.

• Er is in de motivering geen concrete verwijzing opgenomen naar de regelgeving waarop de wettelijke bewaartermijn gebaseerd is. Hiermee bedoelen we: naam van de regelgevende tekst + datum van de regelgevende tekst + het artikel (of de artikels) + de motivatie van de gekozen bewaartermijn.

• Er in de motivering enkel gemotiveerd wordt op basis van verouderde regelgeving die niet meer van toepassing is.​​​​​​​

• Selectiecommissie gemeenten: bij de motivering voor een wettelijke bewaartermijn wordt verwezen naar de algemene selectielijst voor gemeenten. Deze heeft geen juridische waarde.

Aandachtspunten:

• Blijf bij het bepalen van de bewaartermijn zo dicht mogelijk bij de verwijzing in de concrete wetgeving of bij de precieze verjaringstermijn.

• Voer de langste bewaartermijn in als er meerdere wettelijke bewaarstermijnen van toepassing zijn. Vermeld wel alle regelgeving die van toepassing is.

• Maak een vertaalslag als de bewaartermijn moet worden afgeleid uit een combinatie van verschillende regelgevende teksten. Soms staat er in de regelgeving enkel een kwalitatieve aanduiding (bv. bijhouden om eventuele latere pensioenherberekeningen nog mogelijk te maken). Vertaal die aanduiding naar een concreet getal (bv. 110 jaar na geboorte).

• Selectiecommissie gemeenten: bij series met enkel een administratieve bewaartermijn en bestemming vernietigen laat de selectiecommissie geen bewaartermijnen toe van langer dan 100 jaar.