...
...
...
| Page Tree |
|---|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
Context
Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:
Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving komt die de bewaartermijn expliciet vermeld
Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen
Series met enkel een administratieve bewaartermijn
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek expliciet vermeld wordt
Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken.
In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 vallenvalt.
Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.
Stappenplan review
Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context
| Tip |
|---|
|
Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ
Veelgestelde vragen (FAQ)
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Info |
|---|
Wat moet ik doen als er meerdere categorieën van bestuursdocumenten in de dossiers van een serie zitten met verschillende maximale bewaartermijnen? |
In dat geval moet je in de motivering voor jouw bewaartermijn twee keer naar het bestuursdecreet verwijzen. Uiteindelijk hanteer je de langste bewaartermijn.
Vb: Ontvangen klachten en meldingen valt onder Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1° en 3°, maar omdat beiden een maximale bewaartermijn hebben van 5 jaar is er geen impact. Je moet wel naar beiden verwijzen in jouw motivering.
| Info |
|---|
Wat moet ik doen met de bestaande wettelijke en/of administratieve bewaartermijnen van series die ik moet aanpassen? |
Afhankelijk van de situatie zal je bestaande bewaartermijnen moeten schrappen of behouden
Via onderstaand diagram kan je opzoeken hoe je de aanpassing moet uitvoeren.
...
| Info |
|---|
Moet ik altijd de maximale bewaartermijn hanteren als ik een serie aanpas? |
Nee, het aangepaste decreet schrijft maximale bewaartermijnen voor. Het gaat dus niet om minimale of exacte bewaartermijnen. Dit betekent dat je mits een goede verantwoording voor een bepaalde serie een lagere bewaartermijn kan hanteren dan de maximale bewaartermijn.
Vb.: Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1° schrijft voor dat voor personeelsdossiers en afgeleide documenten er een maximale bewaartermijn van 110 jaar na geboorte geld, maar sommige afgeleide documenten zoals ziektebriefjes moeten zeker niet volgens de maximale bewaartermijn bewaard worden. Je zal dus voor elke serie de afweging moeten maken of je de maximale bewaartermijn hanteert of je dossiers van een bepaalde serie minder lang wil bewaren.
| Info |
|---|
Wat is het verschil tussen een specifieke- en een niet-specifieke wettelijke bewaartermijn |
Specifieke wettelijke bewaartermijn schrijven zwart op wit een bewaartermijn voor. In de tekst komen dan ook woorden als bewaard en bewaartermijn voor:
De dossiers worden bewaard gedurende een termijn van X jaar
De bewaartermijn is X jaar voor… [opsomming van types van document of dossier]
De organisatie bewaart het dossier gedurende X jaar
Je kan een lijst met specifieke bewaartermijnen hier terugvinden: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/A4CZEQ
Niet-specifieke wettelijke bewaartermijn zijn bewaartermijnen die niet zwart op wit in de regelgeving staan, maar afgeleid worden de tekst:
...
Artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek: Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. Veel series hebben een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat alle documenten die het onderwerp kunnen zijn van persoonlijke rechtsvorderingen 10 jaar bewaard moeten worden.
...
Transitieperiode
Vanaf maandag 21 oktober start er een transitieperiode. Tijdens deze periode vragen de selectiecommissies om enkel series in te dienen die voldoen aan één van drie onderstaande voorwaarden:
De ingediende serie werd aangepast op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen en moet opnieuw geëvalueerd worden door de selectiecommissie
De ingediende serie is nodig om archief te kunnen vernietigen. Het gaat in dit geval dus enkel om series met bestemming ‘vernietigen’
De ingediende serie is nodig om gebruik te maken van andere toepassingen van Digitaal Archief Vlaanderen: E-depot en Depotbeheerstool
Alle nieuw ingediende series worden vanaf 14 oktober 2024 ook beoordeeld op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen.
Indien je series indient die niet onder een van de voorwaarden vallen, zal de selectiecommissie deze serie wel evalueren en vervolgens contact opnemen met de vraag om dergelijke series in de toekomst niet meer in te dienen.
...
Infosessies
Tussen juni en september 2024 werden drie infosessies gegeven waar onder andere ingegaan werd op de impact van het aangepaste decreet op de series in het Serieregister. De presentatie kan je hier raadplegen:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Begeleidingssessies
Om alle organisaties de nodige ondersteuning te bieden om waar nodig series aan te passen, worden er begeleidingssessies georganiseerd. Na het geven van de nodige context komt het stappenplan aan bod om series aan te passen. Hoe pas je een serie correct aan, welke metadata pas je wel of niet aan en waar moet ik opletten als ik later een nieuwe serie aanmaak? Het zijn allemaal vragen waarop je tijdens de opleiding een antwoord krijgt. Achteraf kan je volledig zelfstandig de nodige aanpassingen doorvoeren in het Serieregister.
Disclaimer
Deze opleidingen zijn enkel voor medewerkers van organisaties die klant zijn van het Serieregister én gepubliceerde series hebben. Let ook op dat je je inschrijft voor een sessie voor het toepassingsgebied waar jouw organisatie toe behoort. Er zijn aparte sessies voor lokale besturen en entiteiten van de Vlaamse Overheid!
Doelgroep
Informatiebeheerders, archivarissen en archiefmedewerkers van organisaties die zijn aangesloten op het Serieregister.
Niveau en voorkennis
Je kan werken met het Serieregister en hebt idealiter de basisopleiding Serieregister gevolgd.
Voorwaarden
Jouw organisatie is aangesloten op het Serieregister en heeft gepubliceerde series.
DATA
Presentatie
| View file | ||
|---|---|---|
|
25/11/24 10u-12u Brussel Belpaire - 05.N.05
Min. 8 personen – max. 25 personen
26/11/24 13u-15u VAC Leuven - 00.5A - Pater Damiaanplein
Min. 8 personen – max. 19 personen
5/12/24 10u-12u Brussel Belpaire - 03.Z.01
Min. 8 personen – max. 39 personen
10/12/24 9u45 – 11u45 Brussel Belpaire - 05.N.06
Min. 8 personen – max. 25 personen
Stappenplan review
Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context.
| Tip |
|---|
|
Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ