...
Schonen is niet hetzelfde als vernietigen. Dit betekent dat er Bij schonen raak je niet aan de inhoud of de integriteit van het dossier.
Er moet dus geen rekening gehouden dient te worden met de verschillende vernietigingsscenario’s en dat er ook geen gedateerde verklaring voor vernietiging dient bijgehouden te worden.
...
dossiers kunnen aanzienlijk teruggebracht worden in omvang.
schonen draagt bij aan het duurzaam bewaren van analoog archief. Door schadelijke materialen zoals nietjes te verwijderen, kunnen deze ook geen invloed hebben op het papier.
leidt tot plaatsbesparing.
In een digitale context is de neiging om werkversies en dergelijke te bewaren vaak groter. Hierdoor wordt het moeilijk om snel terug de juiste informatie te vinden. Schonen zorgt voor meer overzicht.
Het bespaart de depotmedewerkers een heleboel extra werk wanneer zij dossiers, die worden opgevraagd, inscannen.
Wat kan concreet verwijderd worden bij schonen?
...
dubbels, kopieën, sjablonen, blanco’s en lege formulieren
werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, rekenbladen met tijdelijke taakverdelingen, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen … tenzij die van administratief-juridisch belang zijn
drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, nieuwsbrieven …)
grote metalen Metalen hechtingsmechanismen (nietjes, paperclips ...)
ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf
plastiek en elastiek
voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. Bij wet- en regelgeving kan het bijvoorbeeld wel van belang zijn om voorgaande versies te bewaren.
CD’s en Diskettes zijn digitale dragers en horen niet thuis in een analoog archief. Om deze correct te bewaren, dien je ze in te lezen en te bewaren of toe te voegen aan je digitaal archief.
...