Voorwaarde: opslaglocaties aanmaken

1. Algemeen

Om Depotbeheer optimaal te kunnen gebruiken, dienen de opslaglocaties gekend te zijn in het systeem. Deze pagina van de handleiding beschrijft hoe dit kan en geeft ook enkele praktische tips.

2. Depot opzetten

Vooraleer je een verpakking kan wegzetten in het depot, moet je uiteraard het depot aanmaken en opbouwen in de applicatie. Opgelet: het beheren van de opslaglocaties kan enkel door de depotbeheerder uitgevoerd worden.

Aanmaken van opslaglocaties

Alle organisaties die naast 'Archief Overdragen' ook de dienst 'Depotbeheer' afnemen, dienen een depot met opslaglocaties op te zetten. Het aanmaken van opslaglocaties gebeurt aan de hand van een import-sjabloon. Deze wordt in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld. Voor elke kolom in de importtemplate dienen de nodige gegevens te worden ingevuld. Het sjabloon bevat de volgende kolommen:

Gebouw

Indien je organisatie archieven bewaard in verschillende gebouwen, kunnen meerdere gebouwen worden ingevuld.

Ruimte

Dit is een specifieke ruimte binnen een gebouw. Je kan uiteraard per gebouw meerdere ruimtes definiëren.

Rij

Opeenvolgende rekken naast elkaar, met een begin- en eindpunt. Alle rekken behoren tot dezelfde rij. Vaak worden twee rijen tegenover elkaar geplaatst (bijv. rij 1 – rij 2) waardoor een gang ontstaat tussen twee rijen.

Rek

Een rek is een kleiner onderdeel van een rij. Verschillende rekken naast elkaar vormen samen een rij. Zelf is een rek verder onderverdeeld in planken.

Plank

Dit is de ‘kleinste’ opslag-eenheid. Bij de acties wegzetten, uithalen of terugplaatsen van verpakkingen wordt telkens het label van de locatie gescand waarmee een verpakking is gekoppeld.

LegacyID

Dit is de referentie naar de huidige/oude locatie en is geen verplicht veld. Als je wel velden invult, moeten ze uniek zijn en mogen niet herhaald worden. Door dit op te nemen in het import-sjabloon kan je achteraf steeds controleren welke nieuwe locatie correspondeert met de huidige/oude locatie.

Je kan de ‘Legacy ID’ leeg laten als het gaat om volledig nieuwe of nog lege opslaglocaties.

Wanneer je later reeds overgedragen archief wenst te migreren (zie handleiding Archief overdragen) naar de toepassing, is het wel van belang om een ‘Legacy ID’ in te vullen:

Het is niet mogelijk om deze achteraf nog te importeren;
De ‘Legacy ID’ is nodig om het import-sjabloon van een migratie correct in te vullen. In het migratiesjabloon wordt het veld aangeduid als ‘Legacy locatie ID’.

Hoogte, breedte en diepte van een plank

De afmetingen van een plank kunnen ook worden meegegeven. De maateenheid is millimeter (mm).

Dorst? klik hier

Een ingevuld sjabloon lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen dat hiervoor een ticket aanmaakt bij de softwareleverancier. Deze laatste is verantwoordelijk voor het importeren en aanmaken van de opslaglocaties in het systeem.

Op basis van wat in de kolommen A t/m E van het sjabloon wordt ingevuld, stelt het systeem bij invoer een nieuwe ‘Locatie ID’ samen. De ‘Legacy ID’ wordt niet gevisualiseerd in de UI, maar speelt wel een rol bij de migratie van reeds overgedragen archief. Dit wordt nader verduidelijkt aan de hand van onderstaande figuren.

Labels voor opslaglocaties afdrukken

Eenmaal de opslaglocaties geïmporteerd en aangemaakt zijn, kan de depotbeheerder deze raadplegen via het onderdeel ‘Beheer’ in de navigatiebalk. Voor elke opslaglocatie is het mogelijk om een label te genereren uit het systeem. Dit label wordt gebruikt om verpakkingen te koppelen aan een specifieke opslaglocatie; in regel aan een plank.

Ga naar de lijst van opslaglocaties (in de navigatiebalk via onderdeel ‘beheer’).
Selecteer één of meerdere opslaglocaties en kies de actie ‘Labels afdrukken’.

Het systeem opent de printerinstellingen en een printpreview. Eenmaal de labels afgedrukt zijn, kunnen deze effectief in het depot op de juiste locaties gekleefd worden. Voorbeeld van een label voor een plank:

Het fysiek labelen van locaties is een niet te onderschatten klus. Een paar praktische tips:

Maak een plan alvorens je begint. Het is een goede gelegenheid om eens na te denken over de (her)inrichting van het depot;
Richt je in de eerste plaats op de planken. Aan deze locatie worden de verpakkingen gekoppeld;
Zolang de migratie niet is afgerond, laat je best de oude locatie-aanduiding en het nieuwe label naast elkaar bestaan;
Controleer of het juiste label aan de juiste locatie hangt;
Mocht je nog niet beschikken over een (digitaal) bestand waarin verpakkingen zijn gekoppeld aan de ‘Legacy ID’, kan je dit meteen opnemen (bijv. in een versie van het import-sjabloon waar je per archiefdoos een extra kolom voorziet) tijdens het labelen. Deze informatie heb je ook nodig wanneer je reeds overgedragen archief wenst te migreren naar de toepassing E-depot (zie ook handleiding Archief overdragen).

Nadat alle locaties zijn gelabeld, is het depot klaar om archief op te slagen.

Tip:

Het kan zijn dat de afmetingen van de standaard labels niet beantwoorden aan de beschikbare plaats op planken. Het systeem genereert immers 16 labels op één A4, waardoor de labels al een specifieke grootte hebben.

Het is mogelijk om eigen labels te creëren en naar eigen inzichten vormen, kleuren en teksten op een label aan te passen. Benodigdheden:

Een export van alle opslaglocaties uit het systeem. De export bevat het menselijk leesbare deel, de unieke ID en het type van elke opslaglocatie. Hiervoor kan je Digitaal Archief Vlaanderen contacteren;
Een labelsoftware waarvoor bovenvermelde export als input kan dienen.

Depot (her)inrichten

In principe kan je later nog altijd wijzigingen aan de opslaglocaties laten doorvoeren. Het invoeren van het depot in de applicatie kan echter ook een goede gelegenheid zijn om de fysieke inrichting van je depot eerst te herbekijken. Zo zou je eventueel kunnen opteren voor een inrichting volgens het 'slangprincipe'. Hiermee wordt een aaneengesloten uitplaatsing van verpakkingen beoogd, waardoor verplaatsingen tussen rijen efficiënter kunnen verlopen.