Release 2021 - 2 (september)
Serieregister
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Integratie met externe bron: Odis. | Voor het invullen van het veld ‘Archiefvormer’ heeft de gebruiker voortaan ook de optie om een organisatie uit de Odis-databank te selecteren. Odis bevat informatie over organisaties of intermediaire structuren, personen en families die in deze organisaties actief waren, gebeurtenissen en gebouwen verbonden met hun geschiedenis, periodieken en archieven van en over deze organisaties. |
Nieuwe functionaliteit | Vrij tekstveld ‘Bewaarniveau’. | De naam van het veld ‘verantwoordelijke bewaargever’ wordt hernoemt naar ‘Bewaarniveau’ en is een vrij tekstveld geworden (i.p.v. een keuzelijst). |
Verbetering | Het veld bij het opgeven van een einddatum voor een serie heet voortaan ‘motivering’ (i.p.v. ‘commentaar’). | / |
Verbetering | Specifieke foutmelding bij het invullen van de bewaartermijn. | Bijvoorbeeld bij het invullen van de wettelijke en administratieve bewaartermijn, wanneer administratieve bewaartermijn < wettelijke bewaartermijn, gaat het systeem concreet aangeven dat de administratieve bewaartermijn groter moet zijn dan de wettelijke. |
Verbetering | In algemene zoek kan gezocht worden op vreemde tekens: + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ | Voordien kreeg een gebruiker geen resultaten wanneer in de zoekterm een vreemd teken was opgenomen. |
Verbetering | De velden ‘Hergebruik’ en ‘Licentie’ worden automatisch ingevuld wanneer het ‘Openbaarheidsregime’ wordt ingevuld. | Bij ‘openbaar’ en ‘bekend gemaakt’ verschijnt er automatisch: ‘Herbruikbaar' en 'Modellicentie voor gratis hergebruik’. |
Verbetering | Na het dupliceren van een serie en het wijzigen van de archiefvormer, mag de alternatieve naam van de oorspronkelijke archiefvormer niet blijven staan. | / |
Foutoplossing | URI van een serie leidt gebruiker naar de detailpagina van de serie. | Voortaan wordt een gebruiker in de rol ‘seriebeheerder’ naar de detailpagina van de serie geleid na aanklikken van de persistente URI. |
Foutoplossing | Zoeken op tijdsperiode in uitgebreide zoek. | Voortaan is het mogelijk om series op te zoeken op basis van begindatum, einddatum of een tijdsperiode. Achterliggend zijn de velden gedefinieerd als datumvelden. |
Foutoplossing | Gepubliceerde serie gebruiken als sjabloon voor nieuwe serie. | Het veld ‘Bewaarniveau’ wordt voortaan automatisch ingevuld met de organisatie van de ingelogde gebruiker. |
Foutoplossing | Aanmaken van een sjabloonserie. | Het veld ‘Bewaarniveau’ blijft voortaan leeg bij aanmaken van de sjabloonserie. |
Foutoplossing | Weergave opties binnen een filter, na het selecteren van deze filter. | De filter toont voortaan opties waarmee de zoekopdracht met deze filter verder wordt verfijnd. |
Foutoplossing | Relaties gedefinieerd in E-depot stromen niet langer door naar Serieregister. | / |
Foutoplossing | Suggesties voor ‘Bewaarniveau’ van een organisatie tonen. | Vooraan worden de meest waarschijnlijke suggesties, op basis van de invoer, getoond i.p.v. alle suggestie. |
Foutoplossing | Bij het aanmaken van een serie worden de verplichte velden geaccentueerd. | Voortaan kleuren verplichte velden niet langer volledig rood, maar worden ze geaccentueerd met een ‘*’. |
Foutoplossing | Trefwoorden ingegeven in de uitgebreide zoek blijven bewaard na refreshen van de pagina. | / |
E-depot
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Nieuwe functionaliteit | Op het dashboard staat een link naar de Track&Trace (T&T) applicatie. | Bij gebruikers die afnemer zijn van Depotbeheer is standaard een link naar de Track&Trace applicatie te zien op het dashboard van het E-depot. |
Nieuwe functionaliteit |
|
|
Nieuwe functionaliteit | Na scannen op vraag wordt een digitale representatie aan een analoog stuk gehangen. De gebruiker die de aanvraag indient, krijgt hiervan een melding te zien bij zijn notificaties. | / |
Nieuwe functionaliteit | Een analoog dossier creëren of importeren. | Het systeem maakt bij creatie of import automatisch een analoog stuk met representatie aan. |
Nieuwe functionaliteit | Een extra analoog stuk toevoegen aan een (gepubliceerd) analoog dossier. | Naast het automatisch gegenereerde analoog stuk, bij creatie of import van een analoog dossier, kan een gebruiker ook een (extra) analoog stuk aanmaken. |
Nieuwe functionaliteit | Als een gebruiker een analoog dossier aanvraagt, dan worden alle beschikbare stukken (met status ‘in depot’ binnen het dossier automatisch toegevoegd aan de aanvraag. | / |
Nieuwe functionaliteit | Door scansoftware wordt een bestand opgeladen, wat mislukt. | De gebruiker krijgt een betekenisvolle melding dat het opladen mislukt is. Het bestand wordt niet opgenomen in het E-depot (als digitale representatie onder een analoog stuk). |
Nieuwe functionaliteit | Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan geen digitale dossiers en bestanden invoeren in het E-depot. Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan alleen analoge dossiers aanmaken. | Een foutmelding wordt getoond bij:
|
Nieuwe functionaliteit | Modificaties aan de tab ‘Stukken’ en lijst van representaties, binnen de detailpagina van een dossier. | Modificaties:
Voor een analoog stuk is de waarde in deze kolom ‘Analoog’.
|
Verbetering | Aanvulling opties voor ‘Specifiek’ veld in uitgebreid zoeken. | ‘Specifiek veld’ in de uitgebreide zoek heeft voortaan ook de opties:
|
Verbetering | Vermelding dat rapportering betrekking heeft op situatie van twee dagen geleden. | Bij het opvragen van rapportages ‘Aangroei over tijd’ en ‘Totale aantallen’ wordt gemeld dat rekening moet worden gehouden met twee dagen vertraging. |
Verbetering | Selecteren van tijdsperiode voor rapportering. | Voor het opmaken van rapporten is het mogelijk om via een kalender iedere gewenste tijdsperiode in te stellen waarvoor een gebruiker rapportering wil opvragen. |
Verbetering | Tab Historiek. | In de tab Historiek is ‘record’ vervangen door ‘object’. Zowel voor dossiers en stukken met status ‘concept’ als ‘gepubliceerd’. |
Verbetering | Rol medewerker. | Voortaan heet de rol kortweg ‘medewerker’ (i.p.v. ‘medewerker informatiebeheerder’). |
Verbetering | Dossier met bestemming ‘Bewaren’ behoeft geen ‘Voorziene vernietigingsdatum’. | / |
Verbetering | Lijst archief bevat kolommen met essentiële informatie over dossiers, stukken en representaties. | Aan de lijst is een kolom ‘bevat analoge representaties’ toegevoegd (naast de bestaande kolommen: type, status, bestemming, acties). |
Verbetering | Verlenging bewaartermijn van een dossier waarvan de bestemming na uitvoering van de steekproef is gewijzigd naar ‘te evalueren voor vernietiging’. | Voortaan is het mogelijk om de bewaartermijn van een dergelijk dossier (dus te evalueren voor vernietiging na het uitvoeren van de steekproef) te verlengen. |
Foutoplossing | Rol ‘medewerker’ en bijhorende functies: medewerker mag geen bewerkingen kunnen uitvoeren. | Voor de rol ‘medewerker’ is de knop ‘bewerken’ niet meer zichtbaar bij Acties en op de detailpagina van een stuk. |
Foutoplossing | Filters van zoekopdracht blijven bewaard wanneer terug wordt genavigeerd. | Voorheen werden de filters gewist als een gebruiker vanaf een pagina terug navigeerde naar het oorspronkelijke zoekscherm. |
Foutoplossing | Vooraf gedefinieerde zoektermen in de uitgebreide zoek. | De term ‘Bewaarniveau’ wordt niet langer getoond in het overzicht, omdat deze niet wordt gebruikt binnen het E-depot. |
Foutoplossing | Rollen en functies. | Voor een gebruiker die ingelogd is als medewerker is de link naar de Track&Trace niet langer zichtbaar. |
Foutoplossing | Rollen en functies. | Een gebruiker die is ingelogd als medewerker en naar de detailpagina van een dossier, tab inhoud navigeert, krijgt alleen stukken met status ‘geldig’ te zien en niet stukken met status ‘concept’. |
Foutoplossing | Een als medewerker ingelogde gebruiker ziet niet langer de actieknop ‘Verwijderen’ op de detailpagina van een dossier. | Voortaan is ook de uitgegrijsde actieknop niet meer zichtbaar voor de rol van medewerker. |
Foutoplossing | Als informatiebeheerder wordt de actie ‘Invoer weigeren’ niet getoond in geval van analoge dossiers. | De actie wordt niet langer getoond. |
Foutoplossing | Gebruiker die geen toegang heeft tot bepaald object moet, na klikken op de link van dat object, de melding krijgen dat hij geen toegang heeft. | / |
Foutoplossing | De taak ‘Corrigeer dossier’ voor de rol Archiefbeheerder is niet meer zichtbaar nadat de taak effectief is uitgevoerd. | / |
Archief Vlaanderen (voorheen: publieksportaal)
Aard | Functionaliteit/detailbeschrijving | Wat verandert er? |
|---|---|---|
Nieuwe functionaliteit | Beschrijvende metadata van een gepubliceerde serie raadplegen. | Een gebruiker kan de beschrijvende metadata van alle gepubliceerde series raadplegen in het Publieksportaal. |
Depotbeheer
Aard | Functionaliteit / detailbeschrijving | Wat verandert er? |
Track&Trace applicatie | ||
Nieuwe functionaliteit | Te verpakken analoge dossiers selecteren, zoeken, sorteren en raadplegen. | Via een Track&Trace applicatie (T&T) is het mogelijk om vanuit het E-depot analoge beschrijvingen op te halen. Het gaan om beschrijvingen van analoge dossiers die nog niet naar het depot zijn overgedragen. De T&T applicatie geeft de beschrijvingen weer in een lijst, waarbinnen op vrije tekst of via sortering kan worden gezocht. Verder is het ook mogelijk om de details van elke beschrijving te raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Analoog dossier – Barcode-labels afrukken | Van één of meerdere analoge dossiers, nog niet overgedragen aan het depot, de labels afdrukken en op de dossiers kleven zodat de dossiers in een volgende stap aan een Verpakkingseenheid kunnen worden gekoppeld) Verder is het mogelijk om labels af te drukken voor een dossier dat uit meerdere delen bestaat (en mogelijk verpakt wordt in meerdere eenheden), zodat elk deel voorzien wordt van een apart barcode-label (1 van 4, 2 van 4 etc.) |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingseenheid (VPE) – aanmaken | Over te dragen analoge dossiers worden fysiek in een VPE (bijv. een standaard archiefdoos) verpakt. Deze actie vindt ook plaats in de T&T applicatie: een gebruiker kan nieuwe VPE’s aanmaken met automatische aanvulling van metadata. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingseenheid (VPE) – raadplegen, sorteren, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken | De T&T applicatie geeft de VPE’s weer in een lijst, waarbinnen het mogelijk is om te sorteren en op vrije tekst te zoeken. De eigenschappen van elke VPE zijn raadpleegbaar. Door op de aanklikbare naam van elke VPE te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Verpakkingseenheid (VPE) – barcode-labels afdrukken | Via de T&T applicatie kunnen, in bulk, de labels van VPE’s worden afgedrukt. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheid (TPE) – aanmaken | Met dossiers gevulde VPE’s worden toegevoegd aan een transporteenheid (bijv. een pallet). Het koppelen van VPE’s aan TPE’s wordt eveneens vastgelegd in de T&T applicatie. Hiervoor kan een gebruiker eerst TPE’s aanmaken. |
Nieuwe functionaliteit | Transporteenheid (TPE) – raadplegen, zoeken, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken | TPE’s worden in de T&T applicatie weergegeven in een lijst. Binnen deze lijst is het mogelijk om via vrije tekst een TPE te zoeken. De eigenschappen van elke TPE zijn raadpleegbaar. Door op de aanklikbare naam van elke TPE te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – aanmaken | Om analoog archief daadwerkelijk over te dragen naar het depot, kan een gebruiker in de T&T applicatie een transport aanmaken. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – raadplegen, zoeken, sorteren, eigenschappen bekijken, inhoud bekijken | Transporten worden in de T&T applicatie weergegeven in een lijst. Binnen deze lijst is het mogelijk om via vrije tekst een op een transport te zoeken en transporten te sorteren. De eigenschappen van elk transport zijn raadpleegbaar. Door op de aanklikbare naam van elk transport te klikken, kan de gebruiker de inhoud raadplegen. |
Nieuwe functionaliteit | Analoog dossier koppelen aan een VPE | Voorwaarde:
|
Nieuwe functionaliteit | TPE koppelen aan een transport | / |
Nieuwe functionaliteit | Analoge dossiers verwijderen van VPE | Het is mogelijk om een analoog dossier te verwijderen van een niet-verzegelde VPE (bijv. een archiefdoos) in de T&T applicatie. |
Nieuwe functionaliteit | VPE verwijderen van TPE | Het is mogelijk om een VPE (bijv. een archiefdoos) te verwijderen van een niet-verzegelde TPE (bijv. een pallet) in de T&T applicatie. |
Nieuwe functionaliteit | TPE verwijderen van transport | Het is mogelijk om een TPE (bijv. een pallet) te verwijderen van een niet-verzegeld transport in de T&T applicatie. |
Nieuwe functionaliteit | Tracking – transport en transporteenheid | Als gebruiker kom je via de aanklikbare naam van een transport of een TPE op de desbetreffende detailpagina terecht. De detailpagina bevat een tabblad ‘Historiek’ waarop de geschiedenis van een transport of TPE gelogd staat. |
Filemaker applicatie | ||
Nieuwe functionaliteit | TPE type – aanmaken/verwijderen, aanpassen en toevoegen aan keuzemenu | Vanuit Filemaker kunnen types TPE’s (transporteenheden) worden aangemaakt of verwijderd en metadata worden bewerkt. Tevens kunnen types actief of non-actief worden gezet, zodat ze wel of niet zichtbaar zijn in de keuzelijst in de T&T applicatie. |
Nieuwe functionaliteit | TPE type – raadplegen | De verschillende types TPE’s zijn in Filemaker zichtbaar in een lijst. |
Nieuwe functionaliteit | VPE type – aanmaken/verwijderen, aanpassen en toevoegen aan keuzemenu | Vanuit Filemaker kunnen types VPE’s (verpakkingseenheden) worden aangemaakt of verwijderd en metadata worden bewerkt. Tevens kunnen types actief of non-actief worden gezet, zodat ze wel of niet zichtbaar zijn in de keuzelijst in de T&T applicatie. |
Nieuwe functionaliteit | VPE type – raadplegen | De verschillende types VPE’s zijn in Filemaker zichtbaar in een lijst. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – in depot ontvangen | Via een ‘wizard’ in de Filemaker applicatie kan een depotmedewerker het transport ontvangen, verifiëren en anomalieën en/of contaminaties rapporteren. |
Nieuwe functionaliteit | Transport – retour zenden | Vanuit het depot wordt een transport retour gezonden. VPE’s kunnen aan een retourzending worden gekoppeld en de eigenaar ontvangt een notificatie. VPE’s die niet retour worden gezonden, kunnen worden verwijderd van de retourzending. |
Nieuwe functionaliteit | Rapport na uitplaatsing genereren |
|
Nieuwe functionaliteit | Opslageenheid – aanmaken en verwijderen | In Filemaker kunnen opslageenheden worden gedefinieerd (gebouw – ruimte – rij – rek – plank) waarop VPE’s worden geplaatst en in de applicatie gekoppeld. Het is ook mogelijk om een opslageenheid te verwijderen. |
Nieuwe functionaliteit | Opslageenheid - raadplegen | De Filemaker applicatie genereert een overzicht van alle geregistreerde (aangemaakte) opslageenheden. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvraag – initiëren en werkbon afdrukken | Vanuit Filemaker kan de afhandeling van een aanvraag worden gestart en opgevolgd. |
Nieuwe functionaliteit | Aanvraag – infobord met openstaande aanvragen | In Filemaker genereert een digitaal infobord een overzicht van alle openstaande aanvragen. |