Aanmaken van dossiers (manuele invoer)
Manueel aanmaken van een dossier
De archiefbeheerder of informatiebeheerder kan op diverse manieren één dossier of meerdere dossiers invoeren. Een eerste optie is het manueel aanmaken van een dossier.
Ga naar de knop ‘Dossier toevoegen’ en kies de optie ‘Nieuw dossier maken’.
Selecteer de serie waaraan je het dossier wil koppelen, geef het dossier een naam en klik op ‘Bewaren’.
Het systeem opent het detailscherm van het dossier. De gebruiker kan nu zowel beschrijvende als beheersmatige metadata toevoegen of wijzigen.
Klik op ‘Bewaren’.
Het systeem toont de alleen-lezen pagina van het dossier.
Omdat een dossier steeds aan een serie gekoppeld moet worden, zal het dossier reeds metadata van de serie overerven. Deze metadata vind je in het onderdeel ‘Beheersregels’ op de detailpagina van het dossier. Ook extra metadatavelden, nl. extensies, die aan het dossier zijn gekoppeld, kunnen hier worden ingevuld.
Stukken aan het dossier toevoegen
Wanneer een dossier manueel is aangemaakt, dient de gebruiker nog stukken op te laden en toe te voegen aan het dossier. Dit kan als vervolg op de vorige flow (manueel aanmaken van een dossier) of vanuit de conceptenlijst bij het openen van een dossier.
Ga naar het tabblad 'Stukken'.
Kies ‘Stukken invoeren’ en selecteer de nodige bestanden vanuit je fileserver.
Je kan de voortgang van het opladen van de stukken via een bericht bovenaan het scherm of in de uploadlijst opvolgen. Wanneer het opladen is gelukt, worden de stukken in het tabblad ‘Stukken’ getoond en kan je de beschrijvende metadata van ieder stuk aanvullen.
Importeren van dossiers (semi-automatische invoer)
Naast het manueel aanmaken van een dossier, kunnen dossiers ook semi-automatisch worden ingevoerd. Dit betekent dat men dossiers en stukken niet manueel moet aanmaken of toevoegen en dat de vooraf gedefinieerde metadata door het systeem aan de juiste dossiers of stukken wordt gekoppeld.
Het importeren van dossiers gebeurt aan de hand van een zipbestand. Het zipbestand moet aan volgende voorwaarden voldoen:
Het zipbestand bevat een Excel-sjabloon (zie verder) met metadata van de dossiers en stukken.
Elk dossier en stuk in het zipbestand bevat een lijn in het metadatabestand en omgekeerd.
Iedere root folder wordt als een dossier beschouwd.
Ieder bestand wordt als een representatie van een stuk beschouwd. Dit stuk wordt gekoppeld met het dossier dat overeenstemt met de bovenliggende root folder.
Iedere tussenliggende folder tussen de root folder en het bestand wordt niet gemapt op een record binnen het E-depot. Het wordt echter wel in het metadataveld ‘Path’ en ‘Path in tags’ opgenomen.
Het importeren van dossiers gaat als volgt in de applicatie:
Ga naar de knop ‘Dossier toevoegen’ en kies de optie ‘Dossiers importeren’.
Selecteer de serie waaraan je de dossiers wil koppelen.
Sleep het zipbestand vanuit je fileserver binnen het kader OF klik op de knop ‘Dossiers met metadata invoeren’. Selecteer het desbetreffende zipbestand en bevestig.
Klik op de knop ‘Opladen’.
Het zipbestand wordt opgeladen en verwerkt. De voortgang van het opladen en het verwerken kan via de lijst 'Uploads' en de 'Verwerkingslijst' worden opgevolgd. Wanneer de verwerking correct is verlopen, zijn de dossiers zichtbaar in de lijst 'Concepten'.
Een Excel-sjabloon gebruiken bij import
Om het importeren van dossiers te vereenvoudigen, kan men gebruik maken van een Excel-sjabloon. Het sjabloon wordt vanuit de applicatie opgemaakt en kan hierdoor ook eenvoudig opnieuw worden geïmporteerd.
Het sjabloon ophalen
Omdat dossiers steeds aan één serie worden gekoppeld, dient men bij het ophalen van het sjabloon ook een serie te kiezen. Dit zorgt ervoor dat de extensies die zijn gekoppeld aan die specifieke serie ook zichtbaar zullen zijn in het Excel-sjabloon.
Ga naar het onderdeel ‘Beheer’ en selecteer de optie ‘Import sjabloon’.
Kies de serie waarvoor je dossiers wenst te importeren.
Klik op de actie ‘Import sjabloon downloaden’.
Het systeem zal het sjabloon als een download beschikbaar stellen.
Het sjabloon invullen
Bij het invullen van het sjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven.
Path in sip: Begin het pad vanaf de folder waarin de dossiers en het metadatabestand zitten. Om het pad van een stuk weer te geven, geef je de naam van het stuk en de bestandsextensie in na het dossier. Gebruik een '/' om dossier en tussenliggende folders of stuk te scheiden.
Type: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
DossierRef: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
Beschrijvende metadata: Vul een naam, beschrijving en andere beschrijvende metadata van de dossiers en stukken in.
Openings- en sluitingsdatum: Moet enkel worden ingevuld op rijen waar dossiers worden beschreven. Gebruik hier enkel het toegelaten formaat: jjjj-mm-dd.
Trefwoorden: Indien je meerdere trefwoorden aan één dossier of stuk wil toevoegen, kan je de kolom ‘Trefwoorden_vrij’ kopiëren. In die extra kolommen kan je de bijkomende trefwoorden invoeren.
Beheersmatige metadata: Naast beschrijvende metadata kan je ook beheersmatige metadata aan dossiers en stukken toekennen.
Extensies: Indien er een serie is geselecteerd waar extensies aan zijn gekoppeld, worden deze extensies ook opgenomen in het sjabloon. Alle velden van de extensie kunnen op dossier- en/of stukniveau worden ingevuld.
Het sjabloon importeren
Gebruik het Excel-sjabloon als metadata in het zipbestand. Laad het zipbestand daarna op zoals eerder beschreven. De metadata uit het Excel-sjabloon wordt op de desbetreffende dossiers en stukken toegepast.
Het verwerken van een import
Het zipbestand wordt opgeladen en verwerkt. Tijdens deze verwerking gaat het systeem in eerste instantie de zipfile controleren of er op het topniveau één Excelbestand aanwezig is. Is dit niet het geval, dan wordt de verwerking meteen afgebroken. Daarna gaat het systeem het metadatabestand verder uitlezen. Indien er grote, structurele fouten aanwezig zijn in het metadatabestand zoals het ontbreken van de metadata van een stuk dat wel in de zip file is opgenomen, wordt de verwerking afgebroken en worden er geen dossiers en/of stukken aangemaakt in het E-depot. Indien er geen fouten aanwezig zijn, worden het dossier en de onderliggende stukken in E-depot aangemaakt.
De voortgang van het opladen en het verwerken kan via de lijst 'Uploads' en/of 'Verwerkingslijst' worden opgevolgd. Wanneer de verwerking correct verlopen is, zijn de dossiers zichtbaar in de lijst 'Concepten'. Wanneer de verwerking niet correct is verlopen en de zip fouten bevat, kunnen deze fouten worden geraadpleegd worden via de 'Verwerkingslijst'.
Ga naar de 'Verwerkingslijst'.
Klik op de actie ‘Bekijk foutmeldingen’.
Het systeem opent een pop-up scherm waarin alle foutmeldingen worden weergegeven. De foutmeldingen worden per rij en per specifiek veld weergegeven.
De gebruiker kan de fouten buiten de applicatie wijzigen en na deze correcties de import in het E-depot opnieuw uitvoeren.
Dossiers in concept beheren
Metadata wijzigen
Wanneer dossiers correct zijn opgeladen en verwerkt, komen ze als een concept in de lijst 'Concepten' te staan. Vanuit deze lijst kan een gebruiker de metadata van het dossier en zijn stukken nog wijzigen of aanvullen.
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Open het dossier door op de naam te klikken of gebruik de acties.
Je krijgt standaard de lijst van stukken binnen het dossier te zien. Hier kan je via de actie ‘Stukken invoeren’ nog extra stukken aan het dossier toevoegen zoals hier beschreven.
Ga naar het tabblad ‘Details’ en klik daar op de actie ‘Bewerken’.
De applicatie toont je nu de detailpagina van het dossier in editeermodus. Hier kan je zowel beschrijvende metadata, extensies als beheersregels wijzigen of verder aanvullen.
Wanneer je vanuit de lijst met stukken een stuk opent, kan je ook daar via het tabblad ‘Details’ de metadata, extensies en beheersregels nog wijzigen.
Dossiers verwijderen
Vanuit de lijst 'Concepten' kan een dossier in zijn geheel worden verwijderd. Zo zijn bijvoorbeeld foutieve dossiers niet langer zichtbaar in de lijst en zullen deze ook niet in het archief kunnen worden opgenomen.
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Open het dossier door op de naam te klikken en kies de actie ‘Verwijderen’ of gebruik de actie ‘Verwijderen’ vanuit de lijst.
De applicatie vraagt een bevestiging alvorens definitief te verwijderen. Klik op de knop ‘Verwijderen’ om het dossier effectief te verwijderen. Klik op ‘Annuleren’ indien je het dossier niet wenst te verwijderen.
Dossier(s) indienen
Als archiefbeheerder
Indien een dossier (aangemaakt door een archiefbeheerder) alle vereiste metadata en stukken bevat, kan het worden ingediend bij de informatiebeheerder ter evaluatie.
In de lijst 'Concepten' geeft de kolom ‘Status’ aan of een dossier de vereiste metadata bevat of niet. Wanneer een dossier de status ‘Geldig’ heeft, kan het worden ingediend. Bij de status ‘Ongeldig’ moet er nog vereiste metadata worden ingevuld.
Het indienen kan vanuit de detailpagina van één dossier:
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Open het dossier door op de naam te klikken.
Klik op de actie ‘Indienen’.
Het indienen kan vanuit de conceptenlijst voor meerdere dossiers:
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Selecteer één of meerdere dossiers met status ‘Geldig’.
Kies de actie ‘Indienen’ vanuit de actiebalk.
Als informatiebeheerder
Het indienen van een dossier aangemaakt door een informatiebeheerder volgt een wat andere flow. Hierbij gaat het dossier meteen door twee verschillende verwerkingsstappen. Een eerste stap is het verwerken van de ingevoerde gegevens zoals dat bij het indienen door de archiefbeheerder gebeurt. De tweede stap is het genereren van transformaties. Indien alle stukken correct zijn verwerkt, gaat het dossier en de onderliggende stukken naar de archiefzone. Indien de verwerking niet is gelukt, gaat het dossier en de onderliggende stukken naar de geweigerde invoer.
Het goedkeuren kan vanuit de detailpagina van één dossier:
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of de navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Open het dossier door op de naam te klikken.
Klik op de actie ‘Goedkeuren’.
Het goedkeuren kan vanuit de conceptenlijst voor meerdere dossiers:
Ga via het dashboard (link ‘Invoer’ > 'Concepten') of de navigatiebalk naar de lijst 'Concepten'.
Selecteer één of meerdere dossiers met status 'Geldig'.
Kies de actie ‘Goedkeuren’ vanuit de actiebalk.
Verwerken van ingevoerde stukken
Tijdens het indienen worden de stukken verwerkt. Zo worden er onder andere twee verschillende virusscans uitgevoerd. Wanneer de virusscan geen anomalieën aantreft, zal het dossier in het archief worden opgenomen. Wanneer de virusscan echter wel anomalieën aantreft, wordt het dossier onmiddellijk geweigerd. Daarnaast wordt ook nagegaan of het bestandsformaat is toegelaten of niet, wordt de integriteit van het bestand gecontroleerd en wordt metadata uit het bestand geëxtraheerd en samengevoegd met de reeds meegegeven metadata.
Wanneer al deze stappen succesvol zijn doorlopen zijn voor elk stuk, kan het dossier worden geëvalueerd door een informatiebeheerder. Wanneer één van deze stappen faalt op één of meerdere stukken, wordt het dossier in z’n geheel geweigerd. Het evalueren of beheren van geweigerde dossiers wordt verder in deze handleiding toegelicht.
Terug naar boven
Evalueren voor archivering
Het evalueren van dossiers is een functie die aan de rol ‘Informatiebeheerder’ is toegekend. De informatiebeheerder zal beslissen welke ingediende dossiers volledig zijn om te archiveren en welke dossiers niet volledig zijn en dus nog een correctie nodig hebben. Een derde optie is het weigeren van een ingediend dossier. Dit betekent dat het dossier niet opgenomen mag worden in het archief en dat het in de lijst 'Geweigerde dossiers' terechtkomt.
Ga via het dashboard (link ‘Taken’), navigatiebalk naar de lijst ‘Taken’ of gebruik de subset van meest dringende taken op het dashboard.
Open het dossier door op de naam te klikken of gebruik de acties.
Raadpleeg de inhoud (lijst van stukken) en metadata van het dossier. Op het scherm verschijnt de taak ‘Evalueer dossier voor archivering’.
Vul indien nodig een motivering in en kies de gewenste actie. (Bij afkeuren en invoer weigeren is de motivering verplicht. De acties kunnen dus pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.)
Het evalueren kan ook in bulk worden uitgevoerd door één of meerdere dossiers te selecteren vanuit de lijst ‘Taken’. Het systeem zal alle mogelijke bulkacties weergeven in de actiebalk. De motivering die wordt ingegeven, wordt toegepast op alle geselecteerde dossiers.
Goedkeuren
Wanneer je kiest om goed te keuren, wordt een tweede verwerkingsstap uitgevoerd op het dossier en de onderliggende stukken. Tijdens deze verwerking worden de nodige transformaties uitgevoerd en krijgt het dossier de status ‘In verwerking (transformaties)’. Hierbij wordt het originele bestandsformaat omgezet naar een raadpleeg- en een preservatieformaat. Deze transformaties zijn in het transformatieregister vastgelegd. Het resultaat van een transformatie wordt als een representatie van dat stuk weergegeven in het archief. Na het genereren van de transformaties krijgt het dossier de status ‘Gepubliceerd’.
Terugsturen
Terugsturen betekent dat het dossier nog niet klaar is om te worden gearchiveerd. Dit kan om diverse redenen, bijvoorbeeld er moet nog bijkomende metadata ingevuld of er ontbreken nog stukken. Als een informatiebeheerder het dossier afkeurt en terugstuurt, zal er in de lijst 'Taken' een taak ‘Corrigeer dossier' verschijnen voor de archiefbeheerder en de informatiebeheerder. Hierdoor kan het dossier worden vervolledigd en opnieuw worden ingediend ter evaluatie.
Weigeren
In dit geval beslist de informatiebeheerder om een dossier niet op te nemen in het archief. Het dossier komt in de lijst ‘Geweigerde dossiers’ terecht.
Corrigeren
Wanneer een dossier tijdens de evaluatie is afgekeurd en teruggestuurd, moet er een correctie gebeuren. Corrigeren is als taak toegekend aan de archiefbeheerder en de informatiebeheerder. Het corrigeren kan worden uitgevoerd door nieuwe stukken toe te voegen, bestaande stukken te verwijderen of door metadata te bewerken. Daarna moet het dossier opnieuw worden ingediend.
Ga via het dashboard (link ‘Taken’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Taken’.
Open het dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie ‘Bekijken’ per dossier.
Voer de nodige wijzigingen uit via de knoppen ‘Stukken invoeren’, ‘Bewerken’ of 'Verwijderen' op de desbetreffende tabbladen van het dossier.
Klik op de knop ‘Indienen’ (of ‘Goedkeuren’ voor de informatiebeheerder) vanuit de taak om het dossier opnieuw in te dienen of meteen goed te keuren als informatiebeheerder. Deze knop blijft disabled zolang de gebruiker geen wijzigingen aan de metadata heeft uitgevoerd.
Wanneer men tijdens het corrigeren beslist om het dossier toch niet op te nemen in het archief, kan het dossier in z’n geheel worden verwijderd. Gebruik hiervoor de knop ‘Verwijderen’ op de detailpagina van het dossier of de knop 'Verwijderen' vanuit de taak.
Geweigerde dossiers beheren
Geweigerde dossiers kunnen door een archiefbeheerder en informatiebeheerder worden geraadpleegd via de lijst ‘Geweigerde dossiers’. De motivering die wordt ingegeven door de informatiebeheerder tijdens de evaluatie of die door het systeem wordt ingevuld bij één van de verwerkingsstappen, is steeds zichtbaar bij het openen van een geweigerd dossier of stuk.
De dossiers in deze lijst worden door het systeem automatisch verwijderd na 30 dagen, maar de gebruiker kan ze ook al eerder manueel verwijderen via de acties per dossier.