De archiefdozen dienen op een pallet te worden gestapeld:
Stapel de eerste rij archiefdozen verticaal met de etiketten steeds naar jou gericht. Plaats de doos met het hoogste nummer rechts achteraan, en werk zo door met de aflopende nummering naar links. Vul de rest van de pallet op dezelfde manier. Deze volgorde is van belang omdat de dozen zo vlot op een juiste manier kunnen worden weggezet in het archiefdepot.
Stapel de tweede rij horizontaal met de etiketten steeds naar jou gericht. Hiervoor leg je in totaal 9 archiefdozen plat. Plaats de doos met het hoogste nummer rechts achteraan en leg er nog twee dozen op dezelfde manier naast.
De volgende drie dozen komen helemaal vooraan. Vervolgens leg je de drie laatste dozen naar de buitenkant toe om het totaal van 9 dozen op de horizontale tweede rij te vervolmaken.
Stapel vervolgens afwisselend verticaal en horizontaal zoals hierboven beschreven. De archiefdozen met de laagste nummer worden dus helemaal bovenaan gestapeld.
Stapel maximaal 6 rijen dozen. Als je deze werkwijze toepast, kom je precies uit op een totaal van 87 dozen per pallet.
Stapel maximaal tot 130 cm hoog.
Omwikkel het geheel met krimpfolie omwille van de stabiliteit.
Nummer het aantal paletten in oplopende volgorde. Het is niet nodig om bij elk pallet een aparte doosnummering te hanteren of telkens te herbeginnen bij nr. 1 en te eindigen bij nr. 87. Gebruik dezelfde doosnummers als in het importsjabloon.
Zorg er eveneens voor dat er een duidelijk onderscheid is tussen de verschillende overdrachten. Dit heel simpel door het importsjabloon te printen en aan de eerste doos te bevestigen. Op die manier hebben wij een mooi onderscheid tussen de importsjablonen op het pallet. Opgepast dat je bij het bevestigen de archiefdoos niet beschadigd.
Vb: Importsjabloon 1 bestaat uit 30 dozen (bestemming vernietigen), importsjabloon 2 bestaat 40 dozen (bestemming vernietigen), deze kunnen perfect op dezelfde pallet gestapeld worden. Enkel na doos 30, wordt er een scheiding gemarkeerd met de volgende overdracht en dus doos 1. Dit omdat de overdrachten dezelfde bestemming hebben en omdat het totaal van 87 dozen bereikt is.
Tot slot is het mogelijk om verschillende bestemming op één pallet over te dragen. Zorg ook in dit geval voor een duidelijk onderscheid tussen de overdrachten en de bestemmingen door de importsjablonen tussen de verschillende overdrachten te plaatsen als tussenschot. Stapel met voorkeur alle dozen met bestemming vernietigen samen, om vervolgens alle dozen met bestemming bewaren aan te vullen.
