Wat is maatwerk?

Digitaal Archief Vlaanderen beschouwt maatwerk als:

1. Begeleidingsprojecten op maat van één specifieke klant. Deze projecten kunnen zowel van functionele als technische aard zijn.

   1. Functionele voorbeelden:

      1. het uittekenen van een roadmap die ervoor zorgt dat de informatie uit bepaalde processen volledig in orde is om over te dragen naar het E-depot,

      2. het in kaart brengen van series binnen de eigen organisatie.

   2. Technische voorbeelden:

      1. het integreren van de standaard API van het E-depot in de (bron)toepassing van de klant door DAV;

      2. het ontwikkelen van een eigen publieksportaal op maat van de organisatie, dat enkel de eigen informatie ontsluit.

2. Aanpassingen aan de standaardoplossing die Digitaal Archief Vlaanderen biedt. Dit zijn alle aanpassingen/ontwikkelingen aan de platformen van Digitaal Archief Vlaanderen die enkel nodig zijn voor één specifieke klant en zodoende afwijken van de standaardoplossing (bv. de configuratie van een extra rol).
   Dit type maatwerk is, gezien het feit dat het ontwikkelingen aan de platformen van Digitaal Archief Vlaanderen betreft, enkel mogelijk via de leverancier van het E-depot. Vooraleer dit type maatwerk kan uitgevoerd of besteld worden is steeds toestemming van Digitaal Archief Vlaanderen nodig.

Aanvraagprocedure voor een maatwerkproject

Indienen van een aanvraag

Elke aanvraag voor een maatwerkproject wordt gericht aan digitaalarchief@vlaanderen.be. Deze aanvraag bevat een duidelijke projectomschrijving bestaande uit minimaal een projectscope (doelstelling en verwachte eindresultaat) en de vooropgestelde timing.

Beoordeling van de aanvraag

De aanvraag wordt door Digitaal Archief Vlaanderen getoetst aan definitie/omschrijving van maatwerk. Als de aanvraag voor een maatwerkproject hieraan voldoet, richt Digitaal Archief Vlaanderen een offerte-aanvraag voor het maatwerk aan de leverancier.
Als het een aanvraag betreft voor aanpassingen aan de standaardoplossing die Digitaal Archief Vlaanderen biedt dan maken de productmanager van Digitaal Archief Vlaanderen en de leverancier van het E-depot twee beoordelingen:

1. Past de aanvraag binnen de scope van Digitaal Archief Vlaanderen? Als dit niet het geval is, zal dit gemotiveerd meegedeeld worden aan de klant. Nadien wordt de aanvraag niet verder behandeld, behalve als de klant aanpassingen doet aan de initiële aanvraag waardoor deze wel binnen de scope van Digitaal Archief Vlaanderen valt.

2. Betreft het wel effectief maatwerk of kan dit ook als generieke ontwikkeling opgezet worden? Indien het als generieke ontwikkeling opgenomen wordt, wordt het op de roadmap geplaatst en zal Digitaal Archief Vlaanderen de ontwikkeling financieren. De roadmap wordt o.a. beïnvloed door het beschikbare budget van Digitaal Archief Vlaanderen waardoor de kans bestaat dat de klant niet akkoord gaat met de voorgestelde plek (timing) van de generieke ontwikkeling. In dat geval kan:

   1. de plek op de roadmap besproken worden met de volledige gebruikersgroep. De gebruikersgroep kan dan beslissen om wijzigingen aan te brengen aan de roadmap;

   2. Digitaal Archief Vlaanderen samen met de klant de verschillende alternatieven (bv. cofinanciering) bekijken.

Opmaak offerte

Binnen de 2 werkdagen na ontvangst van de offertevraag stelt de leverancier de aanvrager op de hoogte van het ogenblik waarop hij de offerte zal ontvangen.
De offerte voor het maatwerkproject wordt door de leverancier van het E-depot rechtstreeks aan de klant bezorgd, met digitaalarchief@vlaanderen.be in kopie. Als de klant de offerte ontvangen heeft, wordt deze – indien nodig – nog besproken tussen de klant, Digitaal Archief Vlaanderen en de leverancier.
Een offerte is gebaseerd op een inschatting van het aantal mensdagen van bepaalde profielen die nodig zijn om het maatwerkproject te realiseren. Hiervoor worden steeds de in hier vermelde profielbeschrijvingen en -prijzen gehanteerd. Bij elke offerte worden steeds de cv’s gevoegd van de aangeboden profielen.

Validatie offerte

De klant valideert de gemaakte offerte waarna de leverancier van het E-depot het project opstart.

Deze offerte bestaat steeds minimaal uit een projectkost (afhankelijk van het project zal dit een resultaats- of een middelenverbintenis zijn), maar kan in bepaalde gevallen ook een exploitatiekost met zich meebrengen die een herziening van de abonnementskost (cf. de Hoofdovereenkomst DAV) betekent.

Opvolging van het maatwerkproject

De opvolging van de uitvoering van het effectieve maatwerkproject is een verantwoordelijkheid van de klant. De leverancier en de klant zijn samen verantwoordelijk voor de opvolging van gemaakte afspraken m.b.t. scope, timing en budget.
Op vraag van de klant kan een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen deelnemen aan een projectstuurgroep.
Als het maatwerkproject impact heeft op exploitatie-gerelateerde aangelegenheden (bv. stijging kostprijs, impact op releaseplanning, …) dan maakt een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van de projectstuurgroep. Na afloop van het maatwerkproject zal er minstens 2 maal per jaar een overleg plaatsvinden tussen de leverancier, de klant en Digitaal Archief Vlaanderen.

Profielcategorieën en prijzen

Onderstaande profielcategorieën zijn in het raamcontract tussen Het Facilitair Bedrijf en de leverancier afgesproken. Deze profielcategorieën komen overeen met een prijs.
Vanaf januari 2023 worden deze geïndexeerd volgens de referteloonkosten van Agoria:

De vermelde prijzen zijn de eenheidsprijzen voor 1 mensdag (8 werkuren).

Profielbeschrijvingen