Series aanmaken via het importsjabloon

Basics

Naast het manueel aanmaken van een serie, kan je meerdere series importeren in het Serieregister via een importsjabloon in Excel. Dit sjabloon bevat dezelfde metadata als bij het manueel aanmaken van een serie in de toepassing. Het sjabloon vind je terug in de dienstruimte van het Serieregister op het Klantportaal en als downloadlink in stap twee van het stappenplan hieronder om het sjabloon te importeren:

1. Klik in de navigatiebalk op de plus knop

2. Kies de optie ‘Series importeren’

3. Voer het ingevulde importsjabloon in Excel-vorm in

Het systeem laadt het sjabloonop. Indien er iets mis is met het bestand zelf, zal het opladen mislukken. Er zal een rood vakje verschijnen met het woord 'mislukt'. Zorg er dus zeker voor dat je met het sjabloon te werk gaat. In alle andere gevallen zal er een groen vakje verschijnen met het woord 'klaar'. Als je verder klikt kom je in de verwerkingslijst terecht waar je jouw sjabloon bovenaan zal zien staan in de status 'in verwerking'. Dit betekent dat het systeem de inhoud van jouw sjabloon aan het controleren is op fouten.

Wanneer dit voorbij is, kan jouw sjabloon een van twee mogelijke statussen hebben:

• Geslaagd: alle ingevulde metadata zijn correct. De titel van jouw sjabloon in de verwerkingslijst is verandert in een aanklikbare link. Als je daarop klikt kom je terecht in de conceptenlijst met een geactiveerde filtering waardoor je alleen de series uit jouw importsjabloon ziet staan. Je kan de series nog bewerken, eventueel beveiligingsgroepen of extensies toevoegen en deze tenslotte indienen bij de selectiecommissie.

• Mislukt: er zijn fouten in de ingevulde metadata. Je kan rechts naast de titel van jouw sjabloon op de drie puntjes klikken en klikken op 'foutenrapport bekijken' je krijgt nu een mooi overzicht van alle fouten. Je kan op basis van het rapport correcties doorvoeren en het sjabloon opnieuw importeren.

Elke foutmelding bestaat uit drie elementen:

• De rij -> 'Fout op rij X'

• De naam van het metadataveld -> 'Eenheid administratieve bewaartermijn'

• Identificatie van de fout -> 'jaar is geen geldige waarde'

Eigenschappen

OPGELET! onderstaande uitleg is enkel van toepassing op het importsjabloon dat je kan downloaden in de dienstruimte van het Serieregister op het klantportaal. Het importsjabloon dat je kan downloaden in de toepassing bevatten geen kleurcodes en codelijsten.

Het importsjabloon bevat voor elk metadataveld van serie één kolom. Elke kolom heeft op rij 1 de naam van het metadataveld. Daarnaast krijgt elke kolom een kleur op basis van het eventuele verplicht in te vullen:

• Oranje kolommen: deze zijn verplicht in te vullen. Het gaat hier over naam, beschrijving, archiefvormer code, archiefvormer naam.

• Blauwe kolommen: deze moet je invullen indien je wilt dat de series bij import direct de status 'geldig' krijgen en dus meteen ingediend kunnen worden bij de selectiecommissie zonder dat je ze nog moet bewerken. Je bent niet verplicht om deze velden in te vullen. De geïmporteerde series zullen alsnog geïmporteerd worden, maar wel met de status 'ongeldig'. Je zal alsnog de series moeten bewerken en voltooien voor je ze kan indienen bij de selectiecommissie.

• Groene kolommen: deze zijn niet verplicht in te vullen. Het gaat hier onder andere over de datumvelden.

Voor sommige metadatavelden van een serie kan je meerdere waarden invoeren:

• persoonsgegevens

• Bewaarniveau

• openbaarheidsregime dossiers/stukken

• hergebruik regime motivering

• trefwoorden

In het importsjabloon heeft elk metadataveld één kolom. Als je dus bijvoorbeeld twee types persoonsgegevens wilt invullen voor een serie moet je de kolom 'persoonsgegevens' dupliceren. Zorg er zeker voor dat je de titel van de kolom in de eerste rij kopieert naar de nieuwe kolom. Anders zal het systeem deze kolom bij het importeren niet herkennen.

Voor sommige metadatavelden is er een codelijst ingebouwd in het Excel-bestand. Als je op een veld van een van deze kolommen klikt, zal er een drop down-lijst verschijnen met de waarden waaruit je kan kiezen. Door het gebruik van codelijsten is het risico op fouten minimaal. Onderstaande metadatavelden bevatten codelijsten:

• Bewaartermijn eenheid    

• Bewaartermijn termijnspecificatie    

• Bestemming    

• Steekproefpercentage    

• Persoonsgegevens    

• Informatieclassificatie    

• Opnemen in Burgerprofiel?    

• Openbaarheidsregime    

• Openbaarheidsregime motivering    

• Hergebruik regime    

• Hergebruik motivering    

• Hergebruik Licenties

Verschillen met een serie aanmaken in de toepassing

Hieronder zijn de aandachtspunten opgesomd voor de metadata die je op een andere manier moet invullen in het importsjabloon.

Proces

De processen die je in drie niveaus kan aanmaken in het Serieregister zijn in het importsjabloon opgedeeld in drie kolommen: procesniveau1, procesniveau2 en procesniveau3. Voor deze drie kolommen bestaan er geen codelijsten zoals in het importsjabloon. Je kan best in het Serieregister onder codelijsten het proces dat je nodig hebt kopiëren en plakken in het de correcte kolom.

Datering

Zorg dat je datum in formaat jjjj-mm-dd staat

Verduidelijking termijnspecificatie bewaartermijn

De kolom in het importsjabloon heet 'Wettelijke/administratieve bewaartermijn info'

Niet opnemen in burgerprofiel

De kolom in het importsjabloon heet 'Niet in Burgerprofiel'. De codelijst bevat enkel de waarde 'ja'. Als je deze selecteert, betekent dit dat de dossiers van de serie die je oplaadt in het E-depot niet kunnen doorstromen naar Burgerprofiel. Laat je dit veld leeg betekent dit dat de dossiers wel kunnen doorstromen naar Burgerprofiel.

Andere

Schijnbaar lege cellen

Cellen met enkel een spatie in zie je niet maar soms zijn ze er wel en hierop blokkeert de import. Je kan zo'n cellen gemakkelijk verwijderen.

• Klik bovenaan in het lint op 'start' en vervolgens helemaal rechts in het lint op 'zoeken en selecteren' en vervolgens in de lijst op 'vervangen...' of gebruik toetsencombinatie 'ctrl+F'.

• Er opent zich een dialoogvenster.

• Zorg ervoor dat het tabblad 'Vervangen' actief is.

• Klik op 'Opties >>' rechts onderaan.

• Vink de opties 'Identieke hoofdletters/kleine letters' en 'Identieke celinhoud' aan.

• In de balk 'Zoeken naar' geef je een spatie in en in de balk 'Vervangen door' geef je niets in, deze laat je leeg.

• Klik onderaan links op 'Alles vervangen'.

• Alle cellen met een spatie zullen verwijderd worden.

Hoofdlettergevoeligheid

De waarden in de volgende metadatavelden moeten met een hoofdletter beginnen, anders herkent het systeem deze niet bij de import:

• Bewaartermijn eenheid

  • Jaar, Maand of Dag

• Bestemming

  • Vernietigen, Bewaren of Bewaren van steekproef

• Openbaarheid dossiers/stuk regime

  • In principe openbaar, Openbaar en Bekendgemaakt

• Hergebruik regime

  • Herbruikbaar, Niet hebruikbaar en In principe herbruikbaar

Wanneer kies je voor het importsjabloon?

Hieronder sommen we de voor- en nadelen op van het aanmaken van een serie in de toepassing tegenover het importsjabloon:

Het importsjabloon gebruiken wordt vooral aangeraden indien:

• je veel series tegelijk wilt aanmaken, je moet niet meteen het importsjabloon gebruiken van zodra je twee series wilt aanmaken

• Indien de series die je wilt aanmaken veel gelijkaardige metadata hebben. In het importsjabloon kan je dan gemakkelijk waarden kopiëren en plakken in meerdere velden.