Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Hoe wil ik of anderen de dossiers terugvinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Betekenisvol: duidelijk voor burgers en externen
let op schrijffouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Als de bestuursdocumenten nog (her)verpakt moeten worden, is het efficiënt om het registreren van de doosinhoud in de overdrachtslijst te combineren met het fysieke verpakkingswerk. Vermeng geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos.
Evalueer voor elke overdracht met je informatiebeheerder of de dossiers op de juiste manier beschreven en verpakt zijn. Informatiebeheerders kunnen steeds ook tussentijds feedback vragen aan het Archiefdepot over gedeeltelijk ingevulde overdrachtslijsten. Zo kan eventuele bijsturing tijdig gebeuren.
Beschrijvingen invoeren in het E-depot
Beschrijvingen invoeren in het E-depot kan op twee manieren gebeuren:
Je kan een beschrijving manueel invoeren
OF je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister.
Meer uitleg hierover vindt je op de Confluence “Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen”
→ verwijzen naar DAV, ofwel verwijs ik hier naar de algemene sub pagina over het E-depot
E-depot - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence (atlassian.net)
-->Maar beter lijkt me misschien om meteen te verwijzen naar de subsub-pagina:
Invoer - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence (atlassian.net)
→ vraag voor IRIS: was het ook niet zo bij de e-depot applicatie dat als je informatiebeheerder bent voor meerdere entiteiten dat je dan altijd zeker moet checken dat je in de juiste entiteit bent aangemeld zodat je de juiste series kan vinden? of was dat bij de applicatie archief overdragen? misschien kunnen we dat ook als een blauw balke of uitroepteken erbij zetten?