Handleiding - Maximale bewaartermijnen toepassen

Context

Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:

1. Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet

2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving die de bewaartermijn expliciet vermeld

3. Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen

   1. Series met enkel een administratieve bewaartermijn

   2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek vermeld wordt

Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken

In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 vallen.

Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.

Stappenplan review

Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context

Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ

Veelgestelde vragen (FAQ)

• In dat geval moet je in de motivering voor jouw bewaartermijn twee keer naar het bestuursdecreet verwijzen. Uiteindelijk hanteer je de langste bewaartermijn.

• Vb: Ontvangen klachten en meldingen valt onder Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1° en 3°, maar omdat beiden een maximale bewaartermijn hebben van 5 jaar is er geen impact. Je moet wel naar beiden verwijzen in jouw motivering.

• Afhankelijk van de situatie zal je bestaande bewaartermijnen moeten schrappen of behouden

• Via onderstaand diagram kan je opzoeken hoe je de aanpassing moet uitvoeren.

• Nee, het aangepaste decreet schrijft maximale bewaartermijnen voor. Het gaat dus niet om minimale of exacte bewaartermijnen. Dit betekent dat je mits een goede verantwoording voor een bepaalde serie een lagere bewaartermijn kan hanteren dan de maximale bewaartermijn.

• Vb.: Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1° schrijft voor dat voor personeelsdossiers en afgeleide documenten er een maximale bewaartermijn van 110 jaar na geboorte geld, maar sommige afgeleide documenten zoals ziektebriefjes moeten zeker niet volgens de maximale bewaartermijn bewaard worden. Je zal dus voor elke serie de afweging moeten maken of je de maximale bewaartermijn hanteert of je dossiers van een bepaalde serie minder lang wil bewaren.

• Specifieke wettelijke bewaartermijn schrijven zwart op wit een bewaartermijn voor. In de tekst komen dan ook woorden als bewaard en bewaartermijn voor:

  • De dossiers worden bewaard gedurende een termijn van X jaar

  • De bewaartermijn is X jaar voor… [opsomming van types van document of dossier]

  • De organisatie bewaart het dossier gedurende X jaar

Je kan een lijst met specifieke bewaartermijnen hier terugvinden: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/A4CZEQ

• Niet-specifieke wettelijke bewaartermijn zijn bewaartermijnen die niet zwart op wit in de regelgeving staan, maar afgeleid worden de tekst:

  • Artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek: Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. Veel series hebben een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat alle documenten die het onderwerp kunnen zijn van persoonlijke rechtsvorderingen 10 jaar bewaard moeten worden.

  • Het decreet van 29 maart 2019 betreffende het individueel bezoldigd personenvervoer, artikel 9, bepaalt dat de vergunning voor de exploitatie van taxidiensten 5 jaar geldig is. Sommige series m.b.t. taxidiensten hebben een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat vergunningsdossiers voor de exploitatie van taxidiensten 5 jaar bewaard moeten worden.