Indien jouw serie de bestemming bewaren heeft, is het belangrijk om te verantwoorden waarom je de dossiers van de serie langer gaat bewaren dan de bewaartermijn. Het is dan ook belangrijk om te verwijzen naar de algemene verordening gegevensbescherming als de dossiers persoonsgegevens bevatten. In het eerste deel van de motivering kan volgende tekst gekopieerd worden:
De dossiers worden permanent bewaard om verdere verwerking van de persoonsgegevens te garanderen met oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, overweging 50).
Vervolgens kan je motiveren waarom de dossiers van de gekozen serie onder deze uitzondering vallen
Voorbeelden:
Dossiers van pacht- en huur-, en leasingovereenkomsten met ondernemingen
Motivering voor bestemming bewaren: De dossiers worden permanent bewaard om verdere verwerking van de persoonsgegevens te garanderen met oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, overweging 50). Deze dossiers hebben een cultureel-maatschappelijke waarde gezien de sociale en economische impact van ondernemingen. De overeenkomsten met ondernemingen zijn, in tegenstelling tot deze met particulieren mogelijk interessant voor historisch onderzoek.
Akten van verklaring van naamkeuze
Motivering voor bestemming bewaren: De dossiers worden permanent bewaard om verdere verwerking van de persoonsgegevens te garanderen met oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, overweging 50). Deze dossiers hebben een cultureel-maatschappelijke waarde gezien de sociale en economische impact van ondernemingen. De overeenkomsten met ondernemingen zijn, in tegenstelling tot deze met particulieren mogelijk interessant voor historisch onderzoek. De akten hebben een cultureel-maatschappelijke waarde voor onder andere genealogisch onderzoek. Bovendien hebben akten van de burgerlijke stand een permanente bewijswaarde (cf. artikel 23, Burgerlijk Wetboek: 'Enkel de akten van de burgerlijke stand gelden als enige bewijs van de staat van de persoon, tenzij de wet het anders bepaalt'.)
Beleidsdossiers Toerisme
Motivering voor bestemming bewaren: De dossiers worden permanent bewaard om verdere verwerking van de persoonsgegevens te garanderen met oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, overweging 50). Deze dossiers hebben een cultureel-maatschappelijke waarde gezien de sociale en economische impact van ondernemingen. De overeenkomsten met ondernemingen zijn, in tegenstelling tot deze met particulieren mogelijk interessant voor historisch onderzoek. De dossiers hebben een grote cultuur-historische waarde inzake de beleidskeuzes die werden gemaakt en uitgevoerd.