Overdracht voorbereiden

Owned by Sofie Ruysseveldt
Last updated: Aug 31, 2023
6 min read

Inhoud

1. Analoge beschrijvingen

Eenmaal het dossier en bijhorende analoge stuk(ken) beschreven is(zijn) in het E-depot worden de analoge beschrijvingen weergegeven in de applicatie “Archiefoverdracht”. Je kan de analoge stukken raadplegen in de lijst “Beschrijvingen”. Opgelet: enkel beschrijvingen die nog niet aan een verpakking gekoppeld zijn, worden in deze lijst weergegeven.

Labels voor analoge beschrijvingen afdrukken


Vanuit de lijst met beschrijvingen kan de gebruiker de labels met een QR-code voor elke beschrijving afzonderlijk of in bulk afdrukken om deze daarna effectief op de stukken te kleven.

Ga naar de lijst met beschrijvingen
Selecteer één of meerdere beschrijvingen en kies de actie ‘Labels afdrukken’.


Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde beschrijvingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke stukken kleven. Deze labels en meer specifiek de QR-code zal later gebruikt worden om de beschrijving aan een verpakking te koppelen. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor de analoge beschrijvingen moeten de marges uitgezet worden.

Labels voor een beschrijving over meerdere verpakkingen afdrukken


Wanneer een analoge beschrijving te groot is om in één verpakking te verpakken, kan je het label van de beschrijving in verschillende delen opsplitsen. Hierdoor krijgt elk deel een afzonderlijk label en kan ook elk deel aan een afzonderlijke verpakking gekoppeld worden.

Ga naar de lijst met beschrijvingen.
Klik op de actie ‘Label afdrukken’ bij de beschrijving die te groot is voor één verpakking.
Het systeem opent een pop-up scherm waarin je kan meegeven over hoeveel delen je de beschrijving wenst te splitsen. Geef het aantal in en klik op ‘Afdrukken’.

Opmerking: Je kan een beschrijving in maximaal 200 delen opsplitsen.


Het systeem zal een printpreview van de beschrijving met bijhorende QR-code per deel weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printer-instellingen en deze effectief op de fysieke stukken kleven. Deze labels en vooral de QR-code zal later gebruikt worden om de delen (v/d beschrijving) aan een verpakking te koppelen. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor de analoge beschrijvingen moeten de marges uitgezet worden.


Eenmaal je een beschrijving hebt opgesplitst in meerdere delen en je wenst later nog een extra deel aan te maken, dan moet je de labels voor alle delen opnieuw afdrukken en op de juiste delen plakken.

2. Verpakkingen
​​​​​​​

Zoals reeds eerder vermeld in deze handleiding wordt een analoge beschrijving steeds gekoppeld aan een verpakking. Elke verpakking heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal verpakkingstypes in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Verpakking aanmaken

Om een beschrijving te kunnen koppelen aan een verpakking, moet er uiteraard eerst een verpakking aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere verpakkingen gelijktijdig aan te maken. 

Ga in de navigatiebalk naar de knop “Acties” en kies de actie “Verpakkingen aanmaken”.
Geef in het pop-up scherm het verpakkingstype in en het aantal verpakkingen dat je wenst aan te maken.
Klik daarna op de actie ‘Aanmaken’.


Het systeem geeft de lijst van verpakkingen weer en de nieuw aangemaakte verpakkingen worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

A. Label(s) voor verpakking(en) afdrukken


Net zoals bij de beschrijvingen worden ook labels afgedrukt voor de verpakkingen. De labels en vooral de QR-codes worden later gebruikt om de verpakking te koppelen aan een transporteenheid en ook in het depotbeheersysteem om de verpakkingen onder andere aan een locatie te koppelen.

Ga naar de lijst met verpakkingen
Selecteer één of meerdere verpakkingen en kies de actie ‘Labels afdrukken’.


Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde verpakkingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke verpakkingen kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor verpakkingen moeten de marges uitgezet worden.

Beschrijving aan verpakking koppelen


Eenmaal de etiketten voor zowel de beschrijvingen als de verpakkingen afgedrukt zijn, kunnen beide aan elkaar gekoppeld worden.

Ga naar de lijst met verpakkingen (en open eventueel de gewenste verpakking).
Klik op de actie ‘Beschrijvingen toevoegen’.
Scan de unieke ID van de beschrijving die je wenst te koppelen aan de verpakking. Je kan eventueel nog extra beschrijvingen toevoegen door hun unieke ID te scannen.
Klik op de actie ‘Toevoegen’.

Het systeem zal de detailpagina van de verpakking weergeven waarin je de toegevoegde beschrijving(en) kunt raadplegen. De analoge beschrijving is hierdoor niet langer zichtbaar in de lijst van beschrijvingen en kan ook niet meer gekoppeld worden aan een andere verpakking.

A. Beschrijving uit een verpakking halen


Uiteraard kan je een beschrijving ook terug uit de verpakking halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de verpakking nog niet verzegeld is (zie verder).

Ga naar de inhoudspagina van de desbetreffende verpakking.
Kies de actie ‘Uit verpakking halen’ bij de beschrijving die je wenst uit de verpakking te halen.
Het systeem geeft een bevestigingsvraag weer. Klik nogmaals op de actie ‘Uit verpakking halen’.


Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de verpakking weer. De beschrijving die je net uit de verpakking hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze beschrijving ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) verpakking.

Verpakking verzegelen


Wanneer de beschrijvingen gekoppeld zijn aan een verpakking, kan de verpakking verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe beschrijvingen meer toegevoegd worden en kunnen de beschrijvingen ook niet meer uit de verpakking gehaald worden. De verpakking kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transporteenheid, zie verder.

Ga naar de lijst met verpakkingen (en open eventueel de gewenste verpakking).
Klik op de actie ‘Verzegelen’.


Het systeem geeft de verpakking de status ‘verzegeld’. De verpakking blijft nog zichtbaar in de lijst van verpakkingen maar kan nu niet meer gewijzigd worden.

3. Transporteenheden


Eenmaal er verpakkingen verzegeld zijn, kunnen deze op een transporteenheid geplaatst worden. Elke transporteenheid heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal types in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Transporteenheid aanmaken

Om een verpakking te kunnen koppelen aan een transporteenheid, moet er uiteraard eerst een transporteenheid aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere transporteenheden gelijktijdig aan te maken. 

Ga in de navigatiebalk naar de knop “Acties” en kies de actie “Transporteenheden aanmaken”.
Geef in het pop-up scherm het transporteenheidstype in en het aantal transporteenheden dat je wenst aan te maken.
Klik daarna op de actie ‘Aanmaken’.


Het systeem geeft de lijst van transporteenheden weer en de nieuw aangemaakte eenheden worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

A. Label(s) voor transporteenheid/-eenheden afdrukken


Net zoals bij de verpakkingen worden ook labels afgedrukt voor de transporteenheden. Deze zullen later gebruikt worden om de transporteenheid te koppelen aan een transport en ook in het depotbeheersysteem zullen ze gebruik maken van deze labels en QR-codes om bijvoorbeeld de transporteenheid in quarantaine te plaatsen.

Ga naar de lijst met transporteenheden.
Selecteer één of meerdere transporteenheden en kies de actie ‘Labels afdrukken’.


Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde transporteenheden met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke transporteenheden kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor transporteenheden moeten de marges uitgezet worden.

Verpakking aan transporteenheid koppelen


Eenmaal de labels voor zowel de verpakkingen als de transporteenheid afgedrukt zijn, kunnen beide aan elkaar gekoppeld worden.

Ga naar de lijst met transporteenheden (en open eventueel de gewenste eenheid).
Klik op de actie ‘Verpakkingen toevoegen’.
Scan de unieke ID van de verpakking die je wenst te koppelen aan de transporteenheid. Je kan eventueel nog extra verpakkingen toevoegen door hun unieke ID te scannen.
Klik op de actie ‘Toevoegen’.


Het systeem zal de detailpagina van de transporteenheid weergeven waarin je de toegevoegde verpakking(en) kunt raadplegen. De verpakking is hierdoor niet langer zichtbaar in de lijst van verpakkingen en kan ook niet meer gekoppeld worden aan een andere transporteenheid.

A. Verpakking uit een transporteenheid halen


Uiteraard kan je een verpakking ook terug uit de transporteenheid halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de transporteenheid nog niet verzegeld is (zie verder).

Ga naar de inhoudspagina van de desbetreffende transporteenheid.
Kies de actie ‘Uit transporteenheid halen’ bij de verpakking die je wenst uit de transporteenheid te halen.
Het systeem geeft een bevestigingsvraag weer. Klik nogmaals op de actie ‘Uit transporteenheid halen’.


Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de transporteenheid weer. De verpakking die je net uit de transporteenheid hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze verpakking ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) transporteenheid.

Transporteenheid verzegelen


Wanneer de verpakkingen gekoppeld zijn aan een transporteenheid, kan de transporteenheid verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe verpakkingen meer toegevoegd worden en kunnen de verpakkingen ook niet meer uit de transporteenheid gehaald worden. De transporteenheid kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transport, zie verder.

Ga naar de lijst met transporteenheden (en open eventueel de gewenste eenheid).
Klik op de actie ‘Verzegelen’.

Het systeem geeft de transporteenheid de status ‘verzegeld’. De transporteenheid blijft nog zichtbaar in de lijst van transporteenheden maar kan nu niet meer gewijzigd worden.