Hoofdstuk 2: Zorg en beheer
Bestuursdecreet
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet ook nog regelgeving over selectie en vernietiging. Deze wordt hier toegelicht: Archiefregelgeving selectie en vernietiging: Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet sinds 2024 nieuwe regelgeving over maximale bewaartermijnen en over de motivering van bestemmingen. Deze wordt hier toegelicht: Onderafdeling 4 - Selectie en vernietiging - Artikels III.87 t.e.m. III.89
De regelgeving over het beheren en bewaren van bestuursdocumenten staat in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet.
Deze afdeling bestaat uit verschillende onderafdelingen en artikels, en deze worden hier kort toegelicht: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Uitvoeringsbesluit bij het Bestuursdecreet
Context
Meer info hierover vind je hier: Archiefregelgeving algemeen: uitvoeringsbesluit bij Bestuursdecreet, toelichting per artikel | Context
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van het decreet zelf.
Voor lokale overheden moeten deze regelgeving altijd geïnterpreteerd worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid. Het uitvoeringsbesluit moet daarom ook worden gelezen in samenhang met de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.
Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel | Artikel III.79
Hoofdstuk 2: Zorg en beheer
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.81 van het Bestuursdecreet en is van toepassing voor:
|
|---|
Afdeling 1. Beheersregels
Artikel III.81 van het Bestuursdecreet bepaalt dat bestuursdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard. Om dat te waarborgen, moeten de nodige maatregelen worden vastgelegd in beheersregels. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 verduidelijkt in artikel 2 dat de verantwoordelijke - aangewezen overeenkomstig artikel III.81, § 2, tweede lid van het Bestuursdecreet - beheersregels moet vastleggen die minstens 5 kernaspecten afdekken. Deze aspecten, samen met de bijhorende minimale doelstellingen van de eraan gekoppelde beheersregels, worden verder uitgewerkt in de artikelen 3 tot en met 7 van het uitvoeringsbesluit.
De beheersregels voor langetermijnbewaring (artikel 3) moeten minstens garanderen dat er geen informatieverlies optreedt, dat bestuursdocumenten blijvend leesbaar zijn en dat er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren.
De beheersregels voor inventarisering en contextualisering (artikel 4) moeten ervoor zorgen dat minstens volgende metadata worden vastgelegd:
de naam van het bestuursdocument;
de naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort (indien van toepassing);
de categorie (of serie) van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument behoort;
de toepasselijke selectieregels;
de taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit;
de overheidsinstantie die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt;
technische gegevens bij elektronische bestuursdocumenten;
de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint te lopen.
Niet al deze metadata moeten noodzakelijk op het niveau van het individuele bestuursdocument worden geregistreerd. Metagegevens zoals selectieregels, taak of bestuurlijk verantwoordelijke instantie kunnen ook op het niveau van de categorie (de serie) worden vastgelegd en via ‘overerving’ worden toegekend aan dossiers of individuele documenten. Dergelijke metadata worden opgenomen in het Serieregister.
De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten (artikel 5) moeten garanderen dat bestuursdocumenten uitsluitend worden vernietigd overeenkomstig artikel III.89 van het Bestuursdecreet.
De beheersregels voor verwerving en vervreemding (artikel 6) moeten er onder meer minstens voor zorgen dat ontvangende overheidsinstanties op de hoogte zijn van de geldende beheersregels, dat de historiek van de bestuursdocumenten wordt gedocumenteerd en dat duidelijk is welke instantie de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt in geval van verwerving of vervreemding. Dit is vooral relevant bij opheffing of samenvoeging van overheidsinstanties en bij overdracht van taken. Duidelijke afspraken over rechtsopvolging zijn daarbij essentieel.
Tot slot moeten de beheersregels voor toegang en raadpleging (artikel 7) voorzien in een helder afsprakenkader over toegangs- en raadplegingsrechten, én in een procedure om de naleving ervan te controleren. Het uitvoeringsbesluit laat overheidsinstanties toe zelf te bepalen hoe zij dit organiseren, bijvoorbeeld via badges, (fysiek) sleutelbeheer of digitale toegangsrechten voor diverse groepen van gebruikers inregelen in digitale toepassingen.
Voor elk van deze aspecten kunnen overheidsinstanties hun eigen concrete werkwijze bepalen, op voorwaarde dat die werkwijze controleerbaar is binnen hun interne auditsysteem.
Het uitvoeringsbesluit legt voor elk van deze 5 kernaspecten minimale doelstellingen vast, met als doel een zekere consistentie tussen de werkwijzen van verschillende overheidsinstanties te bevorderen. Daarnaast blijven overheidsinstanties vrij om bijkomende beheersregels op te stellen voor extra aspecten, of om met extra beheersregels nog andere doelstellingen na te streven.
Afdeling 2. Taken, deskundigheid en deontologische code van de verantwoordelijke
Het tweede hoofdstuk van het uitvoeringsbesluit bevat nadere bepalingen over de deskundigheid en de deontologische code van de verantwoordelijke die instaat voor het vastleggen, opvolgen en uitvoeren van de bovenstaande beheersregels.
Artikel 8 bepaalt dat de verantwoordelijken voldoende deskundig moeten zijn op het vlak van langetermijnbewaring, inventarisering en contextualisering, vernietiging van bestuursdocumenten, verwerving en vervreemding, en toegang en raadpleging. Daarnaast is kennis van de relevante regelgeving vereist. Die deskundigheid kan worden verworven via gerichte opleiding of relevante beroepservaring.
Artikel 9 schrijft verder voor dat de verantwoordelijken een deontologische code naleven die door de overheidsinstanties is vastgesteld. Het uitvoeringsbesluit legt geen inhoudelijke vereisten op voor die code. Overheidsinstanties kunnen er dus voor kiezen een specifieke deontologische code uit te werken, of deze te integreren in een algemene code die voor alle medewerkers geldt. Desgewenst kan ook de deontologische code voor archivarissen van de International Council on Archives worden overgenomen.
Ter concretisering van deze bepalingen heeft de Werkgroep Archief- en informatiebeheer, die ressorteert onder het Stuurorgaan Vlaams ICT‑ en informatiebeleid, een functieprofiel uitgewerkt.
Raadpleeg de nota Vlaamse Regering en de volledige tekst van het uitvoeringsbesluit
Nota Vlaamse regering: Regeling beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten | Vlaanderen.be
Integrale tekst Uitvoeringsbesluit: uitvoeringsbesluit beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten