Hoofdstuk 4: Het Depot

Bestuursdecreet

Uitvoeringsbesluit bij het Bestuursdecreet

Context

Meer info hierover vind je hier: Archiefregelgeving algemeen: uitvoeringsbesluit bij Bestuursdecreet, toelichting per artikel | ContextPreview

Toepassingsgebied

Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van het decreet zelf.

Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel | Artikel III.79

Hoofdstuk 4: Het Depot

In deze afdeling wordt benadrukt dat alle bepalingen met betrekking tot het depot en de daarbij horende overdrachtsverplichting niet van toepassing is op lokale overheden.

De artikelen in deze afdeling zijn van toepassing op de depots die in afdeling 3 worden vermeld.

Om diversificatie in beheer en bewaring van bestuursdocumenten mogelijk te maken, voorziet artikel 12 van het uitvoeringsbesluit dat het depot uit meerdere bewaarplaatsen kan bestaan. Een bewaarplaats is een fysieke of virtuele locatie waar bestuursdocumenten worden bewaard. Zo kunnen de bewaaromstandigheden optimaal worden afgestemd op de drager, bestemming en aard van de bestuursdocumenten, zonder kwaliteitsverlies.

Algemene kwaliteitscriteria

Voor elke bewaarplaats gelden op grond van artikel 13 enkele algemene kwaliteitscriteria voor de bewaring, ongeacht of het gaat om bestuursdocumenten op analoge of digitale dragers. Deze algemene voorwaarden zijn:

• bestuursdocumenten zijn onwijzigbaar;

• er zijn voldoende maatregelen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen;

• er zijn voldoende maatregelen om de integriteit en authenticiteit van de bestuursdocumenten worden te garanderen;

• vernietiging gebeurt conform artikel III.89 van het Bestuursdecreet, op een manier die recuperatie van gegevens uitsluit en waarbij metadata (dus: metagegevens verbonden aan het bestuursdocument) behouden blijven.

4 bijkomende kwaliteitscriteria (voor bestuursdocumenten op analoge dragers)

Bewaarplaatsen/depots voor administratief afgehandelde bestuursdocumenten op analoge dragers moeten, naast deze algemene voorwaarden, voldoen aan 4 bijkomende kwaliteitscriteria:

• doeltreffende brandbeveiliging (middelen voor het vertragen en doven van brand), afgestemd op de aard, inhoud en oppervlakte van de bewaarplaats;

• opvolging en bijsturing van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid volgens gangbare normen voor de collectie in de bewaarplaats;

• een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en ongedierte;

• voldoende inbraakpreventie, afgestemd op de aard, omvang en inhoud van de bewaarplaats.

Bijkomende vereisten (enkel voor sommige bestuursdocumenten op analoge dragers)

Wanneer in een bewaarplaats/depot bestuursdocumenten op analoge dragers met bestemming ‘permanent bewaren’ worden bewaard en waarvan de bewaartermijn is verstreken, gelden bijkomende vereisten. Deze vereisten zijn onverminderd de voorgaande algemene voorwaarden en de bovenstaande kwaliteitscriteria:

• een doorgedreven depotadministratie waarin elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt geregistreerd;

• uitsluitend de depotbeheerder heeft toegang tot de bewaarplaats;

• inrichting met opslagsystemen die specifiek bedoeld zijn voor bewaring van bestuursdocumenten;

• afwezigheid van ramen of invallend daglicht;

• voldoende interne en externe scheidingsconstructies om uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan;

• minstens één quarantaineruimte die duidelijk afgescheiden is van de ruimte(s) waarin bestuursdocumenten worden bewaard;

• er vinden (vanzelfsprekend) geen vernietigingen plaats van bestuursdocumenten, gezien hun bestemming permanente bewaring is.

Specifieke eisen (voor bestuursdocumenten op elektronische dragers)

Ook bewaarplaatsen voor bestuursdocumenten op elektronische dragers moeten voldoen aan de algemene kwaliteitscriteria. Daarnaast legt het uitvoeringsbesluit hiervoor specifieke eisen op:

• technische metadata worden gecapteerd en gecontroleerd bij overdracht aan het depot;

• er is een gedocumenteerd transformatiebeleid;

• bestandsformaten worden aangepast ('getransformeerd') wanneer dat nodig is voor de blijvende leesbaarheid van de bestuursdocumenten;

• elke actie die de integriteit of authenticiteit van de elektronische kopie kan beïnvloeden, wordt geregistreerd.

In de artikels III.83, § 2 en III.84 van het Bestuursdecreet is een overdrachtsverplichting voorzien naar een door de Vlaamse Regering aangewezen depot. De overdrachtsverplichtingen naar de depots van Het Facilitair Bedrijf, zoals uitgewerkt in het uitvoeringsbesluit, hebben meerdere doelstellingen:

• betrokken overheidsinstanties ontzorgen, zodat zij zich meer kunnen toeleggen op hun kerntaken;

• kosten besparen voor de Vlaamse overheid als geheel, dankzij schaalvoordelen op het vlak van infrastructuur en personeel;

• de kwaliteit en maturiteit van het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten verhogen door opslag in depots die voldoen aan vastgelegde kwaliteitscriteria;

• het efficiënter gebruik van kantoorgebouwen bevorderen, doordat minder archiefruimte nodig is.

De praktische implementatie van deze overdrachtsverplichtingen wordt verder uitgewerkt in een plan van aanpak, waarbij de Werkgroep Archief‑ en informatiebeheer wordt betrokken. Sommige overheidsinstanties zijn slechts verplicht een deel van hun bestuursdocumenten over te dragen, maar kunnen er uiteraard ook voor kiezen om hun volledige archief over te dragen.

Artikel 14 van het uitvoeringsbesluit geeft uitvoering aan artikel III.83, § 2 van het Bestuursdecreet en regelt de rechtsopvolging concreter. Het artikel wijst het agentschap Het Facilitair Bedrijf aan als depot voor bestuursdocumenten wanneer een overheidsinstantie uit de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges of de Vlaamse adviesorganen wordt opgeheven of ontbonden zonder aangewezen rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie, of wanneer een taak wordt stopgezet.

De artikels 15 en 16 van het uitvoeringsbesluit geven uitvoering aan de delegatie in artikel III.84 van het Bestuursdecreet.

Artikel 15 is van toepassing op de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges en de Vlaamse adviesorganen. Vanaf de inwerkingtreding van het besluit wordt Het Facilitair Bedrijf aangewezen als depot voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken en waarvan de definitieve bestemming permanente bewaring is. Hierdoor kan de centrale infrastructuur en expertise van het analoge archiefdepot te Vilvoorde optimaal worden benut, kunnen bestaande archiefloodsen worden uitgefaseerd en kan personeel efficiënter worden ingezet. Het archiefdepot in Vilvoorde (ook bekend als Archiefdepot Vlaamse overheid) voldoet aan de vereiste kwaliteitscriteria. De procedures voor overdracht, raadpleging en vernietiging zijn beschikbaar via de Confluence-gebruikersomgeving: Gebruikersomgeving Archiefdepot Vlaamse overheid - Gebruikersomgeving Archiefdepot Vlaamse overheid - Confluence

Artikel 16 is uitsluitend van toepassing op de Vlaamse administratie en legt een tijdspad vast voor de overdrachtsverplichting:

• Voor administratief afgehandelde analoge bestuursdocumenten blijven overheidsinstanties in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2022 zelf aangewezen als depot.

• Vanaf 1 januari 2023 fungeert Het Facilitair Bedrijf als depot voor deze documenten, voor zover het gaat om instanties die zijn opgenomen in een door de bevoegde minister vastgestelde lijst. Voor opname in die lijst moeten de instanties gehuisvest zijn in een gebouw dat door Het Facilitair Bedrijf wordt beheerd.

• Voor instanties die niet op deze lijst voorkomen, wijzigt er niets: zij blijven ook na 31 december 2022 zelf aangewezen als depot voor hun administratief afgehandelde analoge bestuursdocumenten.

Raadpleeg de nota Vlaamse Regering en de volledige tekst van het uitvoeringsbesluit

Nota Vlaamse regering: Regeling beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten | Vlaanderen.be

Integrale tekst Uitvoeringsbesluit: uitvoeringsbesluit beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten