Artikel III.87 (Selectieregels) - Let op: gewijzigd in 2024!
Bestuursdecreet
Onderafdeling 4 - Selectie en vernietiging
Een kernbepaling uit hoofdstuk 3, afdeling 5, onderafdeling 4 is dat er selectieregels moeten opgemaakt en goedgekeurd worden in het centraal register. Beheersregels over overheidsinformatie moeten dus transparant, weloverwogen en raadpleegbaar zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.
Deze onderafdeling betreft volgende artikels: artikel III.87, artikel III.88 en artikel III.89.
Artikel III.87 (Selectieregels)
Dit artikel is van toepassing op:
|
|---|
Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel serie genoemd) moet een selectieregel worden opgesteld. Deze selectieregels bevatten minstens de volgende elementen:
een betekenisvolle naam en omschrijving;
een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke ‘exacte’ bewaartermijn;
een gemotiveerde bestemming:
Tot 20 juni 2024: bewaren, vernietigen of een tussenvorm (bijvoorbeeld het bewaren van een steekproef). De memorie van toelichting geeft aan dat hiervoor bij voorkeur een mathematische steekproef wordt gehanteerd.
Vanaf 21 juni 2024 tot heden: of bewaren of vernietigen al dan niet nodig is voor het algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek, of voor statistische doeleinden, met een verduidelijking. Als bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten, permanent worden bewaard, is artikel 89 van de algemene verordening gegevensbescherming van toepassing. Meer informatie hierover vind je op deze pagina: Bestemming van een serie - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence
De selectiecommissie, vermeld in artikel III.88, § 1, kan beslissen dat de selectieregels meer gegevens moeten bevatten.
Selectieregels kunnen pas worden toegepast nadat ze zijn bekendgemaakt in het centraal register, gekend als het 
Serieregister. Publicatie in het Serieregister gebeurt pas nadat de series zijn goedgekeurd of opgesteld - dan gaat het om zogeheten sjabloonseries - door de bevoegde selectiecommissies. Meer info hierover vind je hier: Vooruitgang Sjabloonseries
De context waarin bestuursdocumenten tot stand komen, is onderhevig aan voortdurende veranderingen. Daarom zijn selectieregels maximaal vijf jaar geldig, te rekenen vanaf de dag van bekendmaking. Die geldigheidsduur kan korter zijn wanneer zich specifieke en ingrijpende wijzigingen voordoen die de context van bepaalde categorieën van bestuursdocumenten beïnvloeden (zie Artikel III.83 (Rechtsopvolging)).
De wijze waarop selectieregels worden opgesteld en goedgekeurd, evenals de onderlinge consistentie ervan, is vastgelegd in een uitvoeringsbesluit, met name het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (hoofdstuk 5: Selectiecommissies). Meer info hierover vind je hier:
Raadpleeg de memorie van toelichting en de volledige tekst van het Bestuursdecreet
Memorie van toelichting: Bestuursdecreet_memorie-van-toelichting.pdf
Memorie van toelichting maximale bewaartermijnen (2024):
Integrale tekst Bestuursdecreet: Bestuursdecreet van 7 december 2018