/
Artikel III.89 (Vernietigen)

Artikel III.89 (Vernietigen)

Bestuursdecreet

Onderafdeling 4 - Selectie en vernietiging

Een kernbepaling uit hoofdstuk 3, afdeling 5, onderafdeling 4 is dat er selectieregels moeten opgemaakt en goedgekeurd worden in het centraal register. Beheersregels over overheidsinformatie moeten dus transparant, weloverwogen en raadpleegbaar zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.

Deze onderafdeling betreft volgende artikels: artikel III.87, artikel III.88 en artikel III.89.

Artikel III.89 (Vernietigen)

Raadpleeg het artikel.

Dit artikel is van toepassing op:

  • de Vlaamse administratie;

  • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;

  • de Vlaamse adviesorganen;

  • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;

  • de lokale overheden.

Dit artikel is van toepassing op:

  • de Vlaamse administratie;

  • de Vlaamse administratieve rechtscolleges;

  • de Vlaamse adviesorganen;

  • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;

  • de lokale overheden.

Overheidsinstanties mogen bestuursdocumenten niet zomaar vernietigen. De vernietiging ervan vormt immers een beperking van het grondwettelijk recht van burgers om bestuursdocumenten te raadplegen en er een afschrift van te verkrijgen (artikel 32 van de Grondwet). Zodra bestuursdocumenten zijn vernietigd, kan er immers geen afschrift meer worden verstrekt.

Daarom voorziet dit artikel in drie mogelijke scenario’s die moeten worden gevolgd vóórdat overheidsinstanties kunnen overgaan tot de vernietiging van bestuursdocumenten.

Let op: te allen tijden mogen bestuursdocumenten pas worden vernietigd nadat de vastgelegde bewaartermijn volledig is verstreken.

Ongeacht het scenario dat wordt toegepast, houdt de overheidsinstantie steeds een gedateerde verklaring bij waarin de vernietiging wordt gedocumenteerd. Deze verklaring vermeldt minstens:

  • welke (categorieën van) bestuursdocumenten zijn vernietigd;

  • welk scenario werd gevolgd;

  • naar welke selectieregel wordt verwezen die de vernietiging toelaat.

De Vlaamse Regering heeft de inhoud van deze verklaring en de wijze van bekendmaking verder uitgewerkt in een uitvoeringsbesluit.

In het eerste scenario beschikt de overheidsinstantie over selectieregels die door de selectiecommissie zijn opgesteld en/of goedgekeurd en die als bestemming ‘vernietigen’ hebben. Deze selectieregels hebben betrekking op de categorieën van bestuursdocumenten waarvan de overheidsinstantie bepaalde documenten wil vernietigen.

Op basis van die goedgekeurde selectieregels kan de overheidsinstantie beslissen om bestuursdocumenten al dan niet te vernietigen. Die keuze blijft steeds bij de overheidsinstantie, aangezien er geen vernietigingsplicht bestaat. Een bewaarplicht geldt immers alleen wanneer de bestemming van de selectieregel ‘bewaren’ is.

Beschikt een overheidsinstantie niet over door de selectiecommissie goedgekeurde selectieregels, dan moet zij het tweede of het derde scenario volgen.

In het tweede scenario beschikt de overheidsinstantie over een selectielijst die is opgesteld en goedgekeurd overeenkomstig artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 of artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. Wanneer een overheidsinstantie nog over zo’n selectielijst beschikt, kan zij de bestuursdocumenten waarvan op het niveau van de categorie is aangegeven dat ze voor vernietiging in aanmerking komen, ook effectief vernietigen.

Ook in dit scenario behoudt de overheidsinstantie steeds de keuze om al dan niet tot vernietiging over te gaan. Noch de Archiefwet van 24 juni 1955, noch het Archiefdecreet van 9 juli 2010 legden immers een vernietigingsplicht op. In beide regelgevingen was enkel sprake van een impliciete bewaarplicht.

Deze selectielijsten verliezen echter hun geldigheid zodra deze bepaling langer dan vijf jaar van kracht is. Concreet betekent dit dat zij hun waarde verliezen op 1 januari 2024. Na die termijn moeten de selectielijsten worden geactualiseerd door de bevoegde selectiecommissie. Gebeurt dat niet, dan moet de overheidsinstantie het derde scenario volgen.

In het derde scenario zijn er (nog) geen selectieregels opgesteld of goedgekeurd voor de bestuursdocumenten die de overheidsinstantie wil vernietigen. Ook in de selectielijsten die zijn opgesteld en goedgekeurd overeenkomstig artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 of artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010 is niets bepaald over deze bestuursdocumenten.

In dat geval kan de overheidsinstantie een toestemming tot vernietiging aanvragen bij de bevoegde selectiecommissie. De Vlaamse Regering heeft de procedure die daarbij moet worden gevolgd nader uitgewerkt in een uitvoeringsbesluit, met name het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (hoofdstuk 8: Vernietigen van bestuursdocumenten). Meer info hierover vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1396441089

 

Raadpleeg de memorie van toelichting en de volledige tekst van het Bestuursdecreet

Memorie van toelichting: Bestuursdecreet_memorie-van-toelichting.pdf

Integrale tekst Bestuursdecreet: Bestuursdecreet van 7 december 2018