Hoofdstuk 6: Selectiecommissies
Bestuursdecreet
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet ook nog regelgeving over zorg en beheer. Deze wordt hier toegelicht: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet sinds 2024 nieuwe regelgeving over maximale bewaartermijnen en over de motivering van bestemmingen. Deze wordt hier toegelicht: Onderafdeling 4 - Selectie en vernietiging - Artikels III.87 t.e.m. III.89
De regelgeving over het selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten staat in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet.
Deze afdeling bestaat uit meerdere onderafdelingen en artikels, en deze worden hieronder op deze pagina kort toegelicht. Voor een gedetailleerde bespreking en de eigenlijke tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 verwijzen we graag door naar de memorie van toelichting en de tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in de Vlaamse Codex: Archiefregelgeving selectie en vernietiging: Bestuursdecreet, toelichting per artikel | Raadpleeg de memorie van toelichting en de volledige tekst van het Bestuursdecr...
Uitvoeringsbesluit van 10 mei 2019 bij het Bestuursdecreet
Context
Artikels III.87 tot en met III.89 (titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bieden een kader voor selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019. Daardoor kunnen overheidsinstanties hun bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus op een optimale manier beheren. Onder ‘beheren’ wordt onder meer verstaan: ontsluiting, toegankelijkheid, bewaring, …
De nadere regels voor de artikels III.87, III.88, en III.89 zijn bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van het decreet zelf.
Voor lokale overheden moeten deze regelgeving altijd geïnterpreteerd worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid. Het uitvoeringsbesluit moet daarom ook worden gelezen in samenhang met de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.
Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel | Artikel III.79
Hoofdstuk 6: Selectiecommissies
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.88 van het Bestuursdecreet en is van toepassing voor:
|
|---|
Afdeling 1. Oprichting en samenstelling
De volgende selectiecommissies worden opgericht:
de selectiecommissie Vlaamse overheid, bevoegd voor
de overheidsinstanties die behoren tot de Vlaamse administratie,
de Vlaamse administratieve rechtscolleges,
de Vlaamse adviesorganen
en de Vlaamse openbare instellingen die geen deel uitmaken van de Vlaamse administratie (cf. artikel 18 van het uitvoeringsbesluit van 20 mei 2019);
de selectiecommissie gemeenten, bevoegd voor
de gemeenten,
de districten,
de openbare centra voor maatschappelijk welzijn,
de samenwerkingsvormen vermeld in deel 3, titel 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur,
de intergemeentelijke onderwijsvereniging zoals bedoeld in het decreet van 28 november 2008, de welzijnsverenigingen vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 van het decreet van 22 december 2017,
de autonome verzorgingsinstellingen vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3 van datzelfde decreet,
en de door gemeenten opgerichte verzelfstandigde agentschappen;
de selectiecommissie provincies, bevoegd voor de provincies en de door provincies opgerichte verzelfstandigde agentschappen;
de selectiecommissie polders en wateringen, bevoegd voor de polders en wateringen;
de selectiecommissie besturen van de erediensten, bevoegd voor de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
De leden van de selectiecommissies beschikken over expertise in het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (cf. artikel 20 van het uitvoeringsbesluit). Daarnaast zijn zij vertrouwd met de werking van de overheidsinstanties waarvoor hun selectiecommissie bevoegd is. Zij hoeven echter niet noodzakelijk werkzaam te zijn bij een overheidsinstantie die onder de bevoegdheid van hun commissie valt. Elke selectiecommissie die is opgenomen in artikel 19 kan bovendien een vertegenwoordiger van het Algemeen Rijksarchief (federale overheid) als lid opnemen.
De leden van de selectiecommissies worden door de minister benoemd voor een periode van vijf jaar. Het mandaat is onbeperkt hernieuwbaar. De minister duidt ook een voorzitter en een vicevoorzitter aan. Overeenkomstig artikel 21 wordt het ontslag van een selectiecommissielid meegedeeld aan de Vlaamse Regering.
De taken van de selectiecommissies zijn vastgelegd in de artikelen 18 en 19 van het uitvoeringsbesluit. Voor de selectiecommissie Vlaamse overheid gaat het om de volgende taken:
het opstellen en actualiseren van selectieregels voor categorieën van bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en activiteiten;
het goedkeuren van selectieregels die door overheidsinstanties zijn opgesteld (bijvoorbeeld in het kader van de validering van informatiebeheersplannen);
het verlenen van toestemming voor de vernietiging van bestuursdocumenten waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten zijn bekendgemaakt;
het adviseren van overheidsinstanties over de opmaak van selectieregels.
De overige selectiecommissies, die bevoegd zijn voor lokale overheden voor zover het Vlaamse aangelegenheden betreft, hebben de volgende taken:
het opstellen, actualiseren en goedkeuren van selectieregels;
het verlenen van toestemming voor de vernietiging van bestuursdocumenten van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten zijn bekendgemaakt.
Het bepalen van de bestemming voor alle andere bestuursdocumenten waarvoor lokale overheden bestuurlijk verantwoordelijk zijn, behoort niet tot de bevoegdheid van de selectiecommissies, maar tot die van de federale overheid, meer bepaald het Algemeen Rijksarchief, overeenkomstig de geldende bevoegdheidsverdeling. Evenmin zijn de selectiecommissies bevoegd voor documenten die voortvloeien uit federale materies. Om selectie en vernietiging in de praktijk toch efficiënt te laten verlopen, heeft de Vlaamse overheid hiervoor een samenwerkingsakkoord uitgewerkt met de federale overheid (Algemeen Rijksarchief).
Afdeling 2. Werking
De bepalingen in artikels 22, 23 en 24 regelen de wijze waarop een selectiecommissie beslissingen kan nemen en hoe ze zich intern kan organiseren.
Afdeling 3. Vergoedingen
De leden van de selectiecommissies kunnen volgens artikel 25 voor de vergaderingen die ze fysiek bijwonen aanspraak maken op een reis- en maaltijdvergoeding conform het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006.
Raadpleeg de nota Vlaamse Regering en de volledige tekst van het uitvoeringsbesluit
Nota Vlaamse regering: Regeling beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten | Vlaanderen.be
Integrale tekst Uitvoeringsbesluit: uitvoeringsbesluit beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten