/
Veelgestelde vragen Bestuursdecreet: archiefregelgeving algemeen

Veelgestelde vragen Bestuursdecreet: archiefregelgeving algemeen

Bestuursdecreet versus Archiefdecreet

Is het Archiefdecreet nog geldig?

Nee, het Archiefdecreet is opgeheven. Sinds 1 januari 2019 is het Bestuursdecreet van kracht. Daarin werd het Archiefdecreet van 9 juli 2010 opgenomen. Tegelijkertijd kreeg een aantal voormalig bepalingen een inhoudelijke update.

Waarom gebruikt het Bestuursdecreet de term ‘bestuursdocument’ en niet langer ‘archiefdocument’?

In het Bestuursdecreet van 7 december 2018 is bewust gekozen voor de term ‘bestuursdocument’. Die term is duidelijker en sluit beter aan bij andere belangrijke thema’s zoals openbaarheid van bestuur en hergebruik van informatie. Daarom vervangt hij overal de vroegere term ‘archiefdocument’ uit het Archiefdecreet. Zie ook: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/1395425318#Is-het-Archiefdecreet-nog-geldig%3F

Door te werken met de term ‘bestuursdocument’ sluit de Vlaamse regelgeving aan bij een algemeen ingeburgerde en herkenbare term. Dat verhoogt de leesbaarheid van de regelgeving en maakt de link met andere wetgeving en beleidsdomeinen eenvoudiger.

Gaat deze regelgeving alleen over (bestuurs)documenten met erfgoedwaarde?

Nee. De regelgeving in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet benadrukt net dat het om méér gaat dan alleen (bestuurs)documenten met een zekere historische of erfgoedwaarde. Eerder dan over het ‘klassieke archiefbeheer’ gaat het hier over het beheer, in de breedste zin van het woord, van bestuursdocumenten gedurende hun volledige levenscyclus.

Wat is het doel van die beheersmaatregelen voor bestuursdocumenten? En waarom wordt hier vandaag zoveel belang aan gehecht?

Alle beheersmaatregelen zijn erop gericht om een duurzame bewaring van bestuursdocumenten te garanderen. Daarbij staan volgende elementen centraal:

  • integriteit,

  • authenticiteit,

  • raadpleegbaarheid en

  • toegankelijkheid.

Zeker in een digitale context wordt het steeds belangrijker om bestuursdocumenten correct en duurzaam te beheren. Digitale informatie vereist duidelijke en doordachte beheersmaatregelen.

Door deze brede benadering wordt de link met andere beleidsdomeinen sneller en duidelijker gelegd, zoals:

  • intern gebruik van informatie,

  • hergebruik,

  • openbaarheid van bestuur,

  • informatieveiligheid.

Intrede van een overdrachtsverplichting

Waarom werd de overdrachtsverplichting voor sommige bestuurdocumenten naar de depots van Het Facilitair Bedrijf ingevoerd?

Met de verplichting in https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1388707841 wil de Vlaamse Regering ervoor zorgen dat bepaalde bestuursdocumenten duurzaam worden beheerd en bewaard. Dat houdt in dat ook de nodige maatregelen worden genomen op het vlak van onder meer informatieveiligheid, privacy- en toepassing van de openbaarheidsregeling.

Dit maakt het mogelijk om deze aspecten op een samenhangende en professionele manier aan te pakken. De overdrachtsverplichting zorgt voor een schaalvoordeel, zowel wat infrastructuur als personeel betreft. Dat leidt tot:

  • een hogere maturiteit in het document‑ en informatiebeheer;

  • een aanzienlijke kostenbesparing voor de Vlaamse overheid als geheel.

Voor wie geldt de overdrachtsverplichting? En wat betekent het concreet voor de betrokken overheidsinstanties?

De overdrachtsverplichting geldt uitsluitend voor overheidsinstanties vermeld in het toepassingsgebied van art. III.84: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1388707841

Voor de overheidsinstanties zelf betekent de overdrachtsverplichting vooral ontzorging. Zij kunnen gebruikmaken van:

  • een gemeenschappelijke dienstverlening;

  • de beschikbare expertise binnen die dienstverlening.

Daardoor hoeven zij niet elk afzonderlijk alle kennis en infrastructuur zelf uit te bouwen.